مدیریت زمان تکنیکی

نکات استثنایی برای مدیریت زمان

استفاده از تاکتیک‌های ساده برای دستیابی به بهره‌وری، کارهای بیشتری را برای شما به انجام می‌رساند. این جدیدترین ابزار و تکنولوژی‌های پر زرق و برق نیستند که به افزایش بهره‌وری شما می‌انجامند.

بلکه به اثبات رساندن خود و استفاده از راه‌حل های ساده است که می‌تواند بیشترین تأثیرگذاری را داشته باشد.

زمانی که بحث به انجام رساندن کار به میان می‌آید، ساده‌ترین روش‌ها برتری پیدا می‌کنند.
به دنبال بهره وری هستید یا ایجاد پیچیدگی؟
اغلب، افرادی وجود دارند که به دنبال جدیدترین و بزرگ‌ترین سیستم‌های کاری به منظور حل مشکلات بهره‌وری خود هستند. و یا به دنبال اپلیکیشن‌های جادویی، به منظور انجام دادن کارهای خود هستند.
در حقیقت، شلوغی نمی‌تواند باعث به انجام رسانیدن کارها شود بلکه تنها به ایجاد حواس‌پرتی و قرار گرفتن درمسیر کاری شما می‌انجامد.
“زمانی که بحث بهره‌وری به میان می‌آید، سادگی اغلب بهترین راه‌حل است. “
بنابراین، ابزارهای مدیریت زمان و تاکتیک‌ها را به درستی مورد استفاده قرار دهید.

در این جا به ۶ نکته برای مدیریت زمان به شکلی ساده اشاره می‌کنیم:
۱- یک ابزار برای هر فعالیت در نظر بگیرید.
بهتر است در جعبه‌ی ابزار خود برای مدیریت زمان، از هر ابزار یک عدد در اختیار داشته باشید. یک لیست برای انجام کارها. یک تقویم و غیره. شما نیازی به شلوغی و پیچیدگی زیاد ندارید. از ساده‌ترین ابزاری استفاده کنید که با نیازهای شما همخوانی داشته باشد. استفاده از ویژگی‌های اضافی می‌تواند در طولانی مدت به ایجاد هرج و مرج بیانجامد.

۲- بر روی انجام فعالیت‌های کمتری تمرکز کنید.
به منظور انجام کارهای بیشتر، بر روی انجام فعالیت‌های کمتری تمرکز کنید. به جای انجام ۵۰ فعالیت، ۵ فعالیت مهم را انتخاب کنید که می‌توانید واقعاً تا پایان روز آن‌ها را انجام دهید. شما از این که با انجام دادن کارهای کمتر توانایی به پایان رساندن کارهای بیشتری را دارید، شگفت‌زده خواهید شد.

۳- هر روز کارهای مشابه را در زمان مشخصی انجام دهید.
ایجاد یک برنامه‌ی روزانه می‌تواند به بهبود میزان نظم و انضباط و افزایش توانایی‌های شما به منظور انجام دادن کارها منجر شود. به کمک ایجاد یک برنامه‌ی روزانه شما می‌توانید به ایجاد عادت‌هایی می‌پردازید که به زودی به تلاش زیادی نیاز نخواهند داشت. این فعالیت‌ها که زمانی برای شما بسیار دشوار محسوب می‌شده‌اند، هم اکنون در پس زمینه‌ی برنامه‌های روزانه‌ی شما محو می‌شوند.

۴- زمان کمتری را برای جلسات صرف کنید.
جلسات یکی از بزرگترین مواردی هستند که به هدر رفتن وقت شما منجر می‌شوند . از هر گونه جلسه که از هدف مشخصی برخوردار نیست، اجتناب کنید. و به جلساتی که حتماً باید در آن‌ها حضور پیدا کنید، زمان کمتری اختصاص دهید.

۵- تعهدات کمتری را بپذیرید.
بیشتر تعهدات شما در زندگی به صورت خودخواسته هستند. برای هر «بله» ای که در پاسخ به خواسته‌ای مطرح می‌کنید، به چیز دیگری در زندگی نه می‌گویید. سعی کنید که نه گفتن را در زمان مناسب یاد بگیرید.

۶- از مشغله زیاد پرهیز کنید.
زمانی که سر شما شلوغ است ممکن است باعث شود که شما کارهای بسیاری را انجام دهید، اما آیا واقعاً در این صورت، شما مهم‌ترین کارهای خود را انجام می‌دهید؟ تنها بر روی تعداد کمی از فعالیت‌های مهم خود تمرکز کنید. و همزمان به کاهش میزان اضطراب خود نیز بپردازید.
سادگی معمولاً به پیروزی می‌انجامد. ساده‌تر بودن اغلب تأثیرگذارتر و مؤثرتر خواهد بود.
بنابراین، از استفاده از ابزارها و سیستم‌های پیچیده اجتناب کنید و جدیدترین ابزارها و تکنولوژی‌های پرزرق و برق را فراموش کنید.
مدیریت زمان خود را به صورت ساده حفظ کنید، در این صورت می‌توانید با کمترین تلاش، بیشترین کارها را انجام دهید.

مدیریت زمان

۱-  زمان را نمی‌توانید مدیریت کنید بلکه تنها خودتان را می‌توانید مدیریت کنید.
هر روز ۲۴ ساعت است و مسلماً نمی‌توانید آن‌را تغییر دهید. تا زمانی که بر مدیریت زمان تمرکز کنید، این واقعیت که چگونه باید خودتان را مدیریت کنید را نادیده می‌گیرید.

۲- «کارهای زیاد برای انجام» و «زمان ناکافی»، جملاتی فریبنده هستند.
هر بار که این جملات را تکرار می‌کنید، در واقع از مدیریت خودتان عقب می‌مانید و عوامل خارج از کنترل خود را سرزنش می‌کنید. «کارهای زیادی برای انجام دارم!» و «زمان کافی وجود ندارد!» از گفتن کلمات پرهیز کنید.

۳- اولویت‌های بسیار زیاد به معنای نداشتن اولویت است.
نمی‌توانید اولویت‌های زیادی داشته باشید. براساس تعاریف، اولویت‌ها تعداد کمی از وظایف اصلی هستند که ارزش توجه بالاتری نسبت به بقیه دارند. اگر اولویت‌های زیادی دارید پس به هیچکدام از آن‌ها نخواهید رسید. شما باید در هر زمان، چند اولویت اصلی خود را مشخص کنید.

۴- هرچقدر اولویت‌های بیشتری داشته باشید تعداد کمتری از آن‌ها را می‌توانید انجام دهید.
اگر ۲ تا ۳ اولویت اصلی داشته باشید، ۲ تا ۳ وظیفه را تکمیل خواهید کرد. اگر ۴ الی ۱۰ اولویت داشته باشید، ۱ یا ۲ تا از آن‌ها را انجام می‌دهید. اگر بیشتر از ۱۰ اولویت داشته باشید هیچ کدام از آن‌ها را نمی‌توانید کامل کنید. با بیشتر شدن اولویت‌ها در لیست مورد نظرتان، زمان بیشتری را صرف ناقص انجام دادن آن‌ها می‌کنید که منجر به پریدن از یک کار به کار دیگر شده و نمی‌توانید هیچ کاری را کامل انجام دهید.

۵- برای فعالیت‌های لیست انجام کارتان (to do)، برآورد زمانی داشته باشید.
همه کارهایی که باید انجام دهید را در لیست آورده و سپس سعی کنید زمان مورد نیاز انجام همه آن‌ها را برآورد کنید. نگران این نباشید که از زمان برآورد شده برای فعالیتی تخطی کنید. با وجود این تخطی‌ها نیز در نهایت متوجه خواهید شد که نسبت به مواقعی که برای کارهایتان زمانی برآورد نکرده‌اید سریع‌تر و متمرکزتر شده‌اید.

۶- هرچقدر هم لیست شما طولانی باشد باز ناقص باشد. در مورد این موارد فکر کنید. آیا زمان کافی برای جلسات، بررسی ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی؟ پرسیدن سؤال از مشتریان و کارکنان؟ خوابیدن، غذا خوردن، ورزش، استراحت و تماس با مادرتان؟ زمان صرف شده برای جستجو در مورد مشتری، اصلاح تاریخ انقضا کارت اعتباری و نشستن در سالن انتظار و هر چیز دیگری را دارید؟ اکنون به این فکر کنید که صرف این همه زمان برای انجام این کارها چگونه به نظر می‌رسد؟ با این واقعیت مواجه شوید و بدانید که ساعت‌های زیادی در طول یک روز وجود ندارد و کارهای متفرقه بیشتر این زمان را به خود اختصاص می‌دهد. پس سعی کنید اولویت کارهایتان را مشخص کرده و ابتدا برای تکمیل آن‌ها زمان صرف کنید و سپس به کارهای دیگر خود بپردازید.
۷- این واقعیت را بپذیرید که همه کارها را نمی‌توانید به طور کامل انجام دهید.
تا زمانی که شما این باور را داشته باشید که باید همه کارها را انجام دهید فردی ناامید و با تأثیرگذاری پایین خواهید بود و تا زمانی که همه چیز را انکار کنید از تصمیم گیری‌های دشوار در مورد اولویت‌هایتان اجتناب خواهید کرد.

۸- از شش راه مقابله با کارهای اضافی، اکثر مردم راهی را انتخاب می‌کنند که اثرگذار نیست.
در اینجا ۶ راه برای مدیریت کارهای زیاد وجود دارد.

۵راه نخست مؤثر هستند ولی متاسفانه اکثر مردم ششمین راه را انتخاب می‌کنند.

  1. انجام هرچه بیشتر کارها: این گزینه تصوری آرزومندانه و واهی است مگر اینکه شما راهی سریع و جدید برای انجام کارهای اضافی خود پیدا کنید که تفاوت قابل سنجشی ایجاد کند. نمی‌توانید زمان قابل توجهی برای انجام منظم تر و سریع تر کارها ذخیره کنید.
  2. به تعویق انداختن: برخی از کارها را می‌توانید بعداً انجام دهید. انجام آن‌ها را به بعد موکول کنید.
  3. به انجام بعضی کارها در حد خوب کفایت کنید: قرار نیست همه کارهایتان را عالی و کامل انجام دهید. گاهی اوقات انجام بعضی کارها در حد خوب کفایت می‌کند. قبل از شروع هر کاری این سؤال را همیشه از خودتان بپرسید که این کار تا چه حد باید خوب صورت گیرد؟
  4. نادیده گرفتن: برخی کارها لازم نیست انجام شوند. این کارها به خاطر عادات قدیمی، اجبار، فعالیت‌های مورد علاقه، ایده‌های نامحدود و … فهرست شما را پر می‌کنند. باید این کارها را نادیده بگیرید.
  5. برون سپاری. اکثر مردم در حال انجام کارهایی هستند که جزو اولویت‌های اول کاری آن‌ها نیست. می‌توان انجام این نوع کارها را به افراد دیگری واگذار کرد.
  6. بی‌توجهی به انتخاب یکی از موارد بالا: این گزینه بی‌اثرترین و رایج‌ترین روش مقابله با انجام کارهای بیش از حد است. شما ۵ گزینه خوب دارید که آن‌ها نیازمند تصمیمی آگاهانه هستند. چه اتفاقی می‌افتد که شما گزینه ۶ را انتخاب می‌کنید؟ بنابراین نادیده گرفتن ۵ گزینه بالا تصمیمی آگاهانه نیست و باید دقت کنید از آن‌ها غافل نشوید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *