چگونگی برگزاری همایش، سمینار و کنفرانس

چگونه می خواهید یک همایش، سمینار، کنفرانس و یا کلاس آموزشی برگزار کنید؟

نگارش یک خبر رسمی در مورد آن و سپس رساندن آن به دست رسانه ها از الزامات اطلاع رسانی رویدادتان است که می تواند بازتاب های خبری بسیار خوبی برای همایشتان ایجاد کند. حتی اگر یک خبرنگار نباشید، با خواندن دقیق این مطلب، به سادگی و خیلی سر راست، می توانید در ده دقیقه یک خبر رسمی در مورد رویدادتان بنویسید که دارای حداقل استانداردهای خبری و رسانه ای است و سپس آن را برای انتشار به رسانه ها بفرستید.

اول: نوشتن عناصر خبر یک همایش یا به طور کلی رویداد

همانطور که در مقاله «ساده ترین قالب و راهنمای نوشتن یک خبر از شرکت شما» آموزش داده ایم. هر خبری نیازمند این است که این ۶ عنصر را پوشش دهد: ۱- چه چیزی؟ ۲- چه کسی؟ ۳- چه زمانی؟ ۴- کجا؟ ۵- چرا؟ ۶- چطور؟
حال ببینیم این ۶ عنصر خبری چگونه در نوشتن خبر برگزاری یک همایش نمود پیدا می کنند؟
چه چیزی؟ = چه همایشی برگزار می شود؟ عنوان آن چیست؟ چه چیزهایی محور همایش هستند؟ چه مطالبی آموزش داده می شوند؟ چه رویدادهای جانبی در کنار آن اتفاق می افتد؟
چه کسی؟ = چه کسی برگزار کننده رویداد است؟ چه فردی دبیر همایش است؟ چه افراد یا شرکت های سرشناسی در آن حضور دارند و یا اسپانسر هستند؟ مخاطبان این همایش چه افراد یا شرکت هایی هستند؟
چه زمانی؟ = همایش در چه تاریخی برگزار می شود؟ ثبت نام آن کی آغاز می شود و به اتمام می رسد؟ مهلت ارسال مقالات چه زمانی است؟
کجا؟ = همایش در کجا برگزار می شود؟
چرا؟ = ضروریت های برگزاری این همایش چیست؟ چرا این رویداد برگزار می شود؟ چرا حضور در این رویداد مهم است؟ چه مزیت هایی این رویداد به طور ویژه ارائه می کند؟
چطور؟ = چطور می توان اطلاعات بیشتری در مورد این رویداد کسب کرد؟ چگونه می توان در آن ثبت نام کرد؟ هزینه ثبت نام چقدر است؟ چطور همایش برگزار می شود؟ (مثلا همایش دو روزه است و با سخنرانی فلان فرد آغاز می شود و در کنار آن نمایشگاه جانبی فلان برگزار می شود. به شرکت کنندگان گواهی فلان جا اعطا می شود و ….)

دوم: نوشتن تیتر و خلاصه خبر همایش / سمینار

نوشتن تیتر و خلاصه خبر خوب مهمترین بخش های نوشتن یک خبر هستند که هم باعث می شوند نظر خبرنگاران و رسانه ها و سایر خوانندگان به خبر جلب شود و هم می تواند باعث شود خبر شما در موتورهای جستجو همچون Google با جستجوی کلمات کلیدی مرتبط با رویداد شما دیده شود.
برای این کار تا می توانید عناصر خبر که در مرحله قبل تهیه کرده اید را در تیتر و خلاصه خبر بگنجانید. حاشیه نروید و یک راست سر اصل مطلب بروید. مثال:
نوشتن تیتر خبر:
چند نمونه تیتر از مشترکین «اخبار رسمی» اینها هستند. بهتر است تیتر را در ۸ تا ۱۴ کلمه بنویسید: (برای خواندن متن خبر بر روی تیتر کلیک کنید)
مثال ۱: نخستین همایش تخصصی ممیزی و مدیریت انرژی در شیراز برگزار می‌شود
مثال ۲: برگزاری دوره آموزشی معماری داخلی و دکوراسیون توسط «پیشکسوتان»
مثال ۳: وب کنفرانس “طراحی رژیم غذایی برای کاهش وزن” پنجم بهمن ماه برگزار می شود
مثال ۴: کارگاه آموزشی «باغ ایرانی بر فرش ایرانی» برگزار مي شود

نوشتن لید (خلاصه خبر):
خلاصه خبر یا لید را در ۲۵ تا ۴۰ کلمه بنویسید و تا حد امکان عناصر مهم خبرتان را در آن بگنجانید. خلاصه خبر دقیقا زیر تیتر نمایش داده می شود (دیدن مثال راهنمای خبری به صورت PDF : بازشدن در پنجره جدید) و مکمل تیتر است. خواننده با خواندن تیتر و خلاصه مطلب باید کلیات خبر دستگیرش شود و اگر علاقه مند شد به متن خبر برود. مثال:
مثال۱: سی‌ام بهمن ماه ۹۳، برای نخستین بار، «همایش ممیزی و مدیریت انرژی» با حضور صاحب‌نظران و کارشناسان مدیریت، بهره‌وری و بهینه‌سازی انرژی، توسط گروه مهندسی شایگان و با استناد به استانداردهای بین‌المللی حوزه مدیریت انرژی در سالن همایش دانشگاه شیراز برگزار می‌گردد.
مثال۲: دوره جامع ۱۰ ماهه «معماری داخلی و طراحی دکوراسیون» از اوایل بهمن ماه ۹۳در مجتمع پیشکسوتان به منظور آشنایی با اصول طراحی و انواع آن، برای خلق محیطی بهتر و کارآمدتر در راستای زندگی روزانه شخصی و حرفه‌ای‌ آغاز می شود.
مثال ۳: وب کنفرانس (وبینار) با عنوان طراحی رژیم غذایی برای کاهش وزن، ۵ بهمن ماه ۹۳ توسط مرکز آموزش های آنلاین در حوزه سلامت برگزار می شود که شرکت در این وبینار برای عموم آزاد و رایگان می باشد.

 سوم: نوشتن متن خبر

حال لازم است جزئیات بیشتری از خبر خود را در ۳ تا ۵ پاراگراف و در ۳۰۰ تا ۵۰۰ کلمه ارائه دهید و عناصر خبر خود را بیشتر تشریح کنید.
پاراگراف۱: در این پاراگراف در مورد «چرا» یا دلایل برگزاری همایش یا سمینار همانطور که در مرحله اول نوشتید توضیح دهید. بهترین حالت استفاده از نقل قول است. مثال: نقل قول از دبیر همایش در مورد اهمیت و ضرورت های این همایش.
مثال: فرهاد زارعی، مدیر گروه مهندسی شایگان و دبیر

در زمینه دلایل و ضرورت های برگزاری این همایش می توان گفت: «امروزه یکی از نیازهای مبرم جوامع و صنایع در تمامی کشورها مساله انرژی است و از جمله دلایل اصلی توجه به مبحث انرژی، می‌توان به محدودیت منابع تجدیدناپذیر، هزینه بالای سوخت، آلودگی‌های زیست‌محیطی و بحران انرژی و مفهوم توسعه پایدار که هدف غایی تمامی جوامع می‌باشد اشاره کرد. بهینه‌سازی انرژی با اندازه‌گیری صحیح، ممیزی انرژی و در نهایت مدیریت انرژی، یکی از مهم ترین ابزارها جهت مواجهه با چالش‌های فوق می‌باشد.»

پاراگراف ۲: در این پاراگراف در مورد «چه چیزی» یعنی عنوان همایشتان و «چرا»ی برگزاری آن و مزیت های حضور در آن بیشتر توضیح دهید. بازهم بهترین حالت استفاده از نقل قول از زبان دبیر همایش یا برگزار کننده است.
مثال: زارعی، در زمینه جزئیات این همایش افزود: «برای نخستین بار است که همایشی تخصصی در این سطح در زمینه ممیزی و مدیریت انرژی در کشور برگزار می‌شود و خوشبختانه در این برنامه صاحب‌نظران و کارشناسان حوزه مدیریت، بهره‌وری و بهینه‌سازی انرژی حضوری فعال دارند.»

پاراگراف۳: جزئیات این همایش و یا مزایای بیشتر آن را به صورت بولت دار بنویسید، هرکدام از نکته ها خیلی کوتاه باشد.
مثال: در این راستا، دبیر اجرایی این همایش، موارد زیر را به عنوان برخی از موضوعات محوری این نشست تخصصی برشمرد:

اصول و مفاهیم ممیزی انرژی در صنعت و ساختمان

وضعیت مصرف و شدت انرژی در ایران و مقایسه آن با کشور‌های صنعتی

بررسی قوانین و استاندارد‌ها و معیارهای مصرف انرژی در صنایع مختلف

آشنایی با استاندارد ISO ۵۰۰۰۱

معرفی پروژه‌های اصلی بین‌المللی در حوزه سیستم مدیریت انرژی

فرآیند ممیزی خارجی و اخذ گواهی برای سیستم مدیریت انرژی

پاراگراف ۴: عنصر خبر «چطور» و سایر مسائل جانبی و با اهمیت کمتر را در این پاراگراف بنویسید.
مثال: وی در پایان یادآور شد: «از دیگر برنامه‌های جانبی این همایش، برپایی غرفه و معرفی محصولات و خدمات مرتبط با موضوع انرژی است که از این طریق شرکت‌های تولیدکننده محصولات حوزه انواع انرژی، ساختمان هوشمند، محصولات سبز و دوستدار انرژی و هم‌چنین سازمان‌های فعال در زمینه انرژی به معرفی خدمات خود خواهند پرداخت.»

پاراگراف ۵ و پایانی: راهنمای ثبت نام و اطلاعات بیشتر و یا راهنماهای دیگر (هر چیز دیگر از عنصر کجا، چه زمانی و چطور) را در این پاراگراف قرار دهید و خبر خود را پایان دهید. این پاراگراف از پاراگراف ۴ مهمتر است. یعنی اگر اطلاعات جزئی تر همایش را ارائه نکرده اید، ولی حتما راههای دسترسی و کسب اطلاعات بیشتر را بنویسید. با این پاراگراف آخر باعث می شوید تا خبرتان علاوه بر روابط عمومی، به بازاریابی و فروش مرتبط با رویداد شما هم کمک کند.
مثال: لازم به ذکر است علاوه بر ارائه جزوات آموزشی، در پایان این همایش، به شرکت کنندگان گواهی‌نامه معتبر از موسسه IQS انگلستان اعطاء خواهد شد و مخاطبان و علاقه‌مندان می‌توانند برای کسب اطلاعات بیشتر و ثبت نام …. مراجعه و یا با شماره ……… تماس حاصل نمایند.

چهارم: ویرایش و نهایی سازی خبر

خوب حالا که خبر شما آماده است، آن را چندبار مرور کنید و بخوانید. آیا خبر شما آن چیزی هست که اگر در یک خبرگزاری و یا روزنامه منتشر شود، اطلاعات کافی را به کسانی که هیچ چیز در مورد آن نمی دانند منتقل می کند؟ آیا از مطالب تبلیغاتی و شعار گونه و یا پر از غلو دوری کرده اید؟ آیا عناصر خبری را واضح توضیح داده اید؟ آیا توضیح اضافه ای نداده اید که بتوان آن را حذف کرد و مطلب را کوتاه تر کرد؟ (البته به شرطی که حداقل ۴۰۰ کلمه را رعایت کرده باشید) آیا غلط های املایی و نگارشی را اصلاح کرده اید؟

پنجم : انتشار و توزیع خبر برای روابط عمومی موثر

تبریک! حالا که خبر خوب و دارای استانداردهای خبری و رسانه ای تهیه کردید، آن را می توانید در وب سایتتان منتشر کنید و یا به رسانه ها ارسال کنید. خبر خوب اینکه «اخبار رسمی»، اولین پلتفرم روابط عمومی در ایران است، آماده است تا خبر شما را با فرمت استاندارد توزیع اخبار، به دست هزاران خبرنگاران و رسانه های همکارش برساند، خبرنگاران و رسانه هایی که «اخبار رسمی» را به عنوان منبع خبری موثق اخبار کسب و کارها می شناسند و می دانند اخبار را بدون تایید شرکت منتشر کننده آن، منتشر و توزیع نمی کند. پس در لینک زیر ثبت نام کنید، یک پروفایل برای کسب و کار خود بسازید و خبر خود را در دفتر روابط عمومی خود برای انتشار قرار دهید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *