مدیریت و کایزن مدیریت به شیوه هزاره سوم

مدیریت و کایزن مدیریت به شیوه هزاره سوم

اگر بخواهیم وظایف مدیران مؤثر را در هزاره سوم بیان کنیم به فهرست بلند بالایی از اقدامات ریز و درشت میرسیم که بسیاری از آنها در درجه اهمیت های متفاوتی قرار گرفته و گاهاً حتی به بوته  فراموش سپرده می شوند.

در علوم مدیریت و بر اساس تئوریهای گوناگون، دسته بندی یا طبقه بندی این وظایف اولویت اصلی علم مدیریت است. یکی از این نظریات پذیرفته شده نظریه فایول است که اهم وظایف مدیران را این گونه بیان می کند:

۱- هدایت و رهبری (Leadership)

۲ – سازماندهی  (Organize )

۳ – برنامه ریزی (Planning)

۴ – نظارت و کنترل (control )

۵ –هماهنگی (Coordination )

اگرچه نظریات دیگری نیز در این حوزه وجود دارد، اما نظریه فایول با توجه به لحاظ کردن و در عین حال نقد اصولی دیدگاههای تیلور، تا کنون به عنوان یکی از معتبرترین اصول در علم مدیریت و حوزه وظایف مدیران پذیرفته شده است. چنانچه فارغ از سایر دیدگاههایی که در این زمینه وجود دارد، اصول فایول را به عنوان مهمترین وظایف مدیران بپذیریم، می خواهیم از دیدگاه کایزنی این اصول را بازبینی کنیم. از نگاه کایزن وظایف مدیریت بر دو دسته اصلی تقسیم بندی می شود که در نمودار زیر مشاهده می کنید. لازم به یادآوری است که در این جا منظور از مدیر تنها جایگاه رسمی و سازمانی وی مورد نظر نیست و هر فردی که در سازمان مسئولیت انجام کاری را دارد، مدیر یا به تعبیری دیگر اداره کننده آن کار فرض می شود.

( هنری فایول ( ۱۹۲۵-۱۸۲۱ ) مهندس معدن که بعدها در حرفه مدیریت ادامه کار داد و نظریات خود را در این زمینه در دهه هفتاد عمر خود منتشر کرد و مورد استقبال علوم مدیریت قرار گرفت  اما کایزن چیست ؟

کایزن ( KAI + ZEN = KAIZEN ) ترکیبی دو کلمه ای از یک مفهوم ژاپنی است.

که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است.

که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد؛ بهبود مستمر و تدریجی با بهره گیری از مشارکت کارکنان.

در اصول اساسی کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان ها باید اقدامات زیر صورت بگیرد که بدین شرح می باشد:

۱- کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی کنند (Muda ) باید حذف شوند .

۲- فعالیت هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می شوند ( Muri ) با یکدیگر تلفیق شوند.

۳- آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند (Mura ) به فعالیت های سازمان افزوده شوند.

این حرکت یا نهضت MU3 اساس اقدامات کارگاه آموزشی گمبا کایزن ( کایزن عملی ) را تشکیل می دهد.

اما برای اجرایی نموددن اصول کایزن از کجا باید شروع کرد:

اولین قدم ناحیه نمونه را انتخاب کنیم .

دومین قدم گروه بهبود ( تیم کایزن ) را ایجاد و سازمان دهی کنیم و قدم به قدم به سراغ مشکل بعدی بروید .

سومین قدم داده های آماری مورد نیاز را در ناحیه نمونه با کمک اعضای گروه گرد آوری کنیم .

چهارمین قدم اعضای شرکت کننده را در کارگاه آموزشی با مفاهیم و ابزارهای بهبود آشنا کنیم .

پنجمین قدم  نظام آراستگی ( ۵s ) را در دستور کار خود قرار داده و هر نوع تغییر فیزیکی در آرایش ناحیه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهید.

ششمین قدم ( اتلاف ) ها را شناسایی و فهرستی از آنها تهیه نموده و فرایند های+ حاصله را به صورت استاندارد درآوریم.

هفتمین قدم تحلیل علل رویداد اتلاف را در ناحیه نمونه انجام دهید و راه حلهایی را با استفاده از کار گروهی بیابید.

و قدم پایانی عبارت است از راه حل هایی را که عملی ترند انتخاب نموده و نتایج به دست آمده را ارزیابی کنیم تا در مراحل بعدی مورد استفاده قرار گیرند و موفقیت حاصله را به اطلاع سایر همکارانتان برسانید .

اصول بیست گانه مدیریت کایزن

۱- هرگز از جملات منفی مثل چرا نشد یا چرا آنطور که من دوست دارم کارها پیش نرفت استفاده نکنید بلکه با طرح سوالات هوشمندانه و با تفکر چند بعدی و با خرد و عقل گروه به طراحی مجموعه سوالات و پاسخگویی اقدام کنید.

۲- قانون کلی داشته باشید از مشکلات نهراسید  به سمت مشکلات حمله کنید نه فرار. و بدون فوت وقت و به عنوان یک امر عادی به آن نگاه کنید و به حل هوشمندانه آن اقدام فرمائید.

۳- هرگز از وضعیت موجود راضی نبوده و مطمئن باشید همیشه راه بهتری وجود دارد.

۴- اگر مرتکب اشتباه شدید، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید (پنهان کاری و فراموشی ممنوع است.)

۵- برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر۶۰% از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکار شوید.

۶- قانون بسیار مهم اساسی همیشه برای فهم مشکلات لطفاً از خود پنج بار بپرسید چرا و چگونه؟

۷- به محل (گمبا ) محل واقعی رویداد خطاباید رفت یک داور فوتبال هرگز از منزل به ارزیابی مسابقات نمی پردازد همیشه اولین فردی باشید که از نزدیک و نه از دفتر کارش (گمبا) را بررسی و حل می نماید.

۸- سعی کنید پیوسته به روز باشید و از آخرین و پیشرفته ترین علوم به نفع خود و برای حل موضوعات بهره ببرید.

۹- برای حل مشکل از خرد خود استفاده کنید و اگر عقلتان به جایی نمی رسد از خرد جمعی استفاده کنید.

۱۰- هرگز نسبت به جزئیات بی اهمیت نباشید یادتان باشد کارآگاهان جنایی پیچیده ترین مسائل غیر قابل حل جنائی را با یک تار مو در صحنه جرم موشکافی و کشف می کنند پس ریشه مشکلات بزرگ جزئیات به ظاهر بی اهمیت است.

۱۱- نکته طلائی فقط با قول و کلام حمایت مدیریت را نشان ندهیم  بخاطر داشته باشید یک مدیر فوق العاده حرفه ای همیشه از تکنیک حضور و ارتباط چشمی سود می برد.

۱۲- تکنیک اصلی حل مسئله و مخصوصاً حل خلاقانه مسئله یعنی تفویض اختیارات بیشتر و مشارکت با خرد و عقل جمعی است، پس همیشه از عقل و خرد و تجربیات دیگران برای حل مسائل بهره ببرید.

۱۳- هرگز وقت خود را بیهوده تلف نکنید و به دنبال مقصر نگردید همیشه مجموعه مقصر است که فرآیندی را طراحی نموده که شخص اجازه اشتباه را داشته باشد و این اصل کلی را بخاطر داشته باشید قضاوت عجولانه حسرت ابدی را بدنبال دارد.

۱۴- هرگز به مدیریت دستوری و شنیداری اکتفا ننموده و مدیریت دیداری را سرلوحه و مرام سازمانی قرار دهید و بدانید شرکتهای پیشرو در جهان انتقال اطلاعات را بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی می دانند.

۱۵- تعویض و بهبود ارتباطات را مد نظر قرار دهیم مسلماً ارتباط یکطرفه دستوری و از بالا به پایین مشکلات سازمان را بسیار پیچیده تر می نماید پس همیشه مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط موثر معنی داری داشته باشد.

۱۶- بخاطر داشته باشید منابع انسانی توانایی های شگفت انگیزی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی سازی شغلی برای شکوفا شدن این پتانسیل ها سود ببریم.

۱۷- تنها فعالیت هایی را انجام دهیم که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد نموده روند توسعه و بهبود و خلق ارزش افزوده را تسریع می نماید.

۱۸- فراموش نکنیم که تمام تکنیکهای کایزن پایه و بنیان ایجاد محصول یا خدماتی با کیفیت است.

۱۹- بر اساس الگوهای کار گروهی، مسائل محیط کار را حل کنیم.

۲۰- حذف موارد اتلاف انرژی و منابع که مسلماً فرآیندی پایان ناپذیر است. هیچ وقت از این کار خسته نشویم.

مازیار میر مشاور کسب وکار

توصیه میشود مطالب زیر را مطالعه فرمایید:

دوره اصول حرفه ای مدیریت جلسات ( مدیران ارشد بانک رفاه)

دوره هوش هیجانی EQ و راههای بکارگیری آن در مدیریت و رهبری نوین

همایش بزرگ پیشرفته مدیریت ورزشی

مدیریت ارشد بازاریابی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *