فنون اداره حرفه ای جلسات

فنون اداره حرفه ای جلسات

این دوره به همت شرکت کارکنان معاونت راهبردی ریاست جمهوری تهیه و تدوین شده بود این دوره برای مدیران ارشد بانک رفاه کارگران توسط دکتر سید مازیار میر اجرا گردید.

از جناب مهندس بهدادی بابت پیاده سازی مطالب کمال تشکر را دارم دانستن مدیریت و هنر اداره جلسات هنر و اشراف به تمامی پلهای ارتباطی ما از کلامی و غیر کلامی تا روانشناسی و هنر تأثیر گذاری و… باز می گردد در این مقاله کوتاه سعی شده به این مهم پرداخته شود.

…مدیریت بهره وری و مدیریت زمان اصول فراموش شده جلسات است که شرکتهای پیش رو در جهان امروز به آن نگاه ویژه ای داشته و از زمان، درآمد سازی واقعی و ملموسی می نمایند و شاید «زمان طلا است» را به دقت و به صورت بهینه اجراء می کنند. به عنوان یک مشاور کاندیداهای مجلس و شورای شهر به این مطلب رسیده ام که بزرگترین ضعف، ضعف در عدم مدیریت جلسات است و این مهم در مسائل سیاسی هم به چشم می خورد. امروز مذاکرات تلفنی و جلسات اینترنتی نقش عمده ای در بهبود بهره برداری از زمان مینماید، بسیاری تمایل دارند مایل هستند تا حضوری شما را ملاقات کنند اما اینجا است که یک سری (باید‌ها و نباید‌ها) را اگر رعایت نکنیم ضمن هدر دادن زمان به هدر دادن بیت المال هم منجر خواهد شد ولاغیر.

در هر جلسه اصل کلیدی اهداف مشخصی است که ترجیحا ًباید بصورت مکتوب نوشته شده و در کنار آن چک لیست کاملی مطابق نیاز ما باید تدوین شود مثلاً همیشه اهدافی مانند: (گرفتن امضا از مدیر، جهت تمدید قرارداد) به جای چیزی مبهم مثل (ایجاد ارتباط بهتر) داشته باشید.

دستور جلسه واضح و مبرهن که خط و خطوط افعال بصورت واضح مشخص و روشن شود و نکته تخصصی این است که برای این افعال آئین نامه ای تهیه و تدوین شود با ریز جزئیات شما می توانید در یک صفحه‌، مواردی را که باید بازگو کنید را به صورت ریز و دقیق نوشته و برای مصارف بعدی کدینگ فرمائید چون این دستورات بسیار مفید هستند، چون زمان جلسه به موارد مهم اختصاص خواهد یافت تا بحث‌های حاشیه‌ای و جلوگیری از هدر رفت زمان.

خواهش میکنم زرق و برق را کنار بگذارید و حواشی را هم کم کنید و مخصوصاً مثل برخی ارگانها صحنه‌سازی نکنید، ساده باشید و به سادگی صحبت کنید. منظور از ساده بودن، به نوعی برازندگی در ابعاد مورد قبول جامعه و مجموعه شما است.

خواهش میکنم به عنوان یک موضوع استراتژیک در ابتدا ظاهرتان را چک کنید. رفتن به جلسه با یک سوراخ در کت، یا لکه‌ای آزاردهند روی پیراهن اصلاً خوب نیست و به احتمال زیاد شخص مقابل، هیچ‌یک از صحبت‌های شما را نخواهد شنید…، به احتمال زیاد آن مورد به اندازه‌ کافی برداشت‌های اولیه‌ای از شما به طرف مقابل ارائه داده است.

مدیریت زمان در شروع و ختم جلسه و ابزارهایی برای حضور به موقع و اتمام جلسه بصورت آئین نامه متمرکز و ابلاغ آن به تمام زیر مجموعه های شما.

بخاطر داشته باشید دیر رسیدن یعنی اینکه شما هیچ ارزشی به شخص مقابل نمی‌دهید و باید این مسئله واضح بدون هیچ رودربایسی به همه ابلاغ رسمی گردد. سعی کنید همه مدعوین  حداقل پنج دقیقه زودتر از موعد در محل مورد نظر حاضر باشند و این امر سازمان یافته گردد و در صورت نیاز از ابزار باز دارنده در این خصوص استفاده گردد.

متأسفانه همیشه جلسات ما یا به شدت رسمی یا به شدت غیر رسمی و دوستانه برگزار می گردد این افراطها باعث کاهش بهره وری جلسات می گردد باید از ساز و کارهایی برای این مهم بهره گرفت که به شما و سازمان شما بستگی دارد.

بیاد داشته باشید کمی قبل از جلسه، گپ و گفتگوها ی دوستانه بسیار حیاتی است تا جلسه پس از آن رسمیت لازم را پیدا نموده و هرگزاجازه ندهید کارمندان بحث را به سمت کار هدایت کند، رشته‌ی کار را مدیر جلسه یا منشی جلسه باید همیشه در دست داشته باشد.

صمیمیت، آفت خاموش جلسات و منابع انسانی است و مخصوصاً حتی دوستیها است خواهش می کنم به جای نقش بازی کردن و صمیمیت به یک دوستی طولانی که مدتی است  درحد یک تلفن ساده ایجاد شده باشد و شما حتی طرف مقابل را ندیده باشید، با رسمیت بخشیدن به جلسه و اعتبار بخشی به جلسه همیشه حد و حدود خود را رعایت فرمائید و در حفظ حریمها بکوشید.

بهترین مدل آموزش انتخابات ریاست جمهوری استفاده از ساعت برای زمان بندی سخنان هر نامزد بود لطفاً و حتماً بیش از حد صحبت نکنید و اجازه ندهید یک نفر متکلم وحده شود و همه را ملزم به بازگویی نظرات نمائید یادمان باشد که ایجاد ارتباط و جمع آوری اطلاعات هدف اصلی این جلسه است پس خواهش می کنم با حفظ احترام و مدیریت زمان جلسه را مدیریت فرمائید.

مدیریت جلسات

در منابع انسانی مبحثی داریم بنام مدیریت تعارض خواهش میکنم همیشه به عنوان مدیر یا منشی جلسه، اجازه بحث کردن بیش از اندازه را ندهید یادتان باشد همیشه نظرات موافق، نظرات مخالفی دارند اما بحث کردنهای بی فایده برای تمرکز بر مواضع به جای تمرکز بر اهداف یک اشتباه مهلک است.

تیزهوشی داشته باشید و همیشه از هوش هیجانی نهایت بهره برداری را بفرمائید برای جلسات برون سازمانی پیوسته بخاطر داشته باشید مخاطبین و ارباب رجوع و… از اینکه با افراد تیز هوش که شبکه بانکی کل کشور و مخصوصاً بانک رفاه را بشناسند لذت خواهند برد.

قبل از شروع جلسه اتیکت افراد جلوی محل استقرار نصب گردد؛ حتی جلسات کوچک این چنین شما چند دقیقه طلایی را در شروع جلسه به راحتی صید می کنید و مخصوصاً یادتان باشد هیچ چیزی بدتر از این نیست که در وسط جلسه، نام شخص مخاطب یا همکار یا … را بخاطر نیاورید؟

مطمئن باشید که کلیه افعال و سخنان شما در شبکه بانکی کل کشور در پایان جلسه منتشر خواهد شد پس بسیار سختگیر تر در جلسات ظاهر شوید و بر روی هر حرف کلامتان قبل بسیار تعمق فرمائید، لذا از طرح سوالاتی که جنبه خصوصی دارد به شدت اجتناب نموده و تمرکز مباحث را روی اصل موضوع متوجه نموده یادتان باشد ما پیرو امامی هستیم که برای کار شخصی شمع دیگری می افروزد.

جزو چک لیست هر جلسه نصب علامت همراه خاموش یا در حالت بی صدا یا…قرار گیرد و تحت هیچ شرایطی افراد به همراه خود جز موارد ضروری مراجعه نفرمایند.

جلسات را خشک و رسمی برگزار نفرمائید اما جلسات بن بست و پر از پیچ و خم و چالش و دست انداز هم منعقد نفرمائید چرا که  بهره وری جلسات را به شدت تحت تأثیر قرار داده مدیریت زمان را از دست خواهید داد مخصوصاً اگر به مکالمات اجازه‌ی سرگردان شدن بدهید، به همکاران مقابل این تفکر را القا می‌کنید که قادر به جمع کردن  موضوع نبوده یا از کم و کیف مسئله بی اطلاع هستید.

در نظم ابعاد گوناگون جلسه بکوشید و بهره وری و مدیریت زمان را با افعال خود به همکاران و مدیران آموزش دهید قرار دادن بطریهای آب معدنی که معمولاً استفاده نمی شود و جنبه نمایش دارد بجای آن یک لیوان آب و قرار گرفتن ساعتهای کوچک و ارائه برنامه زمانبندی دقیق توجه به رعایت ادب و احترام و برخورد تند و بی اغماض با هرگونه بی ادبی  به کسی بی‌ادبی نکنید.

متأسفانه در پایان جلسه بحثهای روز سیاسی و اجتماعی یا ورزشی و همچنین خداحافظی های کش دار آفت مدیریت جلسه و آفت زمان است. با تذکر این مطلب که هر ثانیه از زمان برای شما و همکاران حداقل چقدر هزینه پیدا و پنهان دارد مخصوصاً برای بانک و از لحاظ  شرعی و اسلامی هم نباید این ریخت و پاش ها دیگر ادامه پیدا کند و باید بلافاصله پس از اتمام جلسه همکاران به محل کار خود بازگردند و این در هر جلسه با خوش رویی و به صورت کاملاً دوستانه باید در دستور کار انتهای جلسه، برای استقرار این سیستم در جلسات باید وجود داشته باشد.

بزرگترین اشتباه پس از پایان جلسه این است که  نوشته‌ها و یادداشت‌هایتان را مفقود نمائید باید از فن آوریهای جدید مانند دستگاه ضبط صدا و فیلم برداری هم مدد جوئید و بلافاصله پس از اتمام جلسه، تمام نوشته ها و فیلمها و نوارهای صوتی یا فایل های صوتی را بازنگری و خطایابی نموده چک لیستی برای بهبود روند جلسات آماده نموده برای جلسات و کارهای آتی برنامه ریزی نموده انجام فرمائید …

دکتر مازیار میر مشاور و تحیلگر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *