فن حرفه ای اداره جلسات در شرکت NAK

فن حرفه ای اداره جلسات

                                 

اصول مدیریت جلسات اداری 

در سال ۱۳۷۶ برای اولین بار مجبور شدم برای شرکت امداد نیرو به آموزش مدیران و کارشناسان پیرامون فن حرفه ای اداره جلسات بپردازم با توجه به سابقه کم و به طبع تجربه کمتر فقط به موارد آکادمیک پرداختم؛ کم کم و در طی سه دهه کار آموزش متوجه شدم نیازهای اساتید و کارشناسان و مدیران فراتر از موارد اکادمیک است و به همین خاطر سعی نمودم که موارد مفیدی را از پیشکسوتان و اساتید بازنشسته طی پرسشنامه های استاندارد علمی جمع آوری کنم این کلاس که در شرکت  NAK   اجرا گردید نتیجه سالها تحقیق و مطالعه پیرامون رویه علمی این مورد در داخل و خارج از کشور است.

کلاً هر مدیر و یا سرپرست و یا کارمندی زمان ارزشمند زیادی را صرف جلسه یا جلسات متعدد می کند و معمولاً بیس پایه این جلسات مذاکره است مذاکرات مثبت و یا منفی، صفر تا صد این جلسات هم با زبان بدن ادامه میابد و بعد در ترس و خشم و استرس و … غوطه ور می شود هدف ما در این کارگاه آموزشی نشان دادن تکنیکهای است که شما را بیشتر و بهتر به سمت آگاهی و دانش پیرامون جلسات سوق دهد.

آری مدیریت جلسات هر چند در نگاه اول بسیار بسیار ساده و پیش پا افتاده به نظر می رسد اما  اصلاً کار آسانی نیست. وقتی اسم جلسه می‌آید یک تصویر از مدیر بهم ریخته و عصبی و عصبانی و ناراحت جلوی چشم ما متبلور می گردد.

آری جلسات متعدد و خسته‌کننده به ذهن‌مان می‌رسد که  دو یا چند نفر دارند با هم در گوشی پچ پچ می کنند و یا دارند کلش آف کلن بازی می کنند و یا با گوشی‌های هوشمندشان بازی می‌کنند، بعضی‌ها هم بخاطر دعوای دیشب و شب زنده داری  شب قبل دارندچُرت می‌زنند و  هی از خودشان می پرسند:

وای پروردگارا کِی این طرف دهنشو می بنده؟

کی این جلسه تموم میشه؟

کی این سلسله جلسات کسل کننده و بی ارزش و غیر کاری تموم میشه؟

متأسفانه جلسات کاری خسته کننده و بدون برنامه ریزی و مخصوصاً با ساعت‌های متمادی و مخصوصاً در طول یک روز و رگباری همه مارا کلافه نموده است. راستی چه کنیم و چه باید کرد؟ در اینجا شما را با برخی موارد کلی در این خصوص آشنا نموده و راهکارهایی ارائه خواهیم نمود.

شاید در یک نگاه این شش فرمان از همه مهمتر باشد و در نهایت به سراغ صد و یک تکنیک خلاقانه برای برگزاری جلسات بهتر و هدفمندتر و جذاب و لذت بخش تر خواهیم رفت.

اولین فرمان هدف و  پیگیری اهداف

جلسات کاری می‌توانند بسیار بسیار با ارزش و معجزه آسا باشند، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات را به درستی تبیین فرمائید.

۱٫ قدم اول روشن نمودن هدف‌ از برگزاری جلسه مشخص کنید.

۲. افراد مؤثر و درگیر و صاحب امضاء را در جلسات دعوت فرمائید.

۳. مدیریت زمان را به دقت و کاملاً رعایت فرمائید.

۴. لطفاً و حتماً همه صحبت فرمائید.

۵. جلسه را رأس ساعت ذکر شده در برنامه شروع و به پایان برسانید.

۶. آوردن گوشی و تبلت و… به جلسه اکیداً و مطلقاً ممنوع.

اما بهتر است برویم به سراغ مشکلات جلسات در ایران و خاورمیانه چرا نمی توانیم در جلسات به یک اجماع کلی دست پیدا کنیم؟

 مشکلات  همیشگی جلسات :

۱٫ تأخیر در جلسات برنامه ریزی جلسات دیر شروع و اختتام جلسات

۲٫ عدم مدیریت حرفه ای و هدفمند و هوشمند جلسات

۳٫ به طول انجامیدن جلسه سخنرانی های طولانی و خستگی افراد

۴٫ متکلم وحده شدن یک فرد خاص که معمولاً کل مدعوین را کلافه می کند

۵٫ عدم الزام به رعایت نظم و مقررات جلسه و ورود و خروج بدون برنامه و هرج و مرج

۶٫ اساساً افراد اشتباهی در جلسه اشتباهی و اهداف نامشخص

۷٫ عدم تناسب زمان و مکان و موضوع و افراد و…

۸٫ انحراف از مسیر انحراف از تولید محتوا و اساساً نداشتن مدارکه مثبته و مؤثر

۹٫ تک حرفی بی حرفی پرحرفی و یا اساساً عدم انتقاد پذیری و نگرش منفی

۱۰٫ عدم تعهد مدعوین و برگزارگنندگان و بحث و جدل بین افراد و برگزار کنندگان و ناهمگنی بین افراد و تعدد افراد و حضور افراد اشتباهی

۱۱٫ عدم برگزاری جلسات با جلسات متعدد با تواتر زمانی کم و حضار بسیار زیاد و یا کم

معيارهای استاندارد دعوت از شرکت کنندگان

کاملاً واضح و مبرهن است که فرد یا افراد و یا مجموعه های دعوت شده باید با موضوع جلسه کاملاً مرتبط باشند و اگر ارتباطی با موضوع نداشته باشند  و دعوت او بی جهت بوده است، تمایلی به مشارکت سازنده در مباحث جلسات ندارد. لذا بهتر است برای دعوت از افراد، ملاکهای دقيقی مدنظر قرارگيرد.

۱٫ دارا بودن دانش راجع به موضوع جلسه

۲٫ دارا بودن تعهد نسبت به حل مسأله

۳٫ اشراف به موضوع و داشتن اختيار لازم برای مشارکت در تصميم گيری

۴٫ دارابودن وقت کافی برای شرکت در جلسه

۵٫ داشتن تجربه، نظرات و ایده های متفاوت

۶٫ استقلال در اظهار نظر

اداره جلسات

اصول اتخاذ تصميم در جلسات

بحث هایی که در جلسه می شوند جزء دانش سازمان محسوب شده ولی نتيجه جلسه نيستند؛ بلکه ۱ چيز نتيجه جلسه است: تصميم هایی که گرفته ميشوند و ليست اقداماتی که باید انجام شوند.

مسئله یک طيف است که یک سر آن علل هستند و سر دیگر آن موانع و نهایتاً راهکارها هستند. در جلسات           تصميم گيری بحث ها باید هم آزاد باشند و هم متعادل و افراد باید از حملات فردی مصون باشند. یکی از بهترین انواع اتخاذ تصميم، تصميم گيری برمبنای اتفاق نظر است:

۱٫ همواره سياست برنده-برنده را پيش گرفته و در جستجوی قابل قبولترین راه حل باشيد.

۲٫ حتی الامکان از شيوه های رأی گيری، معدل گيری و چانهزنی پرهيز کنيد.

۳٫ هميشه رای اکثریت درست نيست بلکه آخرین راه حل است.

۴٫ نظر خود را تنها به دليل اجتناب از مخالفت با دیگران، تغييرندهيد و آن را با دلایل منطقی بيان کنيد.

۵٫ دستورجلسات را به اجزای ساده تقسيم کنيد.

۶٫ باید تصميمات با توجه به حدود اختيارات گروه اتخاد شوند و اجماع به معنی حق تصميم گيری برای تمام موارد نيست.

۷٫ پافشاری جهت تصویب یک بند، بدون داشتن منطق قوی در واقعبه هدر دادن منابع و زمان است.

برنامه ریزی حرفه ای ادراه جلسات

زمان کاری جلسه، زمان مفيد است که توسط زمان غير مفيد جلسه احاطه می شود. یک جلسه فازهای مختلفی دارد. در فاز اول صورت مسأله روشن شود، سپس بارش افکار انجام شود، جلسه کم کم باید به سمت جمع بندی پيش برود و بعد نتيجه گيری بسيار واضح صورت پذیرد. همچنين باید برای جلسه مقدمات آماده شود و قبل از جلسه و یا در ابتدای جلسه مستندات لازم ارایه شود.

اداره جلسات

سازماندهی جلسات

بهتر است افراد فرصت یابند که حتماً بسته به موضوع چند دقيقه صحبت کنند. سکوت محض یک فرد در کل جلسه یا نشان از دعوت نامناسب وی است یا اینکه مجال اظهار نظر به ایشان داده نشده است؛ لذا وقت دادن به افراد توسط مدیر جلسه خيلی مهم است. افراد در طی جلسه و قبل و بعد از آن یک سری وظایف دارند. نقشهای اصلی در اداره جلسات عبارتند از:

ریيس جلسه۲: کسی است که نظر نهایی و نتيجه جلسه را اعلام می کند. تجربه  نشان  داده  است  که  مدیرانی  که  جلسات  را خود اداره  می کنند، تمایل  دارند که  فعال ترین  فرد جلسه  باشند و تقریباً  ۰۶% از وقت  جلسه  را به  خود اختصاص  می دهند؛ لذا مشارکت  افراد در جلسه  پایين  می آید. مدیر با بيشترین  اختيار و قدرت  تصميم گيری   معمولاً رئيس   جلسه است  که   نقشهای متعددی  را در یک   لحظه ایفا می کند. مثل  مسابقه ای  که  یک  فرد هم  داور و  هم کاپيتان  تيم  است.

راه حل  این  مشکل  جداکردن  نقش  فرایند از نقش قدرت  و تصميم گيری  است. بدین ترتيب  که  مدیر مسئوليت  تصميم گيری  و درگير شدن  با موضوع  را بپذیرد و وظایف  مربوط  به  فرایند را به  تسهيل گر تفویض  کند.

  • معمولاْ دستور جلسه را مشخص می کند و تصميم نهایی را اعلام می کند.
  • فعال است و حق اظهار نظر دارد .

تسهيل گر یا دبير جلسه:

در جلسات بزرگ، وجود تسهيل گر برای کنترل فرایند بحث ها ضروری است ولی به نظر می رسد در جلسات کوچک تر تعيين فردی به عنوان تسهيل گر، لزومی نداشته باشد.

۱٫ در ابتدای جلسه خوش آمدگویی کرده و دستورجلسه را قرائت می کند.

۲٫ در خدمت جمع است ولی ایده جانبدارانه ای ندارد.

۳٫ روالهای مذاکره را مدیریت می کند و درصورت لزوم تغيير می دهد.

۴٫ باید با روشهای طبقه بندی و اولویت گذاری ایده ها آشنا باشد.

۵٫ باید بتواند یک اتفاق نظر و اجماع ایجاد کند.

۶٫ باید افراد را در مقابل حملات شخصی محفاظت کند.

۷٫ باید مطمئن شود که همه فرصت کافی برای اظهار نظر دارند و نباید به یک فرد خاص بيش از حد توجه کند.

۸٫ تهيه و ارائه محتوای آموزشی مرتبط با موضوع جلسه (در صورت نیاز)

منشی جلسه:

فردی است که محتوای جلسه را ثبت می کند.

  • فردی است که نه ایده ای بيان می کند و نه ایده ها را ارزیابی کند.
  • صورتجلسه را ثبت و در آخر جلسه قرائت می کند.

اعضای جلسه:

همان مدعوینی هستند که داده های اصلی جلسه را می دهند.

  • باید قواعد بحث را رعایت کنند؛ افراد حق نقد دارند ولی حق توهين ندارند.
  • هيچکس صحبت دیگری را قطع نمی کند.
  • هيچکس بيش از حد صحبت نمی کند.
  • همه قبل از اظهار نظر از تسهيل گر اجازه می گيرند.

اداره جلسات

انواع جلسات 

جلسات سازمانها را براساس هدف یا براساس برنامه زمانی برگزاری آنها، می توان به صور متفاوتی طبقه بندی نمود. گاهی هدف از جلسه تبادل اطلاعات و گزارش دهی است و گاهی توجيه و قانع کردن دیگران برای انجام کار و گاهی تصميم گيری درمورد یک مساله است. بطور کلی جلسات را به چهار نوع می توان تقسيم نمود:

۱٫ جلسه حل مساله:

مسأله می تواند شامل ابهام درمورد یکسری مقررات جدید یا تضاد درمورد تقسيم کارها باشد و آنچه اهميت دارد این است که وضعيت موجود باید تغيير یابد. بسته به ماهيت مسئله، این جلسات می توانند در سطوح خرد یا کلان تشکيل شود.

جلسه حل مسائلی مانند مشکلات کارآموزی دانشجویان در بخش ها یا افزایش حجم کارها به دليل کمبود نيروی انسانی و نظایر آن تنها زمانی خوب جواب می دهد که تمایل به تغيير در جلسه وجود داشته باشد. معمولاْ جلسات حل مساله لازم است افراد دارای دانش و تخصص مرتبط با جلسه، دعوت شوند.

۲٫ جلسه سياستگذاری:

جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مسأله است درحالی که در یک جلسه سياستگذاری فشار برای اتخاذ تصميم  نهایی است. درصورتی سازمان از ساختار سلسله مراتبی پيروی می کند، جلسه باید تصميم گيرنده نهایی داشته باشد و لذا در این جلسات باید ذینفعان اصلی که وظيفه حمایت و یا اجرای سياست را برعهده دارند، باید حضور داشته باشند. قبل از جلسه باید اطمينان حاصل شود که همه افراد از نحوه تصميم گيری آگاه هستند و آن را قبول دارند.

جلسات تدوین آئين نامه ها و دستورالعمل یا سياست های تخصيص منابع در سطوح خرد یا کلان از این دست هستند.

در برخی از موارد مدیران قبل از تشکيل چنين جلساتی، تصميم را خود اتخاذ می کنند و از افراد به طور صوری استفاده می کنند؛ در چنين مواردی بهتر است به جای جلسه تصميم گيری یک جلسه استفاده از اطلاعات تشکيل شود و مدیر تصميم خود را بگوید.

۳٫ جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی:

درصدی از جلسات اداری مخصوص گزارش دهی و استفاده از اطلاعات است. مبادله اطلاعات، حکم اکسيژن برای هر سازمان اداری است و درنتيجه عدم اطلاع رسانی، شایعه پراکنی و سوءظن در بين اعضاء سازمان پرورش می یابد. تعاملات این جلسات یکطرفه بوده و محدودیتی در تعداد شرکت کنندگان وجود ندارد.

۴٫ جلسه ارزیابی و ارائه بازخورد:

پویایی جلسات بازخورد، متفاوت از جلسات گزارش دهی است و در این جلسات امکان تعامل دوطرفه وجود دارد. در چنين جلساتی افراد جهت اظهارنظر و ارائه پيشنهاد به جلسه دعوت می شوند؛ لذا باید از دعوت سياسی یا احساسی افراد اجتناب نمود و تنها افراد صاحبنظر درمورد موضوع جلسه باید دعوت شوند.

جلساتی از قبيل جلسات ابلاغ پيش نویس برنامه ها و دستورالعمل ها و جلسات شوراها برای تصميم گيری درمورد ارتقای کارکنان ،جلسات تحليل نتایج ارزیابی درونی یا بيرونی واحد یا سازمان برای دریافت دیدگاه های صاحبنظران و اصلاح رویه های موجود، از این دست هستند.

این گونه جلسات ارزشمند هستند چرا که هریک از افراد فرصت مشارکت و گوش دادن به نظریات دیگران را دارد. برخلاف جلسات گزارش دهی، جلسات بازخور باید سازمان یافته و برنامه ریزی شده باشد تا بتوان شرایط حداکثر استفاده از مشارکت صاحبنظران را فراهم آورد.

از نقطه نظر زمانی نيز می توان جلسات را به جلسات سریالی یا جلسات موردی طبقه بندی نمود:

جلسات سریالی:

جلساتی هستند که معمولاْ در فاصله زمانی منظمی برگزار می شوند. دستور کار این جلسات می توانند مسائل روزمره واحد یا سازمان باشند و یا اینکه دستور کاری که جلسات برای آن تشکيل می شوند بسيار گسترده بوده و رسيدگی به آن نيازمند سری جلسات منظمی است که تا حل مسئله ادامه می یابد.

همواره باید دقت شود که فاصله بين جلسات سریالی معقول باشد زیرا کم و یا زیاد بودن فاصله ها، می توانند به هدف جلسه آسيب وارد نمایند. همچنين در این جلسات باید افراد ثابت، حضور داشته باشند. در ابتدای هر جلسه مشخص شود که در جلسات قبل چه گذشته، تا حتی الامکان افراد به مباحث قبل بر نگردند و مدیریت زمان جلسه از دست نرود، مگراینکه واقعاٌ تصميم و یا صحبت اشتباهی پيش آمده باشد که نياز به بازنگری داشته باشد. انتهای هر جلسه نيز باید دستور کار جلسه بعد مشخص شود.

جلساتی از قبيل جلسات شورای مدیران، جلسات گروه های آموزشی، جلسات کميته ها و شوراها، جلسات تدوین برنامه استراتژیک معاونت، از این دست هستند.

جلسات موردی:

این جلسات بصورت موردی و بنا به صلاحدید مسئولين واحدها یا سازمان برای رفع یک مشکل و یا برای برنامه ریزی برای بهره برداری بهتر از فرصت ها و توسعه سازمان، تشکيل می شوند و ملاك دعوت از افراد در این جلسات دانش یا تجربه آنها درزمينه مورد بررسی است. نکته بسيار مهم در این جلسات این است که افراد مدتی قبل از حضور در جلسه از موضوع جلسه مطلع شوند تا بتوانند با آمادگی بيشتری در جلسه شرکت کنند. همچنين ارائه یک مقدمه درمورد ماهيت موضوع مورد بررسی و تحليل وضعيت موجود آن با استفاده از اسناد، آئين نامه ها، مدارك و یا اطلاعات مربوط به موضوع، در ابتدای جلسه ضروری است.

تکنيک شش کلاه تفکر

تکنيک شش کلاه تفکر به منظور مدیریت اثربخش اندیشه ها در جلسات، مورد استفاده قرار می گيرد. این تکنيک از شش کلاه با رنگ های سفيد، قرمز، سياه، زرد، سبز و آبی که هر رنگ نشان از نوع اصول و شاخص های حاکم در هر کلاه است، تشکيل شده است. منظور از کلاه در این روش، برگزیدن شيوه ای خاص از حالت روحی و یا نقش اجتماعی و نوع تفکر مرتبط با آن است. به تعبير دیگر باسرگذاشتن هر کلاه، هر فرد نقش خاص آن کلاه را در فرایند حل خلاق مساله در جلسه ایفا خواهد کرد.

تصور کنيد به  یک  جلسه  قدم  گذاشته اید و شما مسئول  نظم دهی، هدایت و نتيجه گيری از آن جلسه  هستيد، در اینجا کلاه  آبی را بر سر شما خواهند گذاشت!

رنگ  آبی، نماد آسمان آبی رنگ است و کسی  که کلاه آبی بر سر خود می گذارد کارگردانی است که  باید بتواند همچون  یک  نرم افزار افکار جاری  در محيط  جلسه  را در ذهن  خود به  نظم  دهد. با کلاه  آبی  اولویت ها و محدودیت ها تعيين  می شود.

اکنون  بر روی  صندلی  خود بنشيند و موضوع  و یا مشکل  مورد بحث  را بر روی  تخته سياه  بنویسيد.

در نخستين  اقدام  و با هدایت  شما همه اعضا باید کلاه  سفيد را بر سر بگذارند و در مورد موضوع  بيان  شده  بياندیشند. کسی که کلاه سفيد بر سر می گذارد باید بطور موقت  نظراتش  را به  بایگانی  ذهنش  بسپارد و هر چيزی  که در مورد موضوع  مورد بحث  می داند بيان  کند.

حال  شما باید اطلاعات  به  دست  آمده  از حاضرین  در جلسه  را جمع بندی  کنيد و اعضای  جلسه  را وارد مرحله  بعد کنيد تا با گذاشتن  کلاه  قرمز بر سر، شروع  به  تفکر کنند. اگر بطور مداوم به  احساسات  اجازه  بروز ندهيم  بدون  شک  ناخواسته، در تصميم گيری ها وارد شده  و چه بسا سبب  بروز مشکلاتی  برای  ما شوند. در این مرحله دیگر نيازی  به  استدلال  نيست. کسی  که  کلاه  قرمز بر سر می گذارد باید اجازه  دهد احساسات  و عواطف  بر او حاکم  شود  و چنين  جملاتی  را به  زبان  آورد:

«اگرچه  همه  آمارها و اطلاعات  احتمال  موفقيت  می دهد اما احساسم  می گوید، موفق  نمی شویم »

«اگرچه  اطلاعات  و آمار احتمال  موفقيت  نمی دهند اما احساسم  می گوید، موفق  می شویم »

پس  از اینکه  تمام  نظرات اعضای  جلسه  ارایه  شد، شما اقدام  به  جمع بندی  تراوشات  فکری  حاضران  کرده  و آنگاه به مرحله بعد  قدم بگذارید و اجازه  دهيد حاضران  کلاه  سياه  را بر سر بگذارند. با گذاشتن  این  کلاه  بر سر نباید احساسات  منفی بدون  منطق  بيان  شوند بلکه  فرد باید دیدگاه های  منفی  خود را در خصوص  موضوع  به  صورت  منطقی  بيان  کند. امروزه  بسياری  از مردم  کلاه های  سياه  رنگی  بر سر می گذارند که  تنها با احساسات  منفی  همراه  است  که  در آن  از منطق  خبری  نيست  ولی اگر از این  کلاه  به خوبی  استفاده  شود، می تواند ما را از مخاطراتی  که  در آینده  از چشمان  ما دور می ماند آگاه  کند.

منفی بودن اصولاً آسان تر است؛ اثبات  خطای  دیگران  برای  ما رضایت  در پی  دارد و حمله  کردن  به  یک  دیدگاه  در ما احساس  برتری  می بخشد و برعکس  ستودن  یک  نظر، سبب  می شود در خود احساس  کنيم  با فرد برتری  روبرو شده ایم اما در این  مرحله، افراد باید اشتباهات و موارد نادرست  موجود در موضوع  را با دلایل منطقی مطرح  کنند.

نتایج  بحث های  کلاه سياه هم  توسط  شما جمع بندی  شده  و آنگاه  اجازه  دهيد حاضران  کلاه  زرد را بر سر خود بگذارند و شروع  به  تفکر مثبت  کنند. زرد، نماد آفتاب  است  و آفتاب  شروعی  برای  سازندگی ، شادابی  و خوش بينی  است. فرد با گذاشتن  کلاه  زرد تلاش  می کند به  نکات  ارزشمند و مثبت  موضوع  بنگرد و شما باید بار دیگر به  جمع بندی  نظرات  به  دست  آمده  بر اثر کلاه  زرد بپردازید.

اکنون  حاضران  باید کلاه  سبز را بر سر بگذارند. کلاه  سبز، کلاه  خلاقيت است که  می تواند به تغيير منجر شود.

هرگاه  تمامی  بحثها درمورد مسئله با بن بست  روبرو شد باید به  مدد خلاقيت  راههای  جدیدی  کشف  شوند. حال  فرصتی  به  حاضران  دهيد تا ایده های  نو ارایه  کنند و آنگاه  به  ثبت  این  ایده ها پرداخته  و به  جمع بندی  نظرات  بپردازید. بدون  شک  برای  خلاقانه  اندیشيدن  باید فرهنگ  خلاقيت  را بر فضای  جلسه  حاکم  کنيد.

اکنون  شما باید تلاش  کنيد که  با کلاه  آبی  که  از ابتدای جلسه بر سر گذاشته اید به  ارزیابی  نتایج  پرداخته  و به  یک  جمع بندی  مناسب  برسيد و در نهایت  در جهت  حل  مشکل  یا پيگيری  مورد نظر تصميم  نهایی  را بگيرید.  بدون  شک  هر یک  از اعضا می توانند کلاه  آبی  را به  امانت  گرفته  و در اتخاذ تصميمات  به  شما کمک  کنند.

در پایان  شما در می یابيد هنگامی  که  جلسه  را اینگونه  مدیریت  می کنيد، دیگر تنها شاهد آن  نخواهيد بود که  یک  فرد تنها با کلاه  سياه  به  جلسه  قدم  بگذارد و یا فرد دیگری  تنها با کلاه  قرمز تفکر کند؛ بلکه  همه  مجبورند با شش  کلاه  مذکور تفکر کنند.

منبع: کتاب انسان آفرینش گر (انتشارات جهاد دانشگاهی واحد تربيت معلم)

نکات قابل توجه در مدیریت جلسات

گروه فکری:

گروه فکری وقتی ایجاد می شود که افراد به یکسان فکرکردن گرایش داشته باشند دلایل آن می تواند شامل حس به هم پيوستگی و وفاداری و اعتماد، اشتياق زیادی برای توافق، عدم تمایل برای زیر سوال بردن باورهای مشترك، ترس از اعتراض یا مخالفت، باشد.

یکی از بهترین راهها برای جلوگيری از پيامدهای گروه فکری، حصول اطمينان از این است که اعضای جلسه غيرمتجانس هستند. به عبارت دیگر باید مطمئن شد که افراد با نقطه نظرات مختلفی در جلسات تصميم گيری و حل مساله حضور دارند.

وقتی که همه افراد از یک بخش باشند و سابقه و تجربه مشابهی هم داشته باشند و این افراد برای جلسات گزارش دهی و استفاده از اطلاعات بسيار مناسب هستند. اما وقتی مشکلی بروز می کند باید از افراد دیگری دعوت شود.

نگاه به آینده:

هنگام بحث در مورد مسأله از به حاشيه رفتن مباحث جلوگيری کنيد و همواره به آینده فکر کنيد. از شرکت کنندگان بپرسيد که” از این به بعد چه باید کرد؟” و “چه انتخابهایی برای آینده داریم؟” و نه اینکه “چه کسی مقصر است!”

مدیریت شرکت کنندگان :

شرکت کنندگانی را که به همه چيز معترض هستند و با مطرح نمودن موضوعات بيهوده حق ابراز نظر دیگران را از بين ميبرند، کاملاً کنترل نمایيد.

شرکت کنندگانی که با صحبت های حاشيه ای وقت جلسه را می گيرند را با تذکرات غيرمستقيم درمورد محدودیت زمان و با جلب مشارکت سایر شرکت کنندگان، کنترل کنيد.

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

https://www.زبان-بدن.com

اینستاگرام: maziyare-mir

ایمیل: mazyarmir.com@gmail.com

شماره تماس: ۰۹۱۲۵۲۸۱۹۵۲

اخلاق حرفه ای

اخلاق حرفه ای

اخلاق حرفه‌ای فراتر از مسئولیت و زمان و مکان است . مازیار میر

هر مجموعه سازمانی دارای کدهای اخلاقی متناسب با ساختار حرفه ای خود است که اخلاق حرفه ای نام دارد. برای مثال هم باید بگویم که آموزش عالی نیز نظامی حرفه ای است و اساتید دانشگاه ها به عنوان افرادی که مسئولیت تعلیم و تربیت دانشجویان را بر عهده دارند باید از اصول اخلاق حرفه ای معلمی آگاهی داشته و به آن پایبند باشند. رعایت اخلاق آموزشی تضمین کننده سلامت فرایند یاددهی – یادگیری در دانشگاه است و موجب افزایش تعهد پاسخگویی مدرسان نسبت به نیازهای دانشجویان می شود شاید صندلی خالی برخی دانشگاهها و یا دانشجویان بی انگیزه و بدون بنیه علمی بخاطر عدم وجود اخلاق حرفه ای اساتید رقم خورده است.
هدف این سلسله مقالات که برای دانشجویان ارشد آموزش عالی کشور طراحی و تبین شده است، در واقع تبیین اخلاق حرفه ای برای مدیران مالهای بزرگ ایران بوده و در آن استانداردهای اخلاقی مدیران از دو منظر الگوی آموزشی برای کارکنان و پرسنل و  کل مجموعه و دوم  عملکرد به این منظور گزیده ای از دستورات اخلاقی اسلامی و دستورات علمای علم اخلاق حرفه ای در دستور کار قرار گرفته است  در ارتباط با این موضوع به قوانین برخی از کشورها در زمینه اخلاق حرفه ای نیز اشاراتی شده است…

مدل آموزشی که بر اساس آن سالها است که این درس را تدریس میکنم با نمایش فیلمهایی پیرامون تفکر چند بعدی و تفکر سیستمی اصول علمی تمرکز برای حل مسئله و برون رفت از بحران و همچنین مهارتهای گفتگو  و زبان بدن ویژه مدیران و….
بر اساس مبانی اخلاق حرفه ای مدیر یک مجموعه باید در دو بعد خود را ملزم به رعایت اصول اخلاقی بداند؛ اول، به جهت جایگاه تأثیرگذاری که بر رفتار و افکار کارکنان و پرسنل و حتی به لحاظ جذب مشتریان روی مشتری دارد و در این خصوص باید خود را آراسته به فضایل اخلاقی نماید و بداند مؤثرترین روش در انتقال ارزش های اخلاقی مثبت، آشکار شدن آن ها در رفتار واقعی مدیران و سرپرستان یک مال بزرگ ایرانی است.

دوم، به جهت وظیفه ای که در قبال برآوردن نیازهای پرسنل و انتظارات مدیریت مجموعه دارد، باید با رعایت حداکثری اصول اخلاقی در انجام وظایف حرفه ای، مسوولیت های تعریف شده خود را به بهترین نحو به انجام رساند.

اخلاق حرفه‌ای(professional ethics)، یکی از زمینه‌های دانش مدیریت به‌شمار می‌رود اما همه نظریه‌‌های مدیریت نسبت به اخلاق سازمانی موضع‌گیری یکسانی ندارند. اخلاق حرفه‌ای مجموعه‌ای از اصول و استانداردهاست که رفتار افراد و گروه‌ها را تعیین می‌کند در واقع، اخلاق حرفه‌ای، یکسری فرایندهای مبتنی بر فکر و جهت‌یابی دارد و یک فرایندهایی نیز برای تحقق این اندیشه‌ها. به عبارتی اخلاق حرفه‌ای، سبک چگونه زیستن و چگونه رفتار کردن در یک تخصص و در یک محیط تخصصی اعم از فردی و سازمانی را تعیین می‌کند.

متأسفانه هنوز اخلاق حرفه‌ای برای مالهای ایرانی هنوز تدوین و تبیین نشده است، و ما در این سلسله مقالات سعی داریم این اصول و اخلاقی علمی و مدیریتی را تدوین کنیم.

باید اذعان نمود اخلاق حرفه ای در مالهای ایرانی سلسله واکنش‌ها و رفتارهای مقبول و پذیرفته شده ایی است که بخش‌های مهمی از آن‌ها در تخصص‌های مختلف از سوی سازمان‌ها و مجامع تخصصی، صنفی و حرفه‌ای برای مطلوب بخشی به روابط اجتماعی، به صورت آیین نامه و قانون می‌آید مازیار میر به شدت  معتقد است که اولاً همه‌ی اخلاق حرفه‌ای را نمی‌توان بصورت رسمی تبیین و تعریف کرد و ثانیاً نمی‌توان همه‌ی ابعاد اخلاق سازمانی و یا حرفه‌ای را از اخلاق فردی، شغلی و یا کار تفکیک نمود. به طور عام، مبانی اخلاق حرفه‌ای و انتظارات اجتماعی برخاسته از آن عبارتند از: صداقت، عدالت، امانت‌داری و وفاداری در جریان کسب و کار. مثلاً کسی که امانت‌داری ندارد، دغدغه حفظ اموال عمومی و استفاده بهینه و بهره‏‌وری از امکانات و اختیارات را ندارد. به طور دقیق و خاص نیز می‌توان اخلاق حرفه‌ای را علاوه بر رعایت این موارد، در آیینه‌ی مسئولیت اجتماعی، تعهد اجتماعی و انطباق اجتماعی تفسیر نمود. با این توضیح، در ورود به این بحث‌ها، معلوم می‌شود اخلاقی بودن در حرفه و یا شغل و یک فعالیت، صرفاً دانستن نیست، بلکه خواستن، مهارت‌یابی و یافتن بینش نیز هست. خلاقیت و ابتکار عمل را هم شامل می‌شود. بنابراین برای نیل به اخلاق حرفه‌ای هم ژرف‌اندیشی لازم است و هم این مفهوم دامنه‌ی وسیعی را در بر می‌گیرد.

اما تعریف اخلاق حرفه ای

اخلاق حرفه ای، مجموعه ای از اصول و استانداردهای سلوک بشری است که رفتار افراد و گروهها را تعیین می کند در حقیقت، اخلاق حرفه ای، یک فرایند تفکر عقلانی است که هدف آن محقق کردن این امر است که در سازمان چه ارزش هایی را چه موقع باید حفظ و اشاعه نمود(فرامرز قراملکی،۱۳۸۲).

اخلاق حرفه ای مجموعه ای از کنش ها و واکنشهای اخلاقی پذیرفته شده است که از سوی سازمانها و مجامع حرفه ای مقرر می شود تا مطلوب ترین روابط اجتماعی ممکن را برای اعضای خود در اجرای وظایف حرفه ای فراهم آورد (آزاد،۱۳۷۳)

مبانی اخلاق حرفه ای و انتظارات اجتماعی که عبارتند از:

۱٫ صداقت و راستگویی ۲٫انصاف و برابری۳٫ امانت داری۴٫وفاداری و احساس مسؤلیت اجتماعی

اخلاق حرفه ای نوعی تعهد اخلاقی و وجدان کاری نسبت به هر نوع کار، وظیفه و مسئولیت است. اخلاقی بودن درحرفه حاصل دانستن، خواستن، توانستن و نگرش است ( فرامرز قراملکی،۱۳۸۲).

اما مراحل کاربردی نمودن اخلاق در رفتار افراد و گروه ها به قرار ذیل می باشد:

۱٫  موفقیت از اخلاق حرفه‌ ای سرچشمه می‌ گیرد  ۲٫ اخلاق حرفه‌ ای از اعتماد آفرینی ایجاد می ‌شود   ۳٫اعتماد آفرینی از پیش‌ بینی رفتار ایجاد می ‌شود ۴٫ پیش‌ بینی رفتار از مستمر بودن و قانونمند بودن رفتار سرچشمه می‌ گیرد ۵٫ مستمر بودن و قانونمندی از مسئولیت ناشی می ‌شود ۶٫ مسئولیت از قانون و باورهای فرد شکل می ‌گیرد.

در واقع می توان گفت این باورها و اعتقادات شخصی است که فرد را مسؤلیت پذیر و قانونمند می نماید و نتیجه قانونمند بودن فرد، این است که می توان رفتار وی را پیش بینی نمود. پیش بینی پذیری رفتار نیز منجر به اعتماد آفرینی خواهد شد و این همان اخلاق حرفه ای است که بر پایه باورها و اعتقادات فردی شکل گرفته است.

از این رو، هدف آموزش اخلاق حرفه ای انتقال اطلاعات و یافته های علمی نیست. بلکه تصحیح و  تقویت انگیزش، ارتقاء مهارت، افزایش توان وتحول نگرش هداف اصلی آموزش اخلاق حرفه ای است.

مبانی نظری اخلاق حرفه‌ای برای مالهای بزرگ ایرانی

الگوهای رفتاری در سطح نهادها و سازمان‌های اجتماعی، وحدت‌بخش جامعه است. تعریف کلی الگوهای اخلاقی و رفتار ارتباطی، مسئولیت‌پذیری در برابر حقوق افراد است. جامعه و مخصوصاً جامعه مجتمع های چند منظوره از حیث تعامل سازمان‌ها و نهادهای اجتماعی در آن و نیز از نظر رفتار ارتباطی افراد، متضمن مسائل فراوانی است.  اخلاق، سامان‌دهنده رفتار ارتباطی در مقیاس فرد، سازمان، جامعه و روابط در سطوح مختلف است. رفتار ارتباطی درون‌شخصی و برون‌شخصی فرد در زندگی شخصی و زندگی شغلی، از طریق اخلاق سازمانی و انسجام می‌یابد. همچنین رفتار ارتباطی سازمان با محیط و نیز تعامل نهادهای اجتماعی با یکدیگر، در دو سطح درون سازمانی و برون سازمانی، بر مبنای اخلاق قوام می‌یابد. برای تعیین مؤلفه‌های کاربردی اخلاق حرفه‌ای برای مجتمع های چند منظوره، می‌توان از اصول راهبردی اخلاق حرفه‌ای  استفاده کرد.

اصول راهبردی اصلی عبارت‌اند از: احترام اصیل و نامشروط به انسان‌ها، رعایت آزادی انسان‌ها، برقراری عدالت در مورد انسان‌ها، امانت‌ورزی در رفتار و بینش شخصی.

اخلاق حرفه‌ای در نظام اداری جمهوری اسلامی باید هویت اسلامی داشته باشد و مبتنی بر اخلاق اسلامی شکل بگیرد. برای داشتن هویت اسلامی اخلاق حرفه‌ای در کشورمان، به چهار دلیل عمده می‌توان اشاره کرد:

الف) از لحاظ فرهنگی به دلیل وابستگی فرهنگی و سایر مؤلفه ها مشتریان و ارباب رجویان را طبقه بندی و دسته بندی کنیم.

ج) نیاز به پویایی درون سازمانی با توجه به مواجهه آن با چالشهای محیطی و فرا محیطی و رقبا.

د) از لحاظ جو حاکم بر مجموعه های چند منظوره تمامی نظارت و قدرت و رفتارها باید سوق داده شود به سوی اخلاق حرفه ای و برای رسیدن به اخلاق ناب حرفه ای

نظام اخلاق اسلامی به گونه‌ای است که با اخلاق حرفه‌ای در هم آمیخته و تفکیک‌ناپذیر است؛ زیرا در این نظام ملاک نهایی و نهایت سعادت بشری، الله است و انسان در مقام خلیفه و جانشین الهی در زمین، محور توجهات اخلاقی است؛ بدین معنا که خشنودی انسان و خدمت به او موجب رضایت و تقرب به خداوند می‌شود؛ از این‌رو، نظام اخلاق اسلامی با توجه به ملاک نهایی، در صدد است با ارائه دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های اخلاقی در سطح حرفه و زندگی اجتماعی و همچنین با در نظر گرفتن پیشرفت‌های مادی در جهت بهبود زندگی انسان‌ها، زمینه سعادت و کمال حقیقی بشر را فراهم آورد.

درباره مورد اخیر باید گفت در اخلاق حرفه‌ای اسلامی، ملاک نهایی اخلاق همانا خواست خداوند ـ خیر مطلق ـ است. مهم‌ترین اصول راهبردی که می‌توانند منشأ شکل‌گیری مؤلفه‌های کاربردی اخلاق حرفه‌ای (اسلامی) شوند، عبارت‌اند از: الف) کرامت انسانی؛ ب) آزادی فردی؛ ج) عدالت اجتماعی در مفهوم عام قرار دادن هر امری در جایگاه شایسته آن؛ د) امانت‌ورزی در دو سطح امانت‌داری و بینش امانت‌نگری در این بین، اصل چهارم مهم‌ترین اصل (اصل‌الاصول) است.

مفهوم امانت‌داری در کسب‌وکار، قابل تجزیه به سه پرسش است:

۱٫ چه چیزی در کسب‌وکار مورد امانت قرار می‌گیرد؟

۲٫ مراد از امانت‌داری در قبال آن امور چیست؟

۳٫ صاحبان امانت کیستند؟ البته امانت‌داری در حرفه نمی‌تواند به معنای عدم تصرف باشد؛ زیرا تصرف و به‌کارگیری مقوم کسب‌ و کار است؛ بلکه تصرف در حرفه دو گونه است: امانت‌دارانه و غیرامانتدارانه. در این زمینه تصرف امانت‌دارانه استفاده بهینه و شایسته است.

عوامل مهم اخلاق حرفه‌ای در مجموعه های چند منظوره

الف: استقلال در اخلاق علمی

این عامل مانند اخلاق در هر نظام حرفه‌ای دیگر باید منعکس‌کننده هنجارهای درونی حرفه و احساس تعهد اخلاقی از سوی خود حرفه‌ای‌ها و نهادهای تخصصی آنها باشد، نه آنکه در قالب بایدها و نبایدهای اخلاقی به آنها تحمیل و قبولانده یا گوشزد شود. برای مثال، یک مدیر باید در حرفه خود مسائلی مانند صداقت، دقت، قابل اعتماد بودن، گشوده بودن به فضای انتقاد و ارزیابی، پرهیز از جزمیت، احترام به زیردستان و اطرافیان، توجه به حریم خصوصی و مسئله حفظ اسرار افراد را سرلوحه خویش قرار دهد.

ب) خودفهمی حرفه‌ای

پایه و اساس اخلاق، خودفهمی حرفه‌ای است. افراد تنها با فهمی از کار و فعالیت حرفه‌ای خود، فلسفه آن و نسبتش با زندگی مردم است که به درک اخلاقی از آن نائل می‌آیند و در نتیجه، در مناسبات خود با طبیعت و جهان پیرامون خود، نوعی احساس درونی از تعهد به آن ارزش‌ها پیدا می‌کنند.

ج: بی‌طرفی و عدم جانب‌داری

از مهم‌ترین اصول اساسی که در اغلب اسناد و مباحث مربوط به اخلاق حرفه‌ای علمی مورد تأیید قرار می‌گیرد، رعایت عینیت‌گرایی و بی‌طرفی است. فردی که اخلاق حرفه‌ای را در زندگی شغلی‌اش به کار می‌گیرد، نباید جانب‌داری غیرعقلانی نسبت به منبعی که دارای صفات غیراخلاقی است نشان دهد.

د) فراتر رفتن از مفهوم معیشتی

تا زمانی که فقط درگیر مسائل فیزیولوژیکی باشیم، توجه به مسائل دیگر کم‌رنگ‌تر خواهد بود. معنای اخلاق حرفه‌ای با عبور از مفهوم معیشتی آن به عرصه ظهور می‌رسد. زمانی که افراد در فعالیت و کسب‌وکار حرفه‌ای خود از سطح گذران زندگی مادی فراتر می‌آیند، دست‌کم سه سطح دیگر از فعالیت‌های علم و فناوری برای آنها معنا می‌یابد:

۱٫ احساس کارآیی، اثربخشی و تولید کیفیت به عنوان ارزش افزوده

۲٫ احساس خدمت به مردم و مفید واقع‌شدن

۳٫ احساس رهاسازی از طریق باز توزیع فرصت‌ها و نقد قدرت

به نظر می رسد عدم توجه به این مسائل در مجتمع های چند منظوره و شرکتهای بزرگ و کوچک مرز بین موفقیت و شکست و یا آینده موفق و یا ناموفق خواهد بود طول مدت زمان در اثبات این مدعا و نگاهی به شرکتهای بزرگ و مالهای بزرگ جهان نشان دهنده درستی این مسئله است…. ادامه دارد.

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

http://www.زبان-بدن.com

اینستاگرام: maziyare-mir

ایمیل: mazyarmir.com@gmail.com

شماره تماس: ۰۹۱۲۵۲۸۱۹۵۲

تفکر سیستمی

تفکر سیستمی

تفکر سیستمی جیست؟

سیستم به دسته ای از عناصر اطلاق می گردد که برای انجام روش کار و یا تولید و یا هر گونه فعل دیگری با هم به اشتراک و یا تعامل دست پیدا می کنند. تفکرسیستمی بخشی از حوزه‌ی پویایی‌شناسی سیستم است که در اواخر دهه پنجاه میلادی  توسط جی فارستر (J. Forrester)، استاد دانشگاه آمریکایی (MIT) پایه گذاری شد

دکتر فارستر پی برد که برای امتحان ایده‌های جدید یک سیستم‌ اجتماعی، به روشی  مثبت و با بهره وری بیشتر  به روش آزمودن ایده‌های مهندسی نیاز است. تفکر سیستمی این موقعیت را برای ما میسر مینماید که  با شناخت همه جانبه و کلی و جزئی از هر سیستمی به نقاط ضعف و قوت آن پی برده و در رفع و بهبود آن تلاش نمائیم و در زمان کوتاهتری به نتایج بهتر و مثبت تری دست پیدا کنیم .

باید اذعان نمود که تفکر سیستمی معجزه نمی کند اما باعث می شود که بتوان مشکلات و نقایص را بهتر و بیشتر و در بازه زمانی کوتاه تری دید و در بازه زمانی بلندتری به درک مشکلات و نقاط ضعف های ناشی از آن رسید و در نهایت برای همه این مشکلات چاره اندیشید. دقیقاً مانند  دانش مهندسی که به ما این قدرت را می دهد فهم دقیقتر و بهتر و همه جانبه ای از سیستم های مکانیکی و یا… داشته باشیم و برای بهبود و توسعه و گسترش مشکلات و یا رویه ها راهکارهای مناسب تری اتخاذ نمائیم.

نگرش سیستمی

نگرش سیستمی از پایه با نگرش سنتی متفاوت است. در نگرش سنتی، اجزا به صورت منفرد و جدای از یکدیگر بررسی و مطالعه می شوند اما در نگرش سیستمی، اجزا با توجه به ارتباطی که به یکدیگر دارند مطالعه می شوند. در نگرش سیستمی به جای اینکه کل را به اجزا ترکیب دهنده آن تقسیم کند، در تلاش است تا نگاه خود را وسعت بخشد و هرچه بیشتر، تعاملاتی که بین اجزا و کل سیستم با دیگر سیستم ها دارد، آن را بررسی کند. گاهی نگرش سیستمی، نتایجی کاملاً متفاوت با نگرش سنتی دارد به خصوص اگر سیستم مورد مطالعه پویا بوده و تأثیر پذیری اش از منابع درونی یا بیرونی زیاد باشد.

از این رو تفکر سیستمی برای حل این مسائل، کاربرد زیادی دارد: موضوعات پیچیده، موضوعاتی که وابسته به دیگر موضوعات هستند، و موضوعاتی که نتیجه تعامل دیگر موضوعات هستند. به عنوان مثال، تفکر سیستمی در موارد زیر کارائی خود را به اثبات رسانده است.

– سیستم های پیچیده ای که افراد آن نباید فقط به وظایف و اهداف خود نگاه کنند بلکه باید اهداف کلی (مثلاً منافع ملی) را در نظر داشته باشند.

– حل مشکلاتی که ناشی از تصمیم های غلط گذشتگاه بوده است.

– مواردی که هر اقدام تأثیر گذار یا متأثر از محیط بیرونی (طبیعی یا سیاسی) خود است.

– مسایلی که راه حل آن آشکار نیست.

کاربرد تفکر سیستمی

تفکر سیستمی برای شناخت و حل مسایل پیچیده، مسایلی که دارای تعداد زیادی عوامل تأثیرگذار یا تأثیر پذیر است و مسایلی که در پیامد بلند مدتشان مشخص نیست بسیار مؤثر و کاربردی است.

تفکر سیستمی مجموعه تکنیکهای حرفه ای برای مقابله با سخت ترین مسائل

در جامعه امروز جهانی و حتی ایرانی بسیاری از مسائل و مشکلاتی که امروزه گریبان‌گیر نسل بشر شده اند به عناصر پیچیده ای وابسته هستند و عناصر بسیار متعددی بصورت مستقیم و غیر مستقیم در آن نقش دارند.

معضل ترافیک امروز تهران و یا معضل آلودگی هوای امروز کلان شهرهای تهران نتیجه بسیار ی از اقدامات ریز و درشت شهرداری تهران و مدیریت شهری است اما نباید ساده از این مسئله گذشت که این مشکل به همه عوامل اجرائی و وزارتخانه ها بازمی گردد این مشکل یک روز و دو روزه بروز نکرده است و یک عقبه یک یا دو یا سه و حتی ۴ دهه را با خود بدنبال دارد اقدامات ضربتی در این خصوص کار را درست که نکرده است تازه کار را بدتر از بد نموده است و این در حالی است اقدامات بلند مدت هم راه به جایی نبرده است. اقدامات متوسط هم با شکست مواجه شده است و بسیاری از زحمات ریز و درشت دیگر را تحت تآثیر قرار داده است. آری تمامی اقدامات پیچیده و موردی و یا دامنه دار و همه و همه این رفتار و نتایج حاصل از راهکارهای مرسوم معمولاً به قدری کوچک  ضعیف هستند که بر سر چشم‌انداز حل اثربخش مسئله مانع ایجاد می‌کنند. یکی از مزایای مهم تفکر سیستمی، توانایی مواجهه‌ی اثربخش با این سلسله مسائل و یا یک سری از  مسائل و ارتقای تفکرات به سطحی قابل قبول است که منجر به کسب نتایجی استثنایی و بسیار مطلوب حتی در شرایط پیچیده و بغرنج خواهد شد مانند حمله های پیچیده نظامی ایران در طی جنگ تحمیلی به دور ترین مناطق دور از دسترس  عراق

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

http://www.زبان-بدن.com

ایمیل: mazyarmir.com@gmail.com

شماره تماس: ۰۹۱۲۵۲۸۱۹۵۲

اینستاگرام: maziyare-mir

خلاقیت حل مسئله

تکنیکهای حل مسئله و خلاقیت

باید اذعان نمود تکنیکهای حل مسئله بسیار زیاد است این تکنیکها شما را به فراسوی آنچه تاکنون خوانده شنیده و دیده اید خواهد برد  و شاید در آینده با بکار بردن آنها به موفقیت نزدیک شده و صد البته برایتان بسیار راه گشا باشد این نمونه ها در طول سالها آموزش دوره حل مسئله و تکنیکهای خلاقیت برای مدرس اتفاق افتاده و علاوه بر آموزش بر بیشتر موارد احاطه همه جانبه داشته و از این جهت می تواند برای مدیران شرکت کننده در این دوره بسیار مورد استفاده قرار گیرد.

در عصر ارتباطات سریع و بیوتکنولوژی، در این سیاره کوچک ما نسبت به کل هستی لایتناهی، چه تعداد و چقدر انواع مشکلات ما را احاطه نموده؟ آیا راهکاری برای جوابگویی به مشکلات پیرامون خود داریم؟

چگونه ما به جواب برسیم آنهم در جهان و کشوری که هر روز در کسب و کار و زندگی با سوال و سطح جدیدی از اطلاعات روبرو هستیم و امکان پاسخگویی هم وجود نداد پس چه باید کرد؟ ایا با رسیدن به سطح محدودیت های طبیعی خود باید دست از تلاش برداشت؟

باید اذعان نمایم که مشکلات ما متعلق به آینده است، آری نه خیلی دور و نه خیلی نزدیک اما ابزار ما و حل آنها متعلق به آینده نیست و الزاما گذشته هم نیست بلکه باز می گردد به یک خلق رویه جدید آنهم امروز.

شمارا با تکنیک پی. ام.آی (P.M.I/Plus Minus Interesting) آشنا خواهیم نمود.

یکی از برترین مزیت پی ام آی سیستم ارزش های این تکنیک این است که انسان را مجبور می سازد تا دقایقی بر خلاف قالب های ذهنی اش تفکر کند و به مرور نسبت به قالب های ذهنی خود آگاه تر و مسلط تر شود، لذا آمادگی ذهنی بیشتری برای خلاقیت پیدا می کند. اما شاید بد نباشد همین جا نام این تکنیک را موشکافی نموده و تشریح نمایم پی ام ای بر گرفته  ازحروف اول سه کلمه Plus به معنی افزودنی،Minus  به معنی کاستن وInteresting  به معنی جالب و یا مورد توجه می باشد.

اما بصورت بسیار خلاصه روش کار چنین است که ابتدا فرد توجهش را به نکات مثبت موضوع یا پیشنهاد و سپس به نکات منفی و نهایتاً به نکات جالب و تازه آن که نه مثبت است و نه منفی، معطوف می کند و در پایان نسبت به تهیه لیست نکات مثبت یا مزایای موضوع، لیست موانع، محدودیت ها و نکات منفی موضوع و لیست نکات جالب و تازه موضوع اقدام می کند.

یکی از مهمترین کاربردهای این تکنیک زمانی است که نسبت به یک قضیه اطمینان داریم، نه مواردی که نسبت به آن دودلی داشته و یا مشکوک هستیم و ابهام موردی کلی و یا جزئی داریم.

به عبارت دیگر هر چه نسبت به موضوعی بیشتر بدبین یا خوش بین باشیم استفاده از این تکنیک کارگشاتر و اثر بخش تر خواهد بود. برای یافتن نکات جالب کافی است که جمله ی “چقدر جالب می شود اگر…را در ذهن خودتان راهگشایی نموده و کامل فرمائید.

مساله

تکنیکهای حل مسئله

مسائل به دو دسته عادی (بسته) و غیر عادی (باز) تقسیم می شوند.
 مساله عادی (بسته): مساله ای است که الگو، قواعد، فرمول یا روش حل آن شناخته شده و مشخص باشد.
مساله غیر عادی (باز): مسائلی که راه و روش حل آن ناشناخته است. چنانچه همه یا تعدادی از مرتحل اصلی فرآیند حل یک مساله ناشناخته و نا مشخص بوده و نیاز به ابداع و کشف داشته باشد، مساله غیر عادی یا باز است.
 

فرق میان مسئله و مشکل

مشکل، مسئله ای است که تمام عوامل و متغیرهای مؤثر در آن برای ما مشخص نیست. وقتی اطلاعات، دانسته‌ها و آگاهی ما از عوامل ایجاد کننده، مؤثر و غیرمؤثر در یک مسئله کافی نباشد، با مشکل روبه رو هستیم. مسئله یک گام از مشکل جلوتر است. وقتی می دانیم مشکل چیست و ریشه های آن کدام است ما با مسئله روبه رو هستیم. مسئله به موضوعی گفته می‌شود که باید باشد ولی نیست و یا نباید باشد ولی هست. مسئله مشکل تعریف شده است. مشکلات حل نمی شوند بلکه ابتدا به مسئله تبدیل می شوند و بعد مسئله حل می شود.  

حل مساله

حل مسأله بخشی از تفکر است. حل مسأله که پیچیده‌ترین بخش هر عملیات فکری تصور می‌شود، به عنوان یک روند مهم شناختی تعریف می‌گردد که محتاج تلفیق و مهار یک سری مهارت‌های بنیادین و معمولی است. حل مساله فرآیندی است که نیاز به تجربه های عملی و توانمندی های ذهنی دارد. که با شناخت و رفتار هدایت شده و با کمک راه حل های مؤثر یا سازگارانه به نتیجه مطلوب می رسد. حلّ مسأله وقتی مطرح می‌شود که یک موجود زنده  یا یک سامانه هوش مصنوعی نداند که برای رفتن از یک موقعیت به موقعیت دیگر باید چه مسیری را بپیماید. این نیز خود بخشی از روند یک مسأله بزرگ‌تر است که یافتن مسأله و شکل‌دهی مسأله بخشی از آن می‌باشد .
تکنیک  های حل  مسئله راه حلی جهت برطرف کردن  مشکل ارائه نمی کنند، بلکه وسیله ای هستند برای شناسایی علل به وجود آمدن مشکلات. تحلیلگر با استفاده از قدرت نوآوری و خلاقیت خود و تیم حل مسئله نسبت به بر طرف نمودن مشکل راه حل ارائه می نماید.

گام‌های حل مساله

-فهم مساله :در این مرحله می باید درک کاملی از مساله در ذهن خواننده بوجود آید . یعنی باید بفهمیم معلوم و مجهول مساله کدام است و مساله چه معلوماتی را در اختیار ما گذاشته و چه چیز از ما می خواهد.
-انتخاب روش: در این مرحله با استفاده از درکی که از مساله در ذهن ما وجود دارد یکی از روش های حل مساله که مناسب با این مساله است را انتخاب می کنیم. از جمله روش های بررسی راه حل ها: روش استخوان ماهی، روش اصلاح شده دلفی، روش تحلیل هزینه_منفعت و…
اجرای روش: حال که روش مناسبی را که انتخاب کردیم آن را اجرا می کنیم.
-بازگشت به عقب: نتایج بدست آمده از اجرای کار را ارزیابی می کنیم و جواب های بدست آمده را با صورت مساله مقایسه و بار دیگر مراحل بالا را مرور می کنیم تا مطمئن شویم قسمتی از مساله را اشتباه نرفته یا جا نینداخته باشیم.

روش های حل مساله

از راهبردهای حل مسأله می‌توان به این موارد اشاره کرد:
الگوریتم‌ها: یک راهبرد حل مسأله‌است که مستلزم پیروی از یک قاعده، روش یا متد خاص است و ضرورتا به راه حل صحیح می‌انجامد.
بینش: درک ناگهانی از چگونگی حل مسأله
روش‌های اکتشافی: راهبردهای غیر رسمی شهودی و حدسی است که برخی اوقات منجر به راه حلی مؤثر می‌شوند و گاهی به راه حل مؤثری نمی‌رسند.
روش های اکتشافی شامل چهار روش است: ۱- تحلیل وسیله هدف؛ ۲- کار به سمت جلو؛ ۳- کار به سمت عقب؛ ۴- تولید و آزمون
-تحلیل وسیله هدف: حل کننده مسأله با نگاه کردن به انتهای هدف مورد جستجو مسأله را تحلیل می‌کند و سعی می‌کند فاصله میان موقعیت فعلی و هدف نهایی در آن فضا را کاهش دهد.
-کار به سمت جلو: حل کننده مسأله از ابتدا شروع و سعی می‌کند مسأله را از ابتدا تا انتها حل کند.
-کار به سمت عقب: حل کننده مسأله از آخر شروع و سعی می‌کند از آنجا به سمت عقب حرکت کند.
-تولید و آزمون: حل کننده مسأله صرفاً گزینه‌ای از اقدامات مختلف را نه الزاما به شیوه‌ای نظام مند انجام می‌دهد و سپس توجه می‌کند که کدام یک از آن اقدامات عمل خواهد کرد.

علل شکست پروژه های حل مساله

-عدم وجود هر گونه اطلاعات .
-وجود داده ها و اطلاعات نادرست .
 فرایند تصمیم گیری نادرست .
-تصمیم گیری درست ولی اجرا نادرست یا ناقص .
-تغییرات غیر منتظره
-عدم همکاری
-نداشتن برنامه و ابزار کافی

روش‌های تجزیه و تحلیل فرآیند

با توجه به این‌که تحلیل فرآیندهای کسب و کار هم علم و هم هنر است، روش‌های انجام این‌کار به دو دسته تقسیم می‌شوند. روش‌های کیفی، برای پوشش بخش هنر و روش‌های کمی برای پوشش بخش علمی. در مطلب، به طور گذرا درمورد این روش‌ها توضیح داده‌ می‌شود. در مطالب بعد، این روش‌ها به طور مفصل و جداگانه توضیح داده‌خواهند شد.

روش‌های کیفی

همانطور که ذکر شد، تحلیل کیفی، بخش هنری مدیریت فرآیند کسب و کار را پوشش میدهد. لذا نمیتوان برای انجام این تحلیل، روش های منحصر به فرد ارائه کرد. اما می توان سه رویکرد غالب در این تجزیه و تحلیل را معرفی کرد. این سه رویکرد عبارت اند از:  «تحلیل ارزش افزوده» ، «تحلیل دلایل ریشه‌ای» و «مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار». جهت توضیحات بیشتر درمورد روش‌های کیفی تحلیل فرآیند مطلب روش‌های کیفی تحلیل فرآیندها را بخوانید.

تحلیل ارزش افزوده: در این تحلیل این موضوع بررسی می‌شود که آیا فعالیت‌های فرآیند دارای ارزش افزوده برای مشتری است یا نه؟ در مرحله اول فعالیت‌ها به سه دسته با ارزش برای مشتری، با ارزش برای کسب و کار و بدون ارزش تقسیم می‌شوند. در مرحله دوم به بحث و بررسی درمورد حذف فعالیت‌های زائد (فعالیت‌های بی‌ارزش) پرداخته شده وروش‌هایی برای حذف آن‌ها پیشنهاد می‌شود.

تحلیل دلایل ریشه‌ای: در این تحلیل، تحلیل‌گر با کمک خبرگان برای هرکدام از مشکلات موجود در کسب و کار که باعث افزایش هزینه، زمان انجام کار، وجود خطا در انجام کار و عدم انعطاف می‌شود، دلایلی پیدا کرده و ریشه این دلایل را بررسی می‌کنند. در این روش تلاش می‌شود پس از شناسایی دلایل ریشه‌ای مشکلات، به حل آن پرداخته شود. دو ابزار مهم برای این نوع تحلیل نمودار درختی (یا نمودار Why-Why) و نمودار استخوان ماهی است.

مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار: این تحلیل معمولا پس از دو تحلیل فوق انجام می‌شوند. پس از شناسایی دلایل مشکلات و ارزش افزوده، تمام نتایج به دست آمده در قالب نمودار پارتو، یا نمودار PICK دسته‌بندی شده و بر اساس آن درمورد حل مشکلات تصمیم‌گیری می‌شود.

باید توجه داشت که تحلیل‌ها را باید با همکاری ذی‌نفعان و خبرگان آن صنعت انجام داد. انجام تحلیل با همکاری آنان علاوه بر کاهش خطاهای ادراکی از وضعیت کسب و کار، باعث افزایش انگیزه این افراد برای حل مشکلات می‌شود.

روش‌های کمی

در روش‌های کمی، هدف این است که با تغییر فرآیندها به طور واضح به بهبود عملکرد فرآیندها در چهار زمینه هزینه، زمان، کیفیت و انعطاف‌پذیری برسیم. یعنی پس از انجام تحلیل‌های کمی به طور واضح می‌توانیم بگوییم که با حذف یا تغییر یک بخش از فرآیند، چه مقدار از هزینه‌های شرکت کاهش می‌یابد. برای روش های کمی می توان سه روش غالب تحلیل جریان، تحلیل صف و شبیه سازی را معرفی کرد. که به طور اجمالی به توضیح هر کدام پرداخته خواهد شد.

تحلیل جریان: در این نوع تحلیل که بسیاری از مراحل آن شبیه مراحل انجام تحلیل‌های کمی بر روی کنترل پروژه است، ابتدا با شناسایی زمان انجام هر فعالیت، زمان سیکل انجام فرآیند به دست می‌آید. سپس با توجه به داده‌های موجود از کارکرد سیستم، بررسی می‌کنیم که آیا می‌توان با کاهش مدت انتظار سرعت فرآیند را افزایش داد یا خیر؟ و درنهایت به ارائه پیشنهاد برای این کار و ارزیابی آن‌ها پرداخته خواهد شد.

تحلیل صف: نظریه صف مجموعه‌ای از تکنیک‌های ریاضی است که به بررسی وضعیت منابع سیستم می‌پردازد. در صورتی که در یک سیستم فاصله زمانی بین اضافه شدن افراد از مدت زمان پاسخگویی کمتر باشد، صف ایجاد می‌شود. در این تحلیل، به بررسی ایجاد صف در فرآیند کسب‌وکار پرداخته می‌شود.

شبیه‌سازی: در این روش، فرآیند را در سیستم کامپیوتری طراحی کرده و کامپیوتر به طور مداوم فرآیند را اجرا می‌کند. در شبیه‌سازی پس از اجرای چندین باره فرآیند، به عنوان خروجی، ثبت اطلاعات انجام فعالیت‌ها، زمان سیکل و اطلاعات مشابه نمایش داده می‌شود. تحلیل‌گر به کمک این اطلاعات می‌تواند فرآیند را ارزیابی کرده و درمورد آن تصمیم‌گیری نماید.

تصمیم‌گیری را بر اساس فاکتورهای گوناگونی می‌توان تقسیم‌بندی نمود، ولی به طور کلی می‌توان از سه دیدگاه زمان؛ پیچیدگی و میزان تفکر بر آن نگاه کرد که هر یک از این سه دسته خود شامل مواردی به شرح زیر می‌باشند

بر اساس زمان

فوری

تأخیری

تقدیری

بر اساس پیچیدگی

ساده

پیچیده

بر اساس میزان تفکر

احساسی

منطقی

مشارکتی

الگوی کلاسیک بهترین طرز تصمیم‌گیری[ویرایش]

تحلیل موقعیت یا مسئله

شناسایی چند راه حل مناسب

انتخاب راه حل مناسب

در میان گذاشتن راه حل مناسب با مخاطبان

تجزیه و تحلیل نتایج ناشی از راه حل

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

http://www.زبان-بدن.com

اینستاگرام: maziyare-mir

ایمیل: mazyarmir.com@gmail.com

شماره تماس: ۰۹۱۲۵۲۸۱۹۵۲

سخنرانی

سخنرانی با تکنیکهای زبان بدن

زبان بدن یا زبان بی زبانی به کلیه رفتارها و ژستها اطلاق می گردد که زبان در آن وجود ندارد اما خود ژستها و حالتهای رفتاری را شامل می گرددد اما برخی هم روانشناسی زبان (psycholinguistics ) را نام شاخه علمی‌نسبتا جدیدی می گویند که از محل تلاقی زبانشناسی و روانشناسی بوجود آمده و با دسته بندی رفتارهای پرتکرار مورد آموزش بررسی و تحقیق و مطالعه قرار می گیرد.

موضوع این علم مطالعه جنبه‌های ذهنی زبان، یا به بیان دیگر، رابطه ذهن و زبان است. پیشرفت عصب- روانشناسی (نور و پسیوکولوژی) هنوز به آنجا نرسیده است که ما را از کاربرد واژه «ذهن» بی‌‌نیاز کند. هنوز راه درازی در پیش است تا ما به همه اسراری که در مغز و تفکرات مان نهفته است، پی‌ببریم در سخنرانی و آئین سخنرانی و در اصول و فنون مذاکره و مهارتهای گفتگو  و…معمولا به شدت به  مباحث علم زبان بدن میپردازیم. متاسفانه صفحات اول گوگل پر شده از افرادی که بویی از سخنرانی نبرده و تاکنون یک سخنرانی سیاسی و علمی و… نداشته و اصلا نه به درستی تکنیک را شناخته اند و نه تاکنیک را و هرگز پیش استادی درسهای حرفه ای آئین سخنرانی را فرا نگرفته و فقط به حفظ کردن مطالب و سپس انتقال آن به نسل جوان اکتفا نموده اند. به همین خاطر و برای انتقال درسهای استاد بزرگوارم عطاء الله کاملی مرتضی احمدی و یا مهران دوستی و…دست به نگارش سلسله مقالاتی با عنوان سخنرانی با تکنیکهای زبان بدن زد.

انسانها برای اینکه بتوانیم  راحت‌تر ارتباط برقرار کنند، باید زبان بدن یا body language  را یاد بگیریند. متخصصان علم ارتباطی به شدت معتقد هستند که سهم زیادی از ارتباط و حتی نیمی از تکنیکها و رفتارهای ارتباطی به دوش زبان بدن و یا زبان رفتاری انسانها است البته پروفسور آلن پیز معتقد است که تنها ۷درصد از پیام‌های ما از طریق واژه‌ها منتقل می‌شود و ۳۳درصد آن از طریق لحن و تن صدا و ۶۰درصد هم از طریق زبان بدن انتقال می‌یابد که البته بعدها غلط بودن این بخش بندی به اثبات رسید و پروفسور آلبرت محرابیان استاد بازنشسته UCLA  به این مسئله نیز اعتراف نموده است و این درصدها را در محیطی خاص و در یک آزمایش محدود درست دانسته و در مابقی موارد چنین فرضیه ایی مردود است.

طی سالهای گذشته با شیوه آموزش سخنرانی به روش آنتونی رابینز ما توانستیم تعداد زیادی از مدیران و رجل سیاسی را تبدیل به یک سخنران حرفه ای تبدیل کنیم و فرمول آن طول مدت زمان و همچنین  دقت و تمرکز، رموز عملکرد عالی  در سخنرانی است لطفا به این جملات قبل بسیار توجه فرمائید.

زبان بدن ما بازتاب احساسات ما در دایره رفتاری است به عبارت دیگر بیشتر افراد وقتی که اعتماد به نفس پایینی دارند، شانه‌هایشان و صدایشان کمی می‌لرزد یا وقتی که افراد از ارتباط چشمی سرباز می زنند و یا نگاه رو به پایین دارند و یا مثلا وقتی خانمها با انگشتر خود بازی می کنند شما می توانید برداشتهای متفاوتی داشته باشید. البته باید توجه کنید که با تغییر در ریز جزئیات یک رفتار تفسیر های ما کاملا تغییر می کند و این دایره تغییرات انقدر گسترده است که همه چیز و همه کس را به چالش می کشد مثلا اگر خانمی انگشتر ازدواج خود را به چرخاند موید این نکته است که او در استرس ترس بیقراری و…. به سر میبرد اما اگر انگشتر را در انگشت خود بالا و پایین کند شاید نوعی نشان از عدم تمرکز ناراحتی غم و مشکلات خانوادگی و مشکلات زناشویی و جنسی و…. باشد  در کل تمام این پیام‌ها احساس ما را نسبت به طرف مقابل به وضوح نشان می‌دهد. اگر این رفتارها را و پیامها را به شکلی آموزش دیده ارتقاء دهیم و در کل سازمان دهی کنیم میتوانیم اطمینان بیشتری داشته باشیم که هر مرد و زنی را تحت تاثیر قرار داده و مجاب کنیم و مخصوصا به طرف مقابل نشان دهیم که اولا صداقت داشته اعتماد بنفس قدرت و علم خود را به رخ بکشیم.

آری تمامی این نکات مثبت و خوب و یا منفی در هر ثانیه در حال مخابره از بدن و تن ما به سوی مقابل است و همین تغییر وضعیت بدنی، به تنهایی می‌تواند نگرش منفی را القا نموده و حس بد را تشدید نماید و بلعکس را از شما دور کند. سپس طوری رفتار کنید که به وضوح نشان دهد آماده برقراری ارتباط با دیگران هستید. لبخند بزنید؛ این ظاهر مطمئن به‌خود، به شما اطمینان بیشتری می‌دهد.

زبان بدن در برخورد اول و در سخنرانی

بینندگان و شنوندگان سخنرانیهای ما معمولا در اولین برخورد و در اولین نگاه و در اولین بیان واژه از زبان بدنما به بسیاری از رمز و رموز ما پی می برند و تاثیرگذارترین رفتارهای ما با زبان بدن خود نمایی می کنند. آری به‌طور کلی اقداماتی که در ثانیه های اول برخورد، به‌شدت باعث جاذبه و دافعه خواهد بود توی ذوق می‌زند و این رفتارها عبارتند از: مدل نگاه کردن مربعی مثلثی و یا مستطیلی و یا خیره انواع چرخشها و انواع ژستها و یا خاراندن سر، جویدن عصبی گوشه لب‌ها، دوری از تماس چشمی، قوز کردن یا بی‌انعطاف ایستادن و… . در نخستین برخورد، اگر فرد لبخند بزند و متبسم باشد و به اصطلاح گشاده رویی را پیشه خود نماید بیشتر افراد را جذب سخنرانی خود می نماید ما در این مقاله به تکنیکهای سخنرانی نخواهیم پرداخت و بیشتر به زبان بدن نگاهی گذرا خواهیم داشت.

افرادی که حالت استایل بدنی خشن خشک و بی روحی دارند و یا نگاه نافذ و خوبی ندارند معمولا مخاطب را نا امید می کنند.آدمها معمولا  و به صورت کلی از سخنرانانی استقبال می‌کنند که پر انرژی و گشاده‌رو بوده و بالبخند ملیح سخن می گویند البته نباید لبخند سیاستمدارانه را با این رفتار و یا پوز خند زدن اشتباه گرفت که این دو  و هر دو غلط است و دافع انسانها و مستمعین است و بار به شدت منفی با خود دارد. معمولا لبخند به دیگران می‌گوید در آن لحظه خاص شما رضایت از دیگران داشته و شاید بسیار خوشحال بوده و در سالن سخنرانی مستمعین را تحسین و تائید می نمایید.

وقتی در حال سخنرانی به افراد لبخند می‌زنید، نورون‌‌های منعکس‌کننده او از هم باز و شاد می‌شوند و متقابلا لبخندی را به نمایش می‌گذارد و آگاهانه یا ناآگاهانه احساس می‌کند روی شما تأثیر خوشایندی گذاشته‌ است. لبخند نزدن، افراد را خنثی و بی‌تفاوت نشان می‌دهد. توجه به این نکته نیز مهم است که لبخند زمانی واقعی برداشت می‌شود که چشم‌ها و تمامی عضلات نیم تنه پایین و بالای چهره هماهنگ کاملا بخندد. در ضمن مهم‌ترین جنبه لبخند در تأثیرگذاری اولیه، رنگ و حالت باز و بسته بودن دندان‌ها است. در دنیای امروز داشتن دندان‌های زرد، رنگ بوی مرده‌ به شخص داده امتیاز شمارا نزد بیننده و شنونده سخنرانی شما را به شدت کاهش داده و قدرت شما را از بین میبرد.

البته بسیار واضح است که وضع ظاهر شما نیز در تأثیرات اولیه نقش تعیین کننده‌ای دارد. در واقع وضع ظاهرتان، نخستین اطلاعاتی است که دیگران از شما می‌گیرند. وقتی لباس آراسته و تمیز بپوشید این پیام را منتقل می‌کنید که از اعتماد به نفس فراوانی برخوردارید و به دنیای پیرامونتان بها می‌دهید. برای خوب به‌نظر رسیدن لزوما نباید زیبا و خوش‌چهره باشید. البته، زیبا بودن چیز بدی نیست اما داشتن اطمینان خاطر و اعتماد به نفس مهم‌تر است. اگر خوب، خوشایند و مورد اعتماد به‌نظر برسید، ارتباط را جذب می‌کنید و طرف مقابل را در موقعیت آرامی قرار می‌دهید. متخصصان بر این عقیده‌اند که تأثیرگذاری اولیه با برنامه‌نویسی ذهن ما برای ارزیابی و طبقه‌بندی‌کردن در رابطه است.

یادگیری زبان بدن
درس اول: حریم‌ها

طرف مقابل شما چقدر از شما فاصله دارد؟ نه منظور ما معنای شاعرانه فاصله نیست؛ منظورمان دقیقا همان چیزی است که با سانتی‌متر و متر قابل اندازه‌گیری است. نخستین چیزی که در زبان بدن باید آموخت، تحلیل همین فاصله‌هاست که به آن «حــــریم» می‌گویند:

۱- حریم صمیمی (خصوصی)

یک دایره به شعاع ۱۵ سانتی‌متر و یکی دیگر به شعاع نیم متر دور بدن خودتان بکشید؛ محیط پیراشکی شکلی می‌سازد که حریم خصوصی شماست. معمولا برای بیشتر آدم‌های دنیا این پیراشکی، منطقه ممنوعه حساب می‌شود. غیر از والدین، همسر، دوستان صمیمی و البته کودکانی که هنوز عقلشان به حریم خصوصی قد نمی‌دهد، کسی نمی‌تواند به این دایره با شعاع نیم متر وارد شود؛ یعنی اگر کسی وارد شد، بدانید که معنای خاصی می‌دهد. این آدم یا می‌خواهد صمیمی شود یا می‌خواهد شما را به قتل برساند(!)

۲ـ حریم شخصی

به دایره‌ای که از شعاع نیم متر تا شعاع یک متر دور و بر شما را تشکیل می‌دهد، می‌گویند حریم شخصی و همکاران، خویشاوندان و همکلاسی‌ها معمولا این حریم را رعایت می‌کنند.

۳ – حریم اجتماعی

یک دایره است که از یک متر تا ۵/۳ متر اطراف ما را فرا گرفته است. این حریم ویژه غریبه‌هاست و هر کسی می‌تواند در آن رفت‌وآمد کند. معمولا ما با فروشنده‌ها، تعمیرکارها و افرادی که دارند از خیابان رد می‌شوند، این فاصله را حفظ می‌کنیم.

۴ – حریم عمومی

حریم عمومی – دقیقا برخلاف حریم خصوصی – بسیار وسیع است. می‌گویند از ۶ متر گرفته تا هر چه بشود این خط ۶ متری را در کره زمین ادامه داد، حریم عمومی حساب می‌شود. وقتی می‌خواهیم بگوییم که ما به یک گروه مثلا معترض ربطی نداریم و فقط تماشاچی هستیم، این فاصله را رعایت می‌کنیم.

درس دوم: حرکات چهره

یکی از سینماگرها می‌گوید: «چهره آدمی سرزمینی است که می‌توان روزها در آن سیر و سیاحت کرد.»

۱ – چشم ها

بیش از حد پلک‌زدن می‌تواند نشانه اضطراب باشد. پلک نزدن هم می‌تواند نشانه ترس باشد. چشم‌ها موقع خندیدن حالت خاص خودشان را دارند و البته موقع اندوه هم به همین ترتیب.

۲ – چهره درنمای کلی

یک پیشانی پر چین با ابروهای رو به پایین می‌تواند نشانه اندوه یک آدم باشد. چهره درهم کشیده هم یا نشان‌دهنده اضطراب است یا نشانه خشم. رنگ سرخ صورت، به نسبت موقعیت یا نشان‌دهنده خشم است یا نشانی از شرم. صورت زرد هم که ترس را نشان می‌دهد البته احتمالات پزشکی را هم در نظر بگیرید!

وقتی از چیزی هیجان‌زده می‌شویم، ناخودآگاه لب‌هایمان را به هم فشار می‌دهیم یا آنها را گاز می‌گیریم. اما اگر دیدید که یک نفر با لب‌هایش خیلی دارد بازی می‌کند، احتمالا می‌خواهد حرفی بزند اما نمی‌تواند یا دارد دل دل می‌کند. لب‌ها که بالاتر و پایین‌تر از حد معمول باشند، به نسبت حالتشان یا نشان از تعجب دارند یا خنده…..

نکات استثنایی برای مدیریت زمان

استفاده از تاکتیک‌های ساده برای دستیابی به بهره‌وری، کارهای بیشتری را برای شما به انجام می‌رساند. این جدیدترین ابزار و تکنولوژی‌های پر زرق و برق نیستند که به افزایش بهره‌وری شما می‌انجامند.

بلکه به اثبات رساندن خود و استفاده از راه‌حل های ساده است که می‌تواند بیشترین تأثیرگذاری را داشته باشد.

زمانی که بحث به انجام رساندن کار به میان می‌آید، ساده‌ترین روش‌ها برتری پیدا می‌کنند.
به دنبال بهره وری هستید یا ایجاد پیچیدگی؟
اغلب، افرادی وجود دارند که به دنبال جدیدترین و بزرگ‌ترین سیستم‌های کاری به منظور حل مشکلات بهره‌وری خود هستند. و یا به دنبال اپلیکیشن‌های جادویی، به منظور انجام دادن کارهای خود هستند.
در حقیقت، شلوغی نمی‌تواند باعث به انجام رسانیدن کارها شود بلکه تنها به ایجاد حواس‌پرتی و قرار گرفتن درمسیر کاری شما می‌انجامد.
“زمانی که بحث بهره‌وری به میان می‌آید، سادگی اغلب بهترین راه‌حل است. “
بنابراین، ابزارهای مدیریت زمان و تاکتیک‌ها را به درستی مورد استفاده قرار دهید.

در این جا به ۶ نکته برای مدیریت زمان به شکلی ساده اشاره می‌کنیم:
۱- یک ابزار برای هر فعالیت در نظر بگیرید.
بهتر است در جعبه‌ی ابزار خود برای مدیریت زمان، از هر ابزار یک عدد در اختیار داشته باشید. یک لیست برای انجام کارها. یک تقویم و غیره. شما نیازی به شلوغی و پیچیدگی زیاد ندارید. از ساده‌ترین ابزاری استفاده کنید که با نیازهای شما همخوانی داشته باشد. استفاده از ویژگی‌های اضافی می‌تواند در طولانی مدت به ایجاد هرج و مرج بیانجامد.

۲- بر روی انجام فعالیت‌های کمتری تمرکز کنید.
به منظور انجام کارهای بیشتر، بر روی انجام فعالیت‌های کمتری تمرکز کنید. به جای انجام ۵۰ فعالیت، ۵ فعالیت مهم را انتخاب کنید که می‌توانید واقعاً تا پایان روز آن‌ها را انجام دهید. شما از این که با انجام دادن کارهای کمتر توانایی به پایان رساندن کارهای بیشتری را دارید، شگفت‌زده خواهید شد.

۳- هر روز کارهای مشابه را در زمان مشخصی انجام دهید.
ایجاد یک برنامه‌ی روزانه می‌تواند به بهبود میزان نظم و انضباط و افزایش توانایی‌های شما به منظور انجام دادن کارها منجر شود. به کمک ایجاد یک برنامه‌ی روزانه شما می‌توانید به ایجاد عادت‌هایی می‌پردازید که به زودی به تلاش زیادی نیاز نخواهند داشت. این فعالیت‌ها که زمانی برای شما بسیار دشوار محسوب می‌شده‌اند، هم اکنون در پس زمینه‌ی برنامه‌های روزانه‌ی شما محو می‌شوند.

۴- زمان کمتری را برای جلسات صرف کنید.
جلسات یکی از بزرگترین مواردی هستند که به هدر رفتن وقت شما منجر می‌شوند . از هر گونه جلسه که از هدف مشخصی برخوردار نیست، اجتناب کنید. و به جلساتی که حتماً باید در آن‌ها حضور پیدا کنید، زمان کمتری اختصاص دهید.

۵- تعهدات کمتری را بپذیرید.
بیشتر تعهدات شما در زندگی به صورت خودخواسته هستند. برای هر «بله» ای که در پاسخ به خواسته‌ای مطرح می‌کنید، به چیز دیگری در زندگی نه می‌گویید. سعی کنید که نه گفتن را در زمان مناسب یاد بگیرید.

۶- از مشغله زیاد پرهیز کنید.
زمانی که سر شما شلوغ است ممکن است باعث شود که شما کارهای بسیاری را انجام دهید، اما آیا واقعاً در این صورت، شما مهم‌ترین کارهای خود را انجام می‌دهید؟ تنها بر روی تعداد کمی از فعالیت‌های مهم خود تمرکز کنید. و همزمان به کاهش میزان اضطراب خود نیز بپردازید.
سادگی معمولاً به پیروزی می‌انجامد. ساده‌تر بودن اغلب تأثیرگذارتر و مؤثرتر خواهد بود.
بنابراین، از استفاده از ابزارها و سیستم‌های پیچیده اجتناب کنید و جدیدترین ابزارها و تکنولوژی‌های پرزرق و برق را فراموش کنید.
مدیریت زمان خود را به صورت ساده حفظ کنید، در این صورت می‌توانید با کمترین تلاش، بیشترین کارها را انجام دهید.

مدیریت زمان

مدیریت زمان

۱-  زمان را نمی‌توانید مدیریت کنید بلکه تنها خودتان را می‌توانید مدیریت کنید.
هر روز ۲۴ ساعت است و مسلماً نمی‌توانید آن‌را تغییر دهید. تا زمانی که بر مدیریت زمان تمرکز کنید، این واقعیت که چگونه باید خودتان را مدیریت کنید را نادیده می‌گیرید.

۲- «کارهای زیاد برای انجام» و «زمان ناکافی»، جملاتی فریبنده هستند.
هر بار که این جملات را تکرار می‌کنید، در واقع از مدیریت خودتان عقب می‌مانید و عوامل خارج از کنترل خود را سرزنش می‌کنید. «کارهای زیادی برای انجام دارم!» و «زمان کافی وجود ندارد!» از گفتن کلمات پرهیز کنید.

۳- اولویت‌های بسیار زیاد به معنای نداشتن اولویت است.
نمی‌توانید اولویت‌های زیادی داشته باشید. براساس تعاریف، اولویت‌ها تعداد کمی از وظایف اصلی هستند که ارزش توجه بالاتری نسبت به بقیه دارند. اگر اولویت‌های زیادی دارید پس به هیچکدام از آن‌ها نخواهید رسید. شما باید در هر زمان، چند اولویت اصلی خود را مشخص کنید.

۴- هرچقدر اولویت‌های بیشتری داشته باشید تعداد کمتری از آن‌ها را می‌توانید انجام دهید.
اگر ۲ تا ۳ اولویت اصلی داشته باشید، ۲ تا ۳ وظیفه را تکمیل خواهید کرد. اگر ۴ الی ۱۰ اولویت داشته باشید، ۱ یا ۲ تا از آن‌ها را انجام می‌دهید. اگر بیشتر از ۱۰ اولویت داشته باشید هیچ کدام از آن‌ها را نمی‌توانید کامل کنید. با بیشتر شدن اولویت‌ها در لیست مورد نظرتان، زمان بیشتری را صرف ناقص انجام دادن آن‌ها می‌کنید که منجر به پریدن از یک کار به کار دیگر شده و نمی‌توانید هیچ کاری را کامل انجام دهید.

۵- برای فعالیت‌های لیست انجام کارتان (to do)، برآورد زمانی داشته باشید.
همه کارهایی که باید انجام دهید را در لیست آورده و سپس سعی کنید زمان مورد نیاز انجام همه آن‌ها را برآورد کنید. نگران این نباشید که از زمان برآورد شده برای فعالیتی تخطی کنید. با وجود این تخطی‌ها نیز در نهایت متوجه خواهید شد که نسبت به مواقعی که برای کارهایتان زمانی برآورد نکرده‌اید سریع‌تر و متمرکزتر شده‌اید.

۶- هرچقدر هم لیست شما طولانی باشد باز ناقص باشد. در مورد این موارد فکر کنید. آیا زمان کافی برای جلسات، بررسی ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی؟ پرسیدن سؤال از مشتریان و کارکنان؟ خوابیدن، غذا خوردن، ورزش، استراحت و تماس با مادرتان؟ زمان صرف شده برای جستجو در مورد مشتری، اصلاح تاریخ انقضا کارت اعتباری و نشستن در سالن انتظار و هر چیز دیگری را دارید؟ اکنون به این فکر کنید که صرف این همه زمان برای انجام این کارها چگونه به نظر می‌رسد؟ با این واقعیت مواجه شوید و بدانید که ساعت‌های زیادی در طول یک روز وجود ندارد و کارهای متفرقه بیشتر این زمان را به خود اختصاص می‌دهد. پس سعی کنید اولویت کارهایتان را مشخص کرده و ابتدا برای تکمیل آن‌ها زمان صرف کنید و سپس به کارهای دیگر خود بپردازید.
۷- این واقعیت را بپذیرید که همه کارها را نمی‌توانید به طور کامل انجام دهید.
تا زمانی که شما این باور را داشته باشید که باید همه کارها را انجام دهید فردی ناامید و با تأثیرگذاری پایین خواهید بود و تا زمانی که همه چیز را انکار کنید از تصمیم گیری‌های دشوار در مورد اولویت‌هایتان اجتناب خواهید کرد.

۸- از شش راه مقابله با کارهای اضافی، اکثر مردم راهی را انتخاب می‌کنند که اثرگذار نیست.
در اینجا ۶ راه برای مدیریت کارهای زیاد وجود دارد.

۵راه نخست مؤثر هستند ولی متاسفانه اکثر مردم ششمین راه را انتخاب می‌کنند.

  1. انجام هرچه بیشتر کارها: این گزینه تصوری آرزومندانه و واهی است مگر اینکه شما راهی سریع و جدید برای انجام کارهای اضافی خود پیدا کنید که تفاوت قابل سنجشی ایجاد کند. نمی‌توانید زمان قابل توجهی برای انجام منظم تر و سریع تر کارها ذخیره کنید.
  2. به تعویق انداختن: برخی از کارها را می‌توانید بعداً انجام دهید. انجام آن‌ها را به بعد موکول کنید.
  3. به انجام بعضی کارها در حد خوب کفایت کنید: قرار نیست همه کارهایتان را عالی و کامل انجام دهید. گاهی اوقات انجام بعضی کارها در حد خوب کفایت می‌کند. قبل از شروع هر کاری این سؤال را همیشه از خودتان بپرسید که این کار تا چه حد باید خوب صورت گیرد؟
  4. نادیده گرفتن: برخی کارها لازم نیست انجام شوند. این کارها به خاطر عادات قدیمی، اجبار، فعالیت‌های مورد علاقه، ایده‌های نامحدود و … فهرست شما را پر می‌کنند. باید این کارها را نادیده بگیرید.
  5. برون سپاری. اکثر مردم در حال انجام کارهایی هستند که جزو اولویت‌های اول کاری آن‌ها نیست. می‌توان انجام این نوع کارها را به افراد دیگری واگذار کرد.
  6. بی‌توجهی به انتخاب یکی از موارد بالا: این گزینه بی‌اثرترین و رایج‌ترین روش مقابله با انجام کارهای بیش از حد است. شما ۵ گزینه خوب دارید که آن‌ها نیازمند تصمیمی آگاهانه هستند. چه اتفاقی می‌افتد که شما گزینه ۶ را انتخاب می‌کنید؟ بنابراین نادیده گرفتن ۵ گزینه بالا تصمیمی
  7. آگاهانه نیست و باید دقت کنید از آن‌ها غافل نشوید.

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

http://www.زبان-بدن.com

ایمیل: mazyarmir.com@gmail.com

شماره تماس: ۰۹۱۲۵۲۸۱۹۵۲

اینستاگرام: maziyare-mir

مدیریت تعارض

مدیریت تعارض

تعارض  امری  اجتناب ناپذیر در زندگی  فردی  وسازمانی  امروز است  که  به  شکلهای  مختلف  درون فردی ، بین  فردی ، درون  گروهی ، بین  گروهی  ودرون  سازمانی  ظهور می کند. برعکس  تصور منفی  که  در زمینه  تعارض وجود دارد، تعارض  ضرورتا امری  منفی  نیست بلکه  حد متوسطی  از آن  می تواند موجب  بالا بردن سطح  عملکرد شود. آنچه  در زمینه  تعارض  اهمیت دارد، نحوه  رویارویی  و مواجهه  با آن  است  که  به طور کلی  ۱ شیوه  در این  زمینه  وجود دارد که  از آنها به  عنوان  سبکهای  مدیریت  تعارض  یاد می شود . این  سبکها عبارت اند از رقابت، اجتناب، سازش، همکاری  و مصالحه. نکته  مهم  آنکه  هیچ  یک  از این  سبکها مردود نیست  و با توجه  به  موقعیت  تعارض  باید نوع سبک  برخورد را انتخاب  کرد. علاوه  بر این  در حل تعارض، ابتدا باید به  تجزیه  و تحلیل  آن  پرداخت سپس  از فنون  مختلف  که  در این  زمینه  وجود دارداز قبیل  مذاکره، میانجیگری  و داوری  و مانند آن برای  حل  تعارض  استفاده  کرد .

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

http://www.زبان-بدن.com

ایمیل: mazyarmir.com@gmail.com

شماره تماس: ۰۹۱۲۵۲۸۱۹۵۲

اینستاگرام: maziyare-mir

کنترل خشم و استرس

کنترل خشم و استرس

یکی از مهمترین مهارتهای هزاره سوم برای هر فردی مهارتهای کلیدی کنترل خشم و استرس است.

خشم و استرس با زندگی امروزی عجین شده است همه ما وقتی عصبانی می شویم خود را محق می دانیم که عصبانی شویم اما کمی بعد احساس می کنیم که در ابراز خشم و ناراحتی زیاده روی کرده ایم. در مورد برخی ها عصبانی شدن یک مشکل جدی است که باید برای آن …

واقعیت این است که دیدن چهره عصبانی همسر، همکار، دوست و آشنا منظره خوشایندی نیست اما همه ما در طول روز حداقل یکی دو بار چنین چهره هایی را می بینیم. برای درک منشاء خشم و عصبانیت شاید بهتر باشد نگاهی تازه به آن بیندازیم و به خودمان یا اطرافیانی که کمابیش دچار خشم می شوند، کمک کنیم.

مدیریت و کنترل خشم یکی از مباحثی است که مدت هاست در حوزه روان شناسی مطرح شده است و کارشناسان تلاش می کنند در این حوزه به کسانی که نیازمند کمک هستند، اطلاعات کافی درباره هیجان خشم، مهار آن، خطراتی که سلامتی روحی و روانی آن ها را تهدید می کند، ارائه دهند. دکتر شهربانو قهاری، روان پزشک و عضو انستیتو روان پزشکی تهران در این باره به خراسان می گوید: عصبانی شدن یکی از هیجانات طبیعی بشر و رفتاری موجه است.

آن چه عصبانی شدن را ناموجه می کند خشمی است که به رفتار تبدیل می شود و پرخاشگری را به وجود می آورد به ویژه اگر به صورت کلامی، مثل بد و بیراه گفتن و فریاد کشیدن باشد یا غیرکلامی و فیزیکی مثل کتک کاری و خراب کاری باشد که در هر ۲ صورت مردود است. گاهی افراد خشم خود را به صورت غیرمستقیم ابراز می کنند مثل اخم کردن، قهر کردن، تعلل در انجام کار و غیبت کردن که به دلایل مختلف هیچ کدام از این موارد موجه نیست.

واقعیت این است که افراد به شیوه های گوناگون و بنا به دلایل گوناگون عصبانی می شوند. چیزی که ممکن است شما را عصبانی کند، شاید همکارتان را عصبانی نکند درست به همین دلیل است که درک منشاء خشم و راه های کنارآمدن و حل آن مشکل است. در واقع چیزی که باعث خشم می شود برانگیزاننده های درونی و بیرونی هستند که در افراد مختلف، متفاوت است.

کنترل و مدیریت خشم نه روی برانگیزاننده ها بلکه روی واکنش به آن ها متمرکز است تا فردی که دائما به علت برانگیزاننده های درونی و بیرونی تحریک می شود بتواند عصبانیت خود را مهار و آن را کنترل کند.عصبانیت وقتی بروز پیدا می کند که از رسیدن به آن چه خواسته ایم، ناامید شده ایم یا توسط دیگران تهدید یا تحقیر شده ایم یا افکار و عقاید و باورهایمان مورد هجوم دیگران قرار گرفته اند، وقتی فرصتی برای تحلیل وضعیت و ارائه واکنش منطقی به موقعیت نداریم، ترجیح می دهیم واکنش سرعتی و غیرمنطقی ابراز کنیم اما در بسیاری از موارد، عصبانیت به نتیجه دلخواه و مثبتی که انتظارش را داریم نمی انجامد و سازنده نیست. واکنش سریع و غیرمعقول ناشی از عصبانیت ناگهانی نسبت به یک موضوع باعث از دست دادن احترام نزد دیگران و کم شدن اعتماد به نفس در فرد می شود به ویژه اگر بلافاصله بفهمد که بی دلیل عصبانی شده و هدف را اشتباه گرفته است.

مدیریت خشم در واقع به فرد کمک می کند تا یاد بگیرد چه طور خون سرد باشد و احساس منفی قبل از شروع خشم را مهار کند و تحت کنترل بگیرد.دکتر قهاری درباره تفاوت نگرش نسبت به یک موضوع در بروز خشم می گوید: تلقی و نگاه فرد نسبت به محرک های بیرونی در بروز خشم نابه جا نقش اساسی دارد.این تلقی همان افکار، باورها و قواعدی که از کودکی با فرد همراه بوده است، به هنگام رویایی با برانگیزاننده های بیرونی به ایجاد تناقض در فرد منجر می شود و او را عصبانی می کند. علاوه بر این بحران های خانوادگی، فشارهای اقتصادی، مسائل اجتماعی، استرس های شخصی سطح برانگیختگی فرد را بالاتر می برد و به همین دلیل روزانه شاهد دعوا و مرافعه در سطح بسیاری از خیابان ها هستیم که علت اصلی آن یک موضوع نسبتا پیش پا افتاده است.

اما برانگیزاننده های درونی آن قدر قوی هستند که با یک جرقه کوچک فرد از کوره در می رود و عصبانیت و خشم خود را نثار دیگری می کند. این جاست که می گوییم آستانه تحمل مردم پایین آمده است و هر چیزی می تواند آن ها را تحریک کند. از طرفی بروز خشم در آقایان به علت وجود هورمون های تستسترون بیشتر، بارزتر است و اغلب آقایان متاسفانه خشم خود را به صورت غیرکلامی نشان می دهند شاید مسائل فرهنگی در این جا نقش پررنگی داشته باشد زیرا جامعه به مرد عصبانی همیشه حق می دهد اما خانمی را که از کوره در رفته نمی پسندد. در خانم ها ابراز خشم اغلب به صورت غیرمستقیم است مثلا غیبت کردن یک روش غیرمستقیم ابراز خشم است.

با وجود تفاوت ابراز خشم و برانگیزاننده های درونی و بیرونی در افراد مختلف چند نکته در مورد انواع عصبانیت ها که به شیوه های گوناگونی بروز پیدا می کنند، مشترک است. احساس ناامیدی از دست یافتن به اهداف، صدمه خوردن، آزار دیدن و مورد تهدید قرار گرفتن در همه افراد عصبانی مشترک است. دکتر قهاری ادامه می دهد پیش از خشم ضربان قلب فرد تند می شود، برافروختگی در چهره کاملا قابل مشاهده است و تنفس سریع و سطحی باعث می شود اکسیژن کافی به مغز نرسد و فرد کنترل خود را از دست می دهد و به پرخاشگری می پردازد.

وقتی از مدیریت خشم صحبت می کنیم در واقع منظورمان کنترل خشم فرد در مرحله پیش از خشم است. بعد از خشم هم افراد اغلب دچار شرمندگی، پشیمانی، خجالت و گاه احساس گناه می شوند. ترک محیط، تنفس دیافراگمی، تغییر وضعیت، گفت وگو با فرد دیگر، شمارش اعداد به شیوه معکوس از اصلی ترین فنون مهار خشم است.باید فرد به صورت خودآگاهانه به خشم خود بیندیشد و قبل از رسیدن به مرحله پرخاشگری از تصمیم خود منصرف شود و خشم را مهار کند. اگر دقت کنید کسانی که عصبانی می شوند حداقل ۲ مهارت را ندارند؛ یکی حل مسئله و دیگری ابراز خشم به شیوه صحیح.

اگر یادتان باشد گفتیم که خشم یک احساس و هیجان طبیعی و مجاز است و اگر به شیوه صحیحی ابراز شود، اشکالی ندارد. بهترین شیوه برای ابراز خشم گفت وگوست. فرد باید یاد بگیرد بگوید من عصبانی هستم بدون این که صدایش بلند شود و یا لحن تهدیدآمیزی داشته باشد، به صورت خنثی بگوید من عصبانی هستم. وقتی عصبانی می شویم بهتر است درباره خودمان بگوییم نه چیزی یا کسی که باعث عصبانیت ما شده است. به جای این که بگوییم « تو همیشه مرا عصبانی می کنی» بگوییم «من عصبانی هستم»، « من ناراحتم که …» یا « من عصبانی هستم وقتی می بینم که …» .

گاهی والدین تصور می کنند عصبانی شدن در مقابل بچه ها کار درستی نیست اما همیشه هم این طور نیست گاه بچه ها لازم است که عصبانیت والدین را ببینند و گاهی حتی بلند صحبت کردن، آن ها را متوجه اشتباه خود کند اما عصبانیت صحیح با پرخاشگری همراه با توهین، تهدید، تحقیر و سرزنش متفاوت است. خوب است که گاهی والدین عصبانیت خود را به کودک نشان دهند و او را از کار خطایی که کرده یا خطری که متوجه اش بوده، آگاه کنند.

اما همان طور که گفتیم باید مراقب باشند که آسیبی از نظر روحی و جسمی به او وارد نکنند. عضو انستیتو روان پزشکی تهران درباره کسانی که زیاد عصبانی می شوند و آن را جزو خلقیات خود می دانند توضیح می دهد: توجیه تاریخچه ای کاری است که این افراد می کنند و البته ارزشی ندارد، زیرا تغییری در فرد اتفاق نمی افتد و او در واقع عصبانیت خود را توجیه می کند. شاید بهتر باشد افرادی که عموما دچار عصبانیت می شوند سبک زندگی شان را تغییر دهند. شاید بسیاری از افراد ندانند که خواب ناکافی شبانه یکی از دلایل بروز عصبانیت در آن هاست. ۸ ساعت خواب شبانه می تواند در آرامش اعصاب نقش موثری داشته باشد، ورزش های سبک، یوگا و مدیتیشن هم مفید است.

گاه عصبانیت و افزایش سطح برانگیختگی در افراد بنا به دلایل دیگری است، زوجی را تصور کنید که همیشه در مورد مسائل تربیتی فرزند خود با هم دعوا می کنند و از دست هم همواره عصبانی می شوند. آن ها می توانند پس از آگاهی درباره مورد مناقشه، با هم در این باره صحبت کنند و سعی کنند برای کاهش سطح برانگیختگی خود و عصبانیت مشکل اصلی را حل کنند. در این جا مهارت حل مسئله به فرد کمک می کند تا بر خشم خود غلبه کند. از طرفی والدین الگوی رفتاری مستقیمی در اختیار کودکان قرار می دهند و والدین عصبانی، عصبانیت را به کودکان خود آموزش می دهند. بنابراین مدل غلط عصبانیت می تواند توسط کودکان الگوبرداری شود و کودک هم یاد بگیرد به هنگام عصبانیت حق دارد داد بزند، اشیاء را پرت کند و حتی طرف مقابل را بزند.دکتر قهاری، به دیگر عوامل عصبانیت اشاره می کند و می گوید: گاهی عصبانیت ریشه در مشکلات جسمی و روانی دارد. گاه افرادی را مشاهده می کنیم که در ظاهر بسیار فعال هستند و مشکلی ندارند اما به سرعت از کوره در می روند. این دسته از افراد در واقع از افسردگی پنهان رنج می برند و عصبانیت می تواند ریشه در افسردگی داشته باشد.

فرد افسرده اغلب تحریک پذیر است و به کوچک ترین محرک واکنش نشان می دهد این واکنش در برخی افراد به صورت پرخاشگری و عصبانیت بروز پیدا می کند. داشتن سوءظن و احساس بدبینی، اعتیاد به برخی مواد مخدر، ابتلا به بیماری های مزمن، داشتن وسواس شدید، کمبود اعتماد به نفس و دردهای مزمن از دیگر عوامل پرخاشگری و عصبانیت است که هر یک باید درمان شود تا فرد قادر باشد خشم خود را کنترل کند.مهارت مدیریت خشم به حدی اهمیت دارد که بسیاری از کارشناسان معتقدند این مهارت می تواند از بسیاری از ناهنجاری ها و اتفاقات بد و شوم در اجتماع بکاهد. بارها در رسانه ها دیده و خوانده ایم که خشم نا به جا باعث جرایمی چون قتل شده است و این نشان می دهد که خشم کنترل نشده تا چه حد می تواند خطرناک باشد.دکتر قهاری، توصیه می کند وقتی با فردی عصبانی روبه رو می شویم بهتر است به او حق بدهیم و بگوییم «می دانم که عصبانی هستی» این جمله همدلی را می رساند اما باید ادامه دهیم «اجازه نداری توهین کنی یا تحقیر کنی». فرد عصبانی با این جمله احساس می کند عصبانیت اش به رسمیت شناخته شده اما رفتارش نه! به این ترتیب می تواند آرام تر شود. می توان به همسر عصبانی گفت « اگر بخواهی به کارت ادامه بدهی من می روم بیرون». ترک محیط می تواند در تسکین عصبانیت همسر بسیار مفید باشد.

احساس همدلی، مطمئن کردن فرد از ریشه یابی خشم و مقابله به مثل نکردن بهترین کاری است که همسران می توانند در مقابل عصبانیت طرف مقابل انجام دهند. همچنین باید تاکید کرد که همسران نباید رازداری بی مورد داشته باشند و اگر همسری دارند که بیش از حد عصبانی می شود، پرخاشگری می کند و یا اعضای خانواده اش را آزار می دهد به او تاکید کنند رفتار و شخصیت واقعی اش را به خانواده اش بگویند و از مشاور و روان پزشک کمک بگیرند.

هشت کلید برای کنترل خشم و استرس

۱) فهرستی از عواملی که خشم تان را بر می انگیزد تهیه کنید. وقتی بدانید از چه چیزی عصبانی می شوید، خود را بهتر برای مقابله با آن آماده می کنید و همیشه دیگران را ببخشید تا بهتر بتوانید عصبانیت خود را کنترل کنید.

۲) وقتی ریشه خشم خود را شناسایی کردید، می توانید خود را تغییر دهید. بنابراین مهم است که بپذیرید خشمگین می شوید و باید راه چاره ای پیدا کنیدپس یاد بگیریدبهتر ببینید و بیشتر گوش کنید. برقرار نکردن ارتباط صحیح با دیگران از نداشتن مهارت ناشی می شود.

۳) از دیگران کمک بگیرید. خانواده تان باید بدانند شما قصد تغییر وضعیت دارید.فرصت ها زودگذر هستند. به خود بگویید تا کی می خواهید از دست دیگران عصبانی باشید و از آن ها برنجید.

۴) تکنیک های کنترل خشم را یاد بگیرید؛ مکث، تنفس عمیق، اطمینان از حل مسالمت آمیز مشکل و دست برداشتن از افکار منفی اولین قدم هاست.

۵) با کسی که باعث عصبانیت شما شده احساس همدلی کنید به او حق بدهید گاهی اشتباه کند.

۶) حس بذله گویی را فراموش نکنید. گاهی به خودتان بخندید و ببینید با خنده چقدر راحت می توانید بر عصبانیت خود فایق آیید.

۷) آرامش را تجربه کنید. افراد عصبانی کسانی هستند که با کوچک ترین محرک عصبانی می شوند، یاد بگیرید خونسردی خود را حفظ کنید.

۸) اعتمادسازی کنید. اگر به دیگران بیشتر اعتماد کنید کمتر عصبانی می شوید. این فکر را که دیگران می خواهند شما را عصبانی کنند دور بیندازید.

۱- اندیشیدن به مانترا

«مان» به معنی فکر و «ترا» به معنی آزاد شدن است؛ در حقیقت مانترا مجموعه ای از کلمات و آواهایی است که با لحن خاص و به دفعات تکرار می شوند و به آن دلیل که مانترا تاثیر مثبتی بر جسم و روح می گذارد، در مراقبه کاربرد دارد. مانترا به تعادل ذهنی کمک می کند و از این طریق باعث می شود عصبانیت ما سریع تر فروکش کند یا دیرتر ظاهر شود. به یک جمله یا یک شعار فکر کنید که بتواند شما را در چنین موقعیتی آرام کند. در مواقع خشم با جملاتی نظیر «آن ارزش ندارد»، «من کاملا آرام هستم»، مانترا را در خود ایجاد کنید و خود را از خشم برهانید.

۲- اهمیت ندادن به خشم

مسلم است که خشم خود را به سادگی نمی توانید مهار کنید اما یاد بگیرید که با مهم جلوه دادن خشم، فریاد زدن و حتی کوبیدن در نمی توانید بر خشمتان غلبه کنید؛ پس به ای این کارها، بکوشید تا خشمتان را مانند یک ابر تصور کنید؛ یعنی احساس کنید که خشم الان اینجاست ولی همزمان و به سرعت در حال حرکت و گذر است.

۳- گفتگو با دوستان

وقتی به قدری عصبانی هستید که نمی دانید چگونه باید از این حالت بیرون بیایید، بهتر است با یکی از دوستان صمیمی تان تماس بگیرید و از ته دل درباره خشم خود صحبت کنید تا حالتان بهتر شود.

۴- فرونشاندن خشم

در مواقعی که بسیار عصبانی هستید، لازم است خشمتان را تخلیه کنید. در این مواقع حرکت، بهترین وسیله برای رهایی سریع از عصبانیت است؛ زیرا با حرکت، هورمون استرس کاهش می یابد و هورمون اندروفین یا همان هورمون شادی آزاد می شود. یکی دیگر از راهکارهای مفید برای زدودن خشم، پیاده روی یا دویدن در اطراف منزل است…..

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

http://www.زبان-بدن.com

اینستاگرام: maziyare-mir

ایمیل: mazyarmir.com@gmail.com

شماره تماس: ۰۹۱۲۵۲۸۱۹۵۲

سخنرانی بدون استرس

استرس و ترس در سخنرانی

به عنوان یک  مدرس تخصصیی سخنرانی مدیریتی و اولین مبدع سخنرانی به روش آنتونی رابینز باید بگویم بهترین اقدام در هر سخنرانی کنترل و مهار استرس قبل و در حین سخنرانی است بماند که امروزه استرس بعد از سخنرانی هم وجود دارد یکی از مهمترین سوالات پیرامون سخنرانی و مشکلات و معضلات مجری های آماتور ترس ازصحنه وتریبون است و آنقدر این استرس و ترس زیاد و فراگیر است که ما را قفل می کند و قدرت هر کاری را از ما می گیرد.

در پشت تریبون و زمانی که مستمعین بالای صد یا دویست نفر و حتی هزار نفر به شخصه مازیار میر هم با این معضل دو دهه دست و پنجه نرم کرده و در اینحال آنرا به مدیران و سیاستمداران طبقات مختلف و از طیفهای گوناگون آموزش داده ام.

طی تمام این سالها باتمام بزرگانی که پیرامون تکنیکهای پیشرفته و فوق تخصصی سخنرانی کار کرده ام متوجه یک مسئله بسیار مهم شده ام و آن این است که هرچقدر برای خودمان ارزش قائل شده و به اصطلاح نوع دوست باشیم و برای تمرین و بالا بردن توان به کارها و سخنرانیهای عام المنفعه پرداخته باشیم شدت استرس ما به شدت کاهش پیدا نموده و قدرت ما روز به روز بیشتر شود.

متاسفانه بسیاری از مدیران و یا جبهه های مختلف سیاسی هرچند همواره تلاش کرده‌اند تا بر ترس خود هنگام سخنرانی در جمع غلبه کنند، اما متاسفانه در این خصوص هرگز به یک موفقیت قطعی نائل شده اند اما چرا؟

بزرگی گفته :

یادگیری مداوم حداقل شرط لازم برای موفقیت در هر زمینه ای است که در آن فعالیت می کنید؛ هر روز چیز جدیدی بیاموزید . نکته بسیار مهم و کلیدی و اصل فراموش شده همین مسئله است در آموزش و ارتقائ سطح هنر سخن وری و سخنرانی

شاید بد نباشد بدانید که موسس شرکت‌های ویرجین، ریچارد برانسون می‌گوید که از سخنرانی کردن در برابر جمعیت متنفر است؛ سرمایه‌گذار میلیاردر، وارن بافت اعتراف می‌کند که پیش از سخنرانی دچار حالت تهوع و سرگیجه و …. می شود.

و طی مطالعات گسترده به این نتیجه رسیدم که وارن بافت و یا ریچارد برانسون بعنوان کارافرینان بزرگ آمریکایی توانسته بودند سرانجام در سخنرانی خود بر ترس خود غلبه کرده‌اند آنهم در سخنرانی های ده هزار نفری که ایراد می نموده اند، پس ما هم می‌توانیم بر ترس و استرس پیش از سخنرانی آن غلبه کنیم. با این مقدمه کوتاه بپردازیم به راههای مقابله با استرس و ترس و… پیش از سخنرانی لطفا مارا از تجربیات خود آگاه فرمائید.

شتاب در رسیدن به خونسردی ممنوع

یکی از مهمترین اشتباهات سخنرانان آماتور و یا مبتدی و یا دانشجویان برای رسیدن ناگهانی بدون شتاب و درنگ به خونسردی در پشت تریبون خود بزرگترین معظل است اکثر مردم بر این باورند که تلاش برای حفظ خونسردی، بهترین راه برای از بین بردن اضطراب ناشی از سخنرانی است.

یکی از محققان به تازگی تحقیقی را منتشر کرده که نشان می‌دهد این تکنیک متاسفانه موثر نیست. راهکار بهتر این است که وحشت خود را به  هیجان تبدیل کنید. در این تحقیق افرادی که در هنگام سخنرانی، اعلام کردند که هیجان زده هستند، شایسته‌تر و مقتدرتر به نظر می‌رسیدندپس به جای رفتن و شتاب در رسیدن به جزیره امن با ثبات و بدون عجله طی طریق کنیم

مهارتهای کلیدی خود را منتقل فرمائید

مهارتهای کلیدی برای یک سخنران حرفه ای بسیار مهم و تاثیر گذار است باید یاد آوری کنم که سخنرانی یک هزارتو و یک هزارپایی است که هر پای آن در علم دیگری قرار دارد بنابراین مهارتهای کلیدی و افزایش مهارت برای یک سخنران بسیار کلیدی و موثر است همه افراد در بعضی ازموقعیت ها نسبت به موقعیت های دیگر از اعتماد به نفس بالاتری برخورداریم، هیچ کس درهمه ی موقعیت ها نمی تواند صد درصد اعتماد به نفس داشته باشد. بعضی از افراد نمی توانند درجمع صحبت کنند در حالی که برخی دیگر مانند آب خوردن آنرا می دانند این در حالی است که افراد چه برای کم و یا زیاد این قدرت را دارند و دوم داشتن احاطه به زبان بدن یا زبان رفتار و همچنین احاطه بر علم کلام و بیان و علومی که بعنوان علم بینابینی می تواند برای سخنران مفید باشد و توسعه و بهبود فرایندها و مهارتها و دانش می تواند کمک به مهار استرس و ترس نزد سخنران نماید.

رفتارشناختی را تمرین کنید

برخی مواقع شاهد شاگردانی هستم که استرس و ترس عملکرد آنها را متوقف میکند آن هم در سخنرانی  های آزمایشی و نمایشی باعث شد در این خصوص به تحقیقات گسترده ایی دست زدیم. متاسفانه برخی به درمان دارویی متوسل میشوند که اصلا درست نیست تمرکز و قدر بیان و شانس اشتباه و یا غلط گویی و یا عدم بیاد آوردن افراد را زیاد می کند. درمان رفتارشناختی نوعی مشاوره‌ی سلامت ذهن است که به شما کمک می‌کند از تفکرات منفی خود آگاه شوید، در نتیجه در موقعیت‌های چالش‌برانگیز می‌توانید عملکرد بهتر و موثرتری داشته باشید . به شخصه و به شدت معتقدم که اضطراب سخنرانی در برابر جمع را می توان با شرطی سازی و تکرار و تمرین کنترل و بهبود رویه ها را می توان بوسیله وحدت رویه ها مورد استفاده نمود.

یکی از این ابزارها شامل درمان از طریق قرار دادن این افراد در سیملاتور سخنرانی جلوی هزاران نفر که ساخته شخصی من است و….. ( دردوره سخنرانی سیاسی از این ابزارهای واقعی و مجازی استفاده می کنیم) در این تمرینهای حرفه ای معمولا با استفاده از صدای خنده‌ی مجازی و یا تشویق مجازی،و یا واقعی تعادلی افراد سخنرانی را بسیار بسیار واقعی‌تر جلوه دهند.

طی سالها آموزش تخصصی سخنرانی سیاسی و مدیریتی افرادی که از این شیوه‌ برای آموزش استفاده کرده‌اند هنگام سخنرانی در مقابل مخاطبان واقعی اضطراب کمتری از خود نشان می‌دهند و بسیار حرفه ای تر رفتار نموده و کنترل استرس و ترس را انجام می دهند.

علائم ترس از صحنه شامل : قرمزشدن چهره، عرق کردن، تپش قلب، لرزش، خشک شدن لب ها، ترس از دست دادن جایگاه، اضطراب و…. اگر قبل از شروع سخنرانی چنین علایمی در شما ظاهر شد شک نکنید که سخنران از صحبت درجمع، ترسیده است. درهرصورت ترس از صحبت کردن درجمع قابل کنترل و درمان است فقط باید تمرکز کنید و مطالعه و تمرین و….

به یاد داشته باشید که پیوسته  دقت و تمرکز، رموز عملکرد عالی است و زمان این مهم را برای شما مانند شمشیری برنده و بسیار زیبا و کاربردی شکل خواهد داد.

یادتان باشد هیچ چیز و هیچکس و هیچ رفتار و هیچ گفتاری آنگونه که به ظر می رسد نیست. برگرفته از زبان بدن ایرانی

مازیار میر مشاور و تحلیلگر

http://www.زبان_بدن.com

ایمیل: mazyarmir.com@gmail.com

شماره تماس: ۰۹۱۲۵۲۸۱۹۵۲

اینستاگرام: maziyare-mir

فرم تدوین صورتجلسات اداری

مکان جلسه:

 

زمان جلسه:   

ساعت شروع:  

ساعت خاتمه:  

ریيس جلسه:

دبير جلسه:

منشی جلسه:

دستور جلسه:

 

 

اسامی حاضر در جلسه:

 

اسامی غائبين:

 

گزارش پيگيریهای انجام گرفته )درمورد مصوبات جلسه قبل(:

 

 

مطالب مطروحه:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

www.mazyarmir.com

  تصميمات متخذه :
مهلت انجام پيگيری

کننده

مسئول انجام شرح تصميم  
         ۱
         ۲
         ۳
         ۴
         ۵
         ۶
         ۷
         ۸
         ۹
         ۱۱
دستورات جلسه بعدی :

 

ا

اعضاء حاضر در جلسه
 

 

 

 

       
 

 

 

 

       

۰۲

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *