پوکا یوکه

پوکا یوکه

واقعیت این است که انسان بسیار فراموش‌کار بوده و اشتباه می‌کند. غالباً ما دیگران را به دلیل اشتباهات ایشان سرزنش می‌کنیم. خصوصاً در محل کار چنین برخوردی نه تنها کارکنان را دلسرد و روحیه ایشان را تضعیف می‌کند، بلکه مشکلی را هم حل نمی‌کند.

«پوکا- یوکه» تکنیکی است برای جلوگیری از بروز اشتباهات ساده انسانی در هنگام کار. اساس پوکا- یوکه مبتنی بر احترام به ذکاوت و هوش افراد است. پوکا- یوکه با حذف کارهای تکراری و فعالیت‌هایی که وابسته به حافظه و احتیاط هستند، وقت و فکر افراد را آزاد می‌کند تا بتوانند وقت خویش را به انجام فعالیت‌های ارزش‌آفرین اختصاص دهند. در محیط‌های کاری، برخی از امور اشتباه انجام می‌شوند و هر روز این امکان وجود دارد که این اشتباهات منجر به تولید محصول یا خدمت معیوب گردد.

یکی از مسایل بحرانی در سازمان های ناب، ایجاد و حفظ ثبات عملیات است. امروزه ناثباتی عملیاتی یکی از بزرگترین مشکلات سازمان هایی است که در دستیابی به این مهم تلاش می کنند. در میان کلیه ابزارهای موجود برای تحقق این آرمان، کشف اشتباهات و یا فنون خطا ناپذیری یکی از ساده ترین و در عین حال مؤثرترین طرح هاست. این تکنیک معمولاً با حداقل تکنولوژی و ابزارآلات ساده قابلیت اجرایی داشته و اجرای درست آن باعث بهبود سیستم و بالارفتن بهره وری در سازمان می گردد.

پوکایوکه (فنون خطا ناپذیری) در حقیقت یکی از تکنیک های تضمین کیفیت است که اولین بار در سال ۱۹۶۱ میلادی توسطShigeo Shingo  )مهندس صنایع شرکت تویوتا موتور)  معرفی گردید. پوکایوکه از دو کلمه ی ژاپنی پوکا (به معنای خطاهای غیرعمدی) و یوکه(به معنای جلوگیری) تشکیل شده است، و در کل مفهوم پوکایوکه، جلوگیری از بروز خطاهای غیرعمدی است. در حالی که پوکایوکه برای مدت های مدیدی در صورهای مختلف در جریان بود، تویوتا برای اولین بار آنرا رسمی کرد و سپس به توسعه ی طرحی به نام ZQC -zero quality control پرداخت.

ZQC به کنترل نحوه اجرای عملیات می پردازد، به طوری که خود سیستم قادر به تولید محصول معیوب نباشد، گرچه ماشین و یا اپراتور مرتکب اشتباه شوند. بطور مثال می توان به پاره شدن نخ دستگاه بافندگی اشاره کرد، در  این مورد سیستم به گونه ای طراحی شده است که در هنگام اشتباه بافته شدن تارو پود پارچه، نخ پاره شده و امکان ادامه ی بافندگی به طور اشتباه را به ماشین نمی دهد. پوکایوکه یکی از اجزای کلیدیZQC به شمار می رود و هدف آن در هر سیستمی رساندن عیوب به حد صفر، از طریق جلوگیری و یا تصحیح اشتباهات در کوتاه ترین زمان ممکن می باشد. پوکایوکه را نمی توان مانند یک نسخه برای هر گونه سیستمی پیاده کرد و در آن نباید به دنبال طرز عملی خاص گشت، در حقیقت پوکایوکه، بیشتر بیانگر یک مفهوم یا ایده است، تا یک شیوه ی خاص. بنابراین اجرای کامل آن جهت جلوگیری از بروز اشتباهات، وابسته به طرز تفکر افراد در محیط کاری است.
ابزارهای لازم جهت بکارگیری تکنیک پوکایوکه عبارتند از: قید و بستها(Jigs and fixtures)، هشداردهندهها(alerts) ، سنسورها (مانند فشار سنج و یا ترموستات)، سیستم های کاغذی و … که باعث متوقف کردن ماشین از ادامه ی کار و یا هشدار به اپراتور در صورت بروز اشتباه می شوند، که عمدتاً امکان اشتباه را برای اپراتور غیرممکن می سازند. از آنجایی که بیشتر خطاهای بشر ناشی از خستگی، حواس پرتی و یا بی حوصلگی است، یک راه حل پوکایوکه ی مطلوب، آن است که بدون نیاز به توجه اپراتور و بطور مستقل کار کند. به طور مثال، شکاف های تعبیه شده ای مطابق با قطعه برکیت مونتاژ، و یا بکار گیری یک قرار مناسب هنگام سوراخ کاری، که مانع از تغییر موقعیت قطعه خواهد شد.

پوکایوکه توسط یک مهندس تولید ژاپنی به نام شی جی یو شینگو ابداع شد. او کسی است که باعث ایجاد تحولات عظیمی در بسط مفهوم کنترل کیفیت در ژاپن شد. وی ابتدا  این سیستم را Fool proofing یا اشتباهات احمقانه نام گذاشت که چون برای کارگران خوشایند نبود، نام آن را به Mistake proofing  یا اشتباهات فراموشی تغییر داد و سپس آن را Fail safing  یا خطاناپذیری نامید. پوکا یوکه که به ­صورت ( Poh-KahYoh-Key) تلفظ می­شود، در انگلیسی به معنای پوکا( خطاهای غیر عمدی) و یوکه (پرهیز) است. نتیجه این­که پوکایوکه سیستمی است که از هدر رفتن انرژی، زمان و منابع قبل از بروز خطا در آینده، جلوگیری می­کند.
اساس پوکایوکه بر احترام به ذکاوت و هوش کارگران مبتنی است. پوکایوکه با حذف کارهای تکراری و فعالیت­هایی که وابسته به حافظه و احتیاط هستند، وقت و فکر کارگران را آزاد می­کند تا آن بتوانند وقت خود را به انجام فعالیت­های ارزش آفرین اختصاص دهند. در محیط پیچیده کاری، ممکن است بعضی از کارها اشتباه انجام شوند و هر روز این امکان وجود دارد که این اشتباهات به تولید محصول معیوب منجر شوند. عیوب، اتلاف محسوب می­شوند و اگر شناسایی نشوند، انتظارات کیفی مشتری را به یأس مبدل خواهند کرد. پوکا یوکه بر این اعتقاد استوار است که نباید حتی تعداد کمی کالای معیوب تولید شود. برای مبدل شدن به یک رقیب جهانی، یک شرکت نه تنها باید فلسفه تولید با عیوب صفر (عدم تولید معیوب) را دنبال کند، بلکه باید آن را در عمل به کار بندد. روش های پوکایوکه مفاهیم ساده ای هستند که برای تحقق همین هدف به کار می روند. نباید انتظار داشت که افراد همه کارها را همیشه مثل ماشین درست و دقیق انجام دهند. یک حواس پرتی کوچک می تواند باعث بروز اشتباه کاری شود. این خطا  لزوماً به عنوان کم کاری یا قصور در کار نیست. بلکه یک نقص طراحی است که باعث شده برای انجام عملیاتی، توجه و دقت عمل زیادی صرف شود و این مشکل بزرگی است. اصول پایه ای پوکایوکه، طراحی یا استفاده از  ابزارهای پیشرفته یا گاه ساده، تکنیک­ها و فرایندهایی است که اشتباه کردن را برای استفاده کننده غیر ممکن می­کند. پوکایوکه قانون ساده ایست که باعث صرفه جویی­های کلانی می­شود. با ایجاد خطاناپذیری در سیستم، اگر استفاده کننده در شرایط عادی و نرمال هم نباشد، در استفاده از سیستم نمی تواند خطایی کند و این خود باعث جلوگیری از اتلاف، خرابی، ضایعات و حادثه می شود.
چه کسی می تواند پوکایوکه را توسعه دهد؟
در این سیستم روش جالبی وجود دارد. هر کسی از مدیر گرفته تا سرپرست و حتی کارگر می­تواند پوکایوکه را توسعه دهد. (حتی برای افراد خارج از سازمان مانند مدیران و کارمندان  بخش فروش، خدمات پس از فروش و یا جاهائی که با اسناد و مدارک سرو کار دارند). همه کارکنان  دارای این اختیار هستند که با آموزش­های اندکی، در محیط اطراف خود، پوکایوکه های خوبی را اجرا کنند.

انواع ابزارهای پوکا یوکه: پوکا یوکه به ­صورت­های مختلف می­تواند به ­کار برده شود.

۱٫ اعلام خطا به ­صورت هشدار: برخی از روش­ها فقط قابلیت هشدار دارند، مثل چراغ­های خطر، زنگ اخبار، پیغام خطا، صدای غیر عادی، بوی نامطبوع و … .برخی از مثال­های این دسته می­تواند به ­صورت زیر باشد: اگر قطعات خط تولید، رو به اتمام باشد، رنگ زرد روشن می شود. در صورت اتمام قطعات، رنگ قرمز چراغ و در صورت شارژ  قطعات در خط تولید، رنگ سبر روشن خواهد شد.

برخی از خودروها دارای کیت الکترونیکی­ اند که با بالا رفتن سرعت، بیش از حد مجاز، شروع به بوق زدن می کند.

۲٫ بازرسی صد در صد: در این روش با کنترل صد در صد، از تولید محصول معیوب جلوگیری می­شود مثل گیج­های کنترلی، کلید حد مجاز(Limit Switch )، چشمی­ها و.. .برخی از مثال­های این دسته می­تواند به ­صورت زیر باشد:

 وقتی خودرو در این تونل تست قرار می گیرد، پس از ثبت شماره خودرو توسط بارکد، راه ورودی و خروجی تونل بسته می شود و تا زمانی­که تنظیمات آن انجام نگیرد، در خروجی باز نمی­شود.

 هنگام نصب موکت صندوق، با نصب خار طوسی رنگ در ابتدا، کلیه سوراخ­های موکت با سوراخ­های بدنه هم راستا می­شوند که به این ترتیب می­توان خارهای دیگر را به­ راحتی نصب کرد.

۳٫جلوگیری از خطای فراموشی: این مدل پوکایوکه باعث جلوگیری از فراموشی کار می شود، مثل مشخص کردن جای ابزار روی تخته ابزار یا سشوارهای بهداشتی که پس از ترک استفاده کننده، به ­طور اتوماتیک خاموش می شوند و… .برخی از مثال­های این دسته می­تواند به­ صورت زیر باشد:
این تخته گم شدن یا نبودن قطعه ­ای را در سر جای خود ر نشان می­دهد.
این دست خشک کن دارای تایمری است که پس از ترک استفاده کننده، به­ طور اتوماتیک خاموش می­شود.

۴٫ خطاناپذیری: نوع پیشرفته پوکایوکه به ­صورت ضد خطاست؛ به ­گونه ای که امکان ارتکاب خطا را از استفاده کننده می­گیرد و حتی او را در انجام صحیح کار راهنمایی می­کند، مانند سوکت های رایانه، فلاپی، فیش­های سه پایه تلفن و
برخی از مثال­های این دسته می تواند به ­صورت زیر باشد:

سوکت کابل­های کامپیوتر دارای گیره­ای هست که احتمال درهم رفتن کابل­ها را به­جای هم از بین می­برد. این سوکت­ها یک زبانه پلاستیکی دارند که از گیرکردن و شکسته شدن و همچنین خروج راحت سوکت، جلوگیری می کند.
فلاپی از یک جهت خاص وارد کیس رایانه می شود. گوشه پخ دار دیسکت هم راهنمای ورود و هم محلی برای هل دادن دیسکت در هنگام خارج شدن است. شکل ظاهری دیسکت چهارگوش نیست که این موضوع از ورود غیر صحیح جلوگیری می­کند.

خصوصیات تجهیزات پوکایوکه را می توان به صورت زیر نام برد

۱-قابلیت استفاده توسط کلیه پرسنل سازمانی

۲-قابلیت نصب آسان

۳-عدم نیاز به توجه مداوم اپراتور (در حالت ایده آل، بدون توجه اپراتور انجام پذیر باشد)

 -۴هزینه ی پایین ابزار آلات بکار رفته

۵٫ مانع از بروز اشتباه شود و یا در کوتاه ترین زمان ممکن آن را تصحیح کند

چه عواملی ایجاد کننده خرابیها هستند؟

اغلب خرابیها در یکی از پنج حالت زیر رخ می دهد:

۱- در طراحی فرآیندهای استاندارد، رویه های مناسبی رعایت نشده باشد. مثلاً اگر در عملیات پرسکاری، مسائل ایمنی در نظر گرفته نشود، احتمال وقوع حادثه وجود خواهد داشت.

۲- عملاً در بسیاری از عملیات، تغییر پذیری وجود دارد. به عنوان مثال زیاده از حد کار کردن یاتاقان های یک ماشین می تواند موجب ایجاد خرابی باشد که با تعمیر و نگهداری مناسب می توان از بروز خرابیها جلوگیری کرد.

۳- گاهی ممکن است از مواد غیریکنواخت و یا آسیب دیده استفاده شود. راه حل اینست که مواد ورودی به هنگام رسید، حتماً بازرسی شوند تا از خرابی یا تغییر پذیری احتمالی جلوگیری شود.
۴- قطعات فرسوده یک ماشین می تواند موجب ایجاد خرابی شود که با تعمیر و نگهداری مناسب و مدیریت ابزار می توان از بروز مشکل جلوگیری کرد.

۵- اگر تمامی موارد فوق درست و صحیح اجرا شود، اشتباه اپراتور و خطای انسان می تواند باعث بروز خطا، خرابی و حادثه شود.

معمولاً چهار حالت اول هر کدام دارای راه حلهایی است که توضیح داده شد ولی چون خطای انسانی قابل پیش بینی نیست پیشگیری آن نیز سخت تر است.

چگونگی اجرای Mistakeproof:

برای شروع اجرای تکنیک ضد خطا سازی یا پوکا یوکه باید با ۳ مفهوم زیر آشنا شوید:

– هدف شما از خطا ناپذیری چیست؟

– متدی که برای آن وضعیت بهترین میباشد چیست؟

– نتیجه یا پیامد مورد نظرتان از خطا ناپذیری چیست؟

وقتی یک اشتباه در فرآیند بوجود می آید یکی از چهار پیامد زیر روی می دهد:

۱- کنترل: به معنای خود کنترلی، یعنی اصلاً اجازه خطا داده نمی شود. (سه شاخه مخصوص تلفن)

۲- توقف: در صورت بروز خطا فرآیند متوقف می شود.
(ترموکوبل گاز، چشم الکترونیکی پرس)

۳- اخطار، هشدار: در صورت بروز خطا سیستم هشدار می دهد.
(چراغ کمربند ایمنی خودرو)

۴- اعلام خطر حسی: تشخیص خطا بوسیله حواس ۵ گانه انسان.

بهترین نوع پیامد به موارد متعددی وابسته است. توجه به چگونگی شروع یک پیامد، آنچه که اتفاق می افتد، نتیجه شروع پیامد، ارزش نهفته، میزان خطر، عمق حوادث و برگشت سرمایه همگی جزو این موارد هستند. کنترل، توقف و اخطار همگی بصورت اتوماتیک عمل می کنند در حالیکه در اعلام خطر حسی، این نیاز وجود دارد که اپراتور، اشتباهات و خطرات را لمس کند.

گامهای اصلی اجرای سیستم ضد خطا سازی عبارتند از:

۱- شناسایی مشکلات

۲- الویت بندی مشکلات

۳- ریشه یابی

۴- ایجاد راه حلها

۵- ارزیابی نتایج حاصله

گام اول – شناسایی مشکلات، که بوسیله تکنیکهای زیر انجام میشود :

۱- توفان فکری

۲- گزارش بازرسی و ممیزی های دوره ای

۳- آنالیز ضایعات و معیوبات

۴- برگشتی از مشتری ها

۵- گزارش خطاهای فرآیند

۶- FMEA

گام دوم – اولویت بندی مشکلات توسط :

۱- تواتر اتفاق خطاها

۲- اهمیت ممیزی ها

۳- ضایعات

۴- توقفات

۵- زمان دوباره کاری

۶- استفاده از اصل پارتو

۷- زمان یا هزینه کشف

گام سوم – ریشه یابی مشکلات، توسط تکنیک ۵W & 1H:

۱-چه کسی؟(چه کسی حوادث و خطاها را تجربه کرده است)
۲- چه چیزی؟ (مشکل چیست)
۳- کجا؟ (ریشه مشکل کجاست، مشکل کجا اتفاق می افتد)
۴- چه وقت؟ (چه زمانی مشکل اتفاق می افتد)
۵- چرا؟ (علت روی دادن مشکل چیست)
۶- چطور؟ (چند بار مشکل اتفاق افتاده، چطور می توان مشکل را خطا ناپذیرکرد)

گام چهارم –  ایجاد راه حل :

برای یافتن بهترین راه حل ها جهت کاهش و یا حذف خطا، استفاده از تکنیک های کار گروهی و جلسات منظم بررسی منشأ خطاها ضروری است. باید افرادی خلاق و  مطلع در گروه حضور داشته باشند تا بهترین راه حلها را پیشنهاد دهند.

گام پنجم  – ارزیابی نتایج راه حل ها :

۱- آیا اشتباهات کاهش یافته اند؟ ( بررسی آمارها و تعداد خطاها)

۲- بررسی تأثیرات مالی (مقایسه آنالیز سود – هزینه راه حل ها)

تجزیه و تحلیل عوامل شکست و آثار آن با، خطا ناپذیر سازی:

چه کسی می تواند پوکایوکه را توسعه دهد؟

در این سیستم روش جالبی وجود دارد. هر کسی از مدیر گرفته تا سرپرست و حتی کارگر میتواند پوکایوکه را توسعه دهد.

حتی برای افراد خارج از سازمان مانند مدیران و کارمندان بخش فروش، خدمات پس از فروش و یا جاهایی که با اسناد و مدارک سرو کار دارند.

همه کارکنان دارای این اختیار هستند که با آموزشهای اندکی، در محیط اطراف خود، پوکایوکه های خوبی را اجرا کنند.

انواع خطاها

 الف- خطاهای انسانی : به ۱۰ نوع اصلی تقسیم می شوند :

۱- بی توجهی یا فراموشکاری: وقتی تمرکز نداریم، بعضی چیزها را فراموش می کنیم.
۲- خطای ناشی از درک اشتباه: گاهی قبل از درک کامل شرایط محیطی فوری نتیجه گیری می کنیم.
۳- خطای شناسایی: گاهی در خصوص یک موقعیت، اشتباه قضاوت می کنیم چون یا آن را خیلی سریع از نظر می گذرانیم و یا آن موقعیت به قدری از ما دور است که نمی توانیم آن را  به وضوح تشخیص دهیم.

۴- خطای ناشی از بی ­تجربه بودن: گاهی به دلیل نبود تجربه، اشتباه می­کنیم.
۵- خطای ناشی از بی ­تجربه بودن: گاهی در برخی شرایط، رعایت قوانین را غیر ضروری می دانیم.
۶- خطای غیر عمد : گاهی به دلیل حواس پرتی و بی آن که متوجه باشیم، اشتباه می کنیم.
۷- خطای ناشی از کندی: گاهی به دلیل تأخیر در قضاوت، کارها را به کندی انجام می دهیم و در نتیجه عکس العمل مناسب نداریم و اشتباه اتفاق می افتد.
۸- خطای ناشی از فقدان استاندارد: بعضی از خطاها به دلیل فقدان دستورالعمل و استانداردهای مناسب کاری موجود اتفاق می افتد.
۹- خطای غیر منتظره: گاهی خطاها زمانی رخ می دهند که تجهیزات، مطابق انتظار کار نمی کنند ولی علائم آن را تشخیص نمی دهیم.

۱۰- خطای عمدی : ممکن است فردی عمداً اشتباه کند تا ضرری به سازمان خود وارد کرده باشد. (سوء تفاهمات شخصی).
در مجموع هر چند اشتباهات به دلایل مختلفی اتفاق می افتند ولی اغلب آنها قابل پیشگیری هستند؛ به شرط آن­که زمانی را برای یافتن منشأ عیب صرف کنیم و دریابیم این اشتباهات کی و کجا در اطراف ما به­ وقوع می پیوندند. برای دستیابی به این اطلاعات لازم است منشأ عیب ها را دسته ­بندی کنیم.

انواع منشأ عیوب :
۱-  از قلم افتادن یک فرایند
۲-  خطاهای فرایندی
۳-  خطاهای مربوط به موقعیت قطعه کار
۴-  از قلم افتادن قطعات
۵-  اشتباه بودن قطعات
۶-  فرایند بر روی قطعه اشتباه
۷-  اشتباه حین عملیات
۸-  خطاهای تنظیم
۹-  آماده­سازی نادرست ماشین­آلات
۱۰ آماده­سازی نادرست ابزارها و جیگ­ها

انواع عیوب و روش­های تشخیص:
عیوب به یکی از این دو حالت وجود دارند: یا “در حال ایجاد شدن” هستند و یا دیگر” ایجاد شدهاند”.
پوکایوکه در مقابل این عیوب سه وظیفه مهم برعهده دارد:
۱٫ کنترل و جلوگیری از خطا
۲٫توقف اثرات زیانبار خطا
۳٫اعلام وجود خطا
تشخیص و توقف عیبی که در حال ایجاد شدن است، “پیشگیری “ و تشخیص عیبی که به تازگی ایجاد شده است، “کشف” نامیده می­شود.

ابزارهای کشف عیب :

در پوکایوکه برای کشف عیوب و خطاها می­توان از ابزارهای متنوعی استفاده کرد. کاشف­هایی که در پوکایوکه استفاده می­شوند دو دسته­اند:

اول: کاشف­هایی که با قطعه مورد آزمایش در تماس قرار می­گیرند و به آنها ابزارهای تماسی می­گویند.

دوم: آنهایی که با قطعه تماس ندارند و به آنها ابزارهای غیر تماسی می­گویند.

خطاناپذیر سازی فرایند ممیزی:
وجود اشتباه و خطا در عملکرد یک فرایند، باعث ایجاد محصول/ خدمت معیوب می­شود که برای شناسایی و حذف این عیوب باید هزینه ای صرف شود. پرهزینه ترین این اصلاحات محصولات/ خدماتی هستند که به دست مشتری میرسند. از آنجا که ممیزی فرایندی است که به دنبال یافتن انطباقهای موجود در یک سازمان با استاندارد موردنظر است، باید در کمال صحت و دقت و به دور از هرگونه خطا و اشتباه صورت پذیرد و ضمن این­که اعتبار سازمان ممیزی کننده را حفظ می­کند، باید به سازمان ممیزی شونده نیز در راه رسیدن به اهدافش کمک و یاری رساند. بنابراین خطاناپذیرساختن فرایند ممیزی (Auditing Mistake Proofing)می­تواند گامی اثربخش در جهت بهبود عملکرد سازمان­های ممیزی کننده، به شمار آید. باتوجه به این­که حدود ۸۰ درصد از عیوب از خطاهای انسانی ناشی میشوند، با استفاده از تکنیک پوکایوکه می توان تا حد زیادی از بروز این خطاها جلوگیری کرد. تلاش­هایی که در دهههای ۵۰ تا ۱۹۸۰ میلادی به منظور کاهش محصول / خدمت معیوب انجام شد، به بهبودی قابل توجه در عملکرد سازمان­ها منتهی شد. براین اساس، روش­های آماری و کنترل کیفیت آماری به ­نحو قابل ملاحظهای توسعه یافتند و درصد تولید محصول سالم به بیش از ۹۹ درصد رسید که پیشرفت شگرفی به حساب می­آمد. با توسعه صنعتی و پیشرفت در صنایعی مثل هوانوردی، وجود اشکالات جزئی در این صنایع میتوانست باعث صدمات سنگینی شود که در مواردی این اتفاق نیز افتاد، بنابراین، چنین نتیجه ­گیری شد که خرابی­ها و اشکالات جزئی نیز مهم هستند و نباید نادیده گرفته شوند.
این نگرش به تفکری به نام خطای صفر (Zero Defect) منتهی شد که در آن هیچ خطایی پذیرفته نیست. برخی اندیشمندان مدیریت مثل کراسبی  نیز آن را توسعه دادند و مبنای کنترل کیفیت صفر (Quality Control Zero) نیز برهمین اساس توسعه داده شده است.
مفاهیم و تکنیکهای پوکا یوکه نیز که بر این تفکر و نگرش بنا و توسعه داده شده اند، در عمل در اجرای خطاناپذیرسازی و کاهش نرخ اشتباهات و عیوب سهم بسزایی داشته ­اند. این تکنیک در فرایندهای تولیدی به خوبی توسعه یافته و استفاده شده است اما در توسعه این تکنیک در فرایندهای خدماتی به اندازه فرایندهای تولیدی، کار نشده است.
فرایند ممیزی، فرایندی است که سایر فرایندهای تولیدی و غیرتولیدی را ارزیابی میکند. در استاندارد ISO 19011:2002  اینگونه تعریف شده است: ممیزی فرایندی سیستماتیک، مستقل و مدون برای کسب شواهد مبتنی بر واقعیت آن، به منظور تعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی است. از اصول مهم ممیزی، دستیابی به نتایج مشابه در شرایط یکسان است که تلاش سازمان­های ممیزی کننده در رعایت این اصل مهم و آموزش ممیزان و جلسات دورهای با آنان، نشان از اهمیت این موضوع دارد.
با یکسان سازی ورودی­ های فرایند و یکسان سازی عملکرد در حین فرآیند می توان انتظار خروجی یکسان و مشابه را از هر فرایندی داشت. در ممیزی نیز بااجرای پوکایوکه و پیشگیری از خطاهای احتمالی که از سوی طرف­های ذی­نفع مثل سازمان ممیزی کننده، سازمان ممیزی شونده و ممیزان ممکن است رخ دهد، می توان به نتایج مشابه و یکسان در فرایند ممیزی دست یافت. این عمل را می توان «تضمین کیفیت فرایند ممیزی»  یا [۴]((APQA نیز نامگذاری کرد. بااجرای APQAمی توان از عملکرد تیم­های ممیزی اطمینان خاطر حاصل نمود که این کار به افزایش اعتبار سازمان ممیزی کننده و گواهی دهنده(CB) نیز کمک می کند.

علل عمده بروز خط
۱ – اشتباهات:  مثل اشتباه ممیز، اطلاعات اشتباه، تشخیص نادرست و
۲ – تغییرات: مثل فرهنگ سازمانی متفاوت، دیدگاه مختلف ممیزان، و
۳ – پیچیدگی: مثل پیچیدگی برخی فرایندها، نبود فرهنگ سازمانی مشخص و
این عوامل ریشه اصلی عیوب و خطاها هستند. باتوجه به این که بهترین روش­های کنترل پیشگیرانه هم کامل نیستند، بنابراین نیاز به یک پاسخ واکنشی در قبال بروز خطاها وجود دارد. در این حالت اقدام اصلاحی بر کنترل خطا و بهبود آن و یا توقف کامل فرایند تأکید دارد. بنابراین در مواجهه با خطاها به سه طریق می­توان اقدام کرد:
۱ – Warn: آگاهی دادن و جلوگیری از بروز خطا
۲ – Control : مشخص شدن خطا و کنترل آن
۳ – Shutdown : توقف کامل فرآیند
حال باتوجه به مطالب مطروحه، فرایند ممیزی را با این دیدگاه بررسی و خطاهای ممکن و راه­های پیشگیری از آنها را مرور و  APQA مورد نظر را  ترسیم می­کنیم و در نهایت پیشنهادهایی برای بهبود عملکرد ممیزی ارائه خواهد شد.

نتیجه ­گیری
پوکایوکه مانند علم پرتاب یک موشک پیچیده نیست بلکه دارای قوانین و تکنیک­های ساده ای است که می­تواند صرفه جویی­های کلانی را برای سازمان داشته باشد. حد و اندازه تکنیک­های پوکایوکه در کارهایی که انجام می­گیرد مشخص می­شود. برای پوکایوکه ایده­ های بسیاری وجود دارد که هریک می­تواند دارای حد و اندازه خاص خود باشد.
اساس پوکایوکه بر احترام به ذکاوت و هوش کارگران مبتنی است. پوکایوکه با حذف کارهای تکراری و فعالیت­هایی که وابسته به حافظه و احتیاط هستند، وقت و فکر کارگران را آزاد می­کند تا آنها بتوانند وقت خود را به انجام فعالیت­های ارزش آفرین اختصاص دهند.

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *