جزوه مدیریت زمان

مدیریت زمان

مدیریت زمان قسمت اول

مدیرت زمان(Time management)

بعنوان یک مدرس حرفه ای مدیریت زمان به این مهم دست پیدا کرده ام که مدیریت زمان فصل الخطاب موفقیت در زندگی شخصی و سازمانی ما است شرکتهای پیش رو همه با مدیریت پیشرفته زمان عجین هستند.

عمل یا فرایند طراحی و به کارگیری کنترل آگاهانه زمانی است که صرف فعالیت ما می‌شود، به عبارت دیگر مدیریت زمان عبارت است از توسعه و بهبود و همچنین اثر بخشی وبهره بری بیشتر و بهتر از زمان در غالب مکان و یا فراتر از آنرا مدیریت زمان گویند. «مازیارمیر»

در طول تاریخ بشر، همواره زمان و ابعاد مختلف آن، مورد توجه انواع تمدن‌های بشری بوده است. امروزه و با پیشرفت تکنولوژی محیطی فراهم شده که در کوتاه مدت می توان به اطلاعات بیشماری دست پیدا نمود. کارهای گوناگون را می توان در حداقل زمان و با کمترین هزینه به پایان رساند. با این وجود عطش سیری ناپذیر نسل بشر به دنبال سرعت بیشتر و بهتر برای بهبود و توسعه این فرآیند است و خواسته سیری ناپذیر نسل بشر و انسان هزاره سوم همواره بهبود و توسعه این فرآیند است. انسان امروزی همیشه با خود اینگونه متصور است که سرعت لازم را در اختیار نداشته و ندارد و با خود می اندیشد که از زمان عقب افتاده یا حجم نامحدودی از کارهایش عقب افتاده پس نیاز به برطرف کردن محدودیت زمانی و یا به عبارت دیگر بهبود و توسعه مدیریت زمان برای رسیدن به کارهای بیشتر و بهتر در محدوده زمانی کمتری دارد.

بعنوان یک مدرس مدیریت زمان باید بگویم که متأسفانه در سیر تاریخ چه در کشور عزیزمان ایران و جهان عامل نابودی تمدنها عدم تکمیل برنامه ها و شکست پروژها عامل بسیار مهم و تأثیر گذاری است برای مثال شکست آلمانها و یا فرانسویها عدم مدیریت زمان و رسیدن به زمستانهای سخت و غیر قابل تحمل روسیه بود که باعث شکست شدید این دو ارتش بزرگ جهان شد و یا عدم مدیریت زمان در پروژه های بزرگ ملی که در کشور ما و یا کشورهای دیگر جهان به وفور یافت می شود هرچند عوامل بسیار زیادی در این مسائل درگیر هستند اما مدیریت زمان در این میان نقش کلیدی و تأثیرگذار و بسیار موثری دارد.

شاید بخاطر همین امر امروز ناتو و ارتشهای مختلف جهان دارای یک نیروی واکنش سریع هستند تا بتوانند زمان را کاملاً و بصورت همه جانبه مدیریت کنند. سالها است بعنوان یک مدرس مدیریت زمان به کارآفرینان با صراحت و به شدت می گویم که در کارآفرینی امروزه کارآفرینانی موفق تر هستند که در زمان کوتاه تری ایده را به محصول و خدمات تبدیل و منتشر کنند و از آن پس خواهد بود که از لحاظ مالی بی نیاز خواهند شد.

به عبارت دیگر کلید و حلقه مفقوده کارآفرینی و موفقیت با مدیریت زمان ارتباط معنی دار و منطقی وجود دارد. آری ضعف در مدیریت زمان، هرچند یک مسئله قدیمی است. اما باید دانست این ضعف عامل اساسی و یکی از عوامل مهم در شکست یا پیروزی بیشتر افراد و مدیران و کارآفرینان و حتی سیاستمداران است و می توان رد پای این مسئله را در تاریخ رد یابی نمود.

بعنوان یک مدرس و مشاور انگیزشی به شدت اعتقاد قلبی دارم که هیچ چیز هیچکس هیچ رفتار و گفتار و کردار و پنداری آنگونه که به نظر می رسد نیست و با دانستن این مطلب می توان زمان را هم بسیار بهتر و دقیق تر مدیریت نمود. «برگرفته از کتاب زبان بدن ایرانی»

برخی هرچند می دانند مدیریت ضعف زمان را، اما آنرا هرگز باور ندارند به عبارت دیگر مشکل را در جای دیگری جستجو می کنند حال آنکه مشکل در مدیریت زمان و در نزدیک ما است. باید اذعان نمود هرگز نمی‌توان این ضعف بزرگ را پنهان نمود و دوم اینکه امروزه و با پیشرفت لجام گسیخته تکنولوژی به اثر بخشی بیشتر و بهتر زمان نیاز احساس می شود.

مازیار میر به شدت معتقد است رمز موفقیت در زندگی فردی و سازمانی و برای پیروزی در این دو فصل بزرگ و عمومی فقط و فقط بکارگیری راهبردهای اصولی مدیریت زمان است. بسیاری از ما راه های متفاوت انواع مشکلهای فردی و سازمانی را فقط و فقط در مدیریت زمان می‌جوییم.

با مدیریت بهینه زمان شما می توانید به قدرت پایش و کنترل زمان برای تسریع امور و بهره بری بیشتر از زمان و ظرفیتهای خود به صورت هدفمند و سازمان یافته بهره‌مند شوید. اولویت بندی و اختصاص زمان مشخص به هر رفتار حرفه ای، سبب خواهد شد که وظایف گوناگون به موقع و در کوتاه ترین زمان ممکن با بالاترین راندمان به پایان برسد.
نکته مهم دیگر پیرامون مدیریت زمان این است که شما تخمین علمی تر و در عین حال ظریفتری از زمان و قدرت های خود خواهید داشت و در نتیجه آن نتایج موثرتر و دقیقتری کسب می نمائید.

مدیریت زمان دارای نتایج زیر می باشد که عبارت است از:

۱-هدفمندی دریادآوری برنامه ها
۲-شروع و پایان کارها در زمان مقرر
۳-ایجاد حس و انگیزه برای انجام امور
۴-تمرکز برروی منافع اولویت دار
۵-برنامه ریزی دقیق و جامع براساس تفکر سیستماتیک
۶-استقرار و جاری سازی تفکر استراتژیک
۷-سرعت بخشیدن به انجام امور و ارتقاء سطح فردی و سازمانی
۸- کمک به بهبود سلامت روانی و کاهش فرسودگی های شخصی و سازمانی
۹-توسعه و بهبود عملکرد به منظور توسعه بهره وری فردی و تیمی

چرا همیشه از کمبود زمان رنج می بریم؟ آیا تکنیکهای مهم مدیریت زمان را می شناسیم ؟

انسان امروز در هزاره سوم دلایل مختلفی را برای کمبود زمان برمی شمرد اما پس از بررسی های مختلف و نتایج تحقیقات گسترده به این نتیجه رسیدم که دلایل زیر عمده مشکل ما بخاطر کمبود زمان است که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.
۱-ما ایرانیان ملتی کمال گرا هستیم سفید یا سیاه ولی این فقط و فقط خاکستری است که کمتر درقاموس تفکرات ما جایی دارد و این دلیل اصلی برای کمبود زمان است یا نرسیدن به خواسته های ما است به عبارت دیگر برآورد ما از اتمام کارها درست و اصولی نبوده است چرا که با ایده آل گرائی به سمت انحراف از حقیقت می رویم.
۲- کمال گرایی : کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.

کمال گرایی و بحث مدیریت زمان

کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری،‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود.

اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.

یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.

طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی می‌خواهیم تأثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.

ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی

مدیریت زمان و مسئله اولویت بندی در کارها و کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم. احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.

مدیریت زمان و سارقان زمان

چگونه با افرادی که باعث هدر دادن وقت ما می‌شوند کنار بیاییم؟

خدا به مشکلات ریاضیات ما اهمیت نمی‌دهد، او به طور عملی انتگرال می‌گیرد (البرت انیشتین)

یک دوستی داشتم که همیشه می گفت ما به زمان هیچ اهمیتی نمی دهیم فقط همیشه وقت کم می آوریم.

همه‌ی ما می‌دانیم که زمان طلا است زمان پول و ثروت است اما همین تفکر که از نیاکان ما به ارث رسیده است تبدیل می شود به خاک،آری خاک. متأسفانه در اکثر  کسب‌وکار ها مشکل زمان و هدر رفت زمان انجام درست کارها در زمان مقرر و سایر موارد که به صورت مستقیم و غیر مستقیم به مدیریت زمان ارتباط دارد  رو برو هستیم و در کس بو کارهایمان و حتی استارتاپها از این نقیصه به شدت رنج میبرند متأسفانه ما هنوز به قدرت و اهمیت واقعی مدیریت زمان و ابعاد گوناگون آن واقف نشده ایم.

شاید اگر بدانید اهمیت مدیریت زمان و مخصوصاً قدرت مدیریت زمان و بدین وسیله بتوانید به خوبی درآمد کسب کنید و قادر باشید تا از روز کاری خود بیشترین استفاده را ببرید.
اما هنگامی که سعی می‌کنید تا از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید، بزرگترین مانعی که معمولاً با آن روبرو می‌شوید “هدردهندگان وقت” هستند. شاید این موارد، چیزهای کوچک و کم‌اهمیتی به نظر برسند مانند تماس‌های تلفنی و ملاقات‌های دوستانه، اما همین موارد می‌توانند قبل از آن‌که متوجه شوید، منجر به حواس‌پرتی‌های طولانی مدت شده و سپس تمام روز شما در برابر چشمانتان ناپدید خواهد شد.
از طرف دیگر، شما با چالش دیگری نیز روبرو خواهید شد و آن چالش این است که به دیگران ثابت کنید که کار شما از اهمیت برخوردار است. زیرا به نظر می‌رسد که بسیاری از افراد متوجه این موضوع نمی‌شوند که داشتن یک کسب‌وکار یا کار کردن به عنوان یک فریلنسر بدین معنا نیست که شما هر روز فقط در جایی می‌نشینید و هیچ کاری انجام نمی‌دهید. در حقیقت، شما در چنین شرایطی، در مقایسه با زمانی که برای شخص دیگری کار می‌کردید، بسیار سخت‌تر کار می‌کنید.
بنابراین، شما چگونه با افرادی که به هدردادن زمان شما منجر می‌شوند کنار می‌آیید؟ در اینجا به نکاتی به منظور کنترل کردن این موارد اشاره می‌کنیم.

کنار آمدن با مهمان‌های سرزده
زمانی که ما برای خودمان کار می‌کنیم، بسیاری از افراد فکر می‌کنند که ما واقعا کاری برای انجام دادن نداریم بنابراین سر زدن به ما برای احوالپرسی، برای آن‌ها به نوعی عادت تبدیل می‌شود. دفعه‌ی بعد، زمانی که فردی بدون اطلاع قبلی نزد شما آمد، از جای خود برخیزید و بایستید! این رفتار به شکلی ناخودآگاه این پیام را به طرف مقابل می‌رساند که سر شما شلوغ است و زمانی برای صحبت کردن و گفتگوی دوستانه ندارید.
اگر این ترفند زیرکانه برای شما مفید واقع نشد، صادقانه با طرف مقابل صحبت کنید. از آن‌ها برای سر زدن و احوال‌پرسی تشکر کنید و به شکلی سنجیده و منطقی برای آن‌ها توضیح دهید که واقعا نیاز دارید که به سر کار بازگردید.
حتی می‌توانید دوست خود را بعد از کار یا آخر هفته برای خوردن قهوه یا نوشیدنی دعوت کنید، همچنین می‌توانید از چنین جملاتی استفاده کنید “من دوست دارم تا کمی با هم صحبت کنیم اما همیشه در ساعات کاری، کارهای بسیاری برای انجام دادن دارم.” ” بهتر است برای خارج از ساعت کاری برنامه‌ریزی کنیم.” این ترفند می‌تواند برای شما مفید واقع شود.
کنار آمدن با تماس‌های تلفنی
مانند افرادی که به ملاقات شما می‌آیند، تماس‌های تلفنی از جانب دوستان و اعضای خانواده نیز می‌تواند به اتلاف وقت شما منجر شود. سعی کنید تا مرزها و محدودیت‌هایی در این زمینه ایجاد کنید. به عنوان مثال می‌توانید از چنین جملات مودبانه و محترمانه‌ای استفاده کنید : “می‌توانم بعد از تمام شدن کار با شما تماس بگیرم؟”
همچنین شما با استفاده از این ترفند این پیام را به طرف مقابل می‌رسانید که در طول ساعات کاری در دسترس نیستید.

کنار آمدن با ایمیل‌ها
سعی کنید هر روز به پاک کردن اینباکس ایمیل‌های خود بپردازید. شما می‌توانید با کاهش تعداد ایمیل‌های غیر مفید که هر روز دریافت می‌کنید، زندگی را برای خود آسان‌تر کنید. به عنوان مثال، آیا خبرنامه‌هایی وجود دارند که بتوانید اشتراک خود در آنها را لغو کنید؟
همچنین، از آدرس ایمیل تجاری خود برای موارد شخصی استفاده نکنید بلکه سعی کنید آدرس ایمیل دیگری برای استفاده‌ی شخصی بسازید. در نهایت، اگر هر روز ایمیل‌های یکسانی را دوباره و دوباره دریافت می‌کنید، بخشی را برای “پاسخ‌های آماده” ایجاد کنید تا بتوانید به سرعت و به آسانی به این ایمیل‌ها پاسخ دهید.

کنار آمدن با سوءاستفاده‌کنندگان
افراد بسیاری وجود دارند که در زمانی که شما کسب‌و کار خود را راه انداخته‌اید، به دنبال دریافت خدمات رایگان از جانب شما هستند. ممکن است این موضوع برای شما نیز پیش آمده باشد که زمان که برای شخص دیگری کار می‌کردید، کسی از شما درخواست کمک رایگان نکرده باشد اما از زمانی که کسب‌وکار خود را راه انداختید، بسیاری از افراد سوءاستفاده‌گر به دنبال استفاده از مهارت و تجربه‌های شما بدون تمایل برای پرداخت پول بوده‌اند.
چگونه با این افراد برخورد خواهید کرد؟ بسیاری از شما ممکن است به آن‌ها کمک کرده باشید اما پس از مدتی متوجه شدید که چه مقدار از زمان و انرژی خود را از دست می‌دهید یا به عبارت دیگر این زمان و انرژی از شما گرفته می‌شود. زندگی بسیار کوتاه است. اگر درخواست افراد را رد کردید و یا با نرمی و مودبانه به آن‌ها نه گفته‌اید، احساس گناه نداشته باشید. زمانی که متوجه می‌شوید با پس گرفتن کنترل بر روی زندگی و کار خود هیچ کار اشتباهی انجام نداده‌اید، احساس آزادی خواهید کرد.

کنار آمدن با مشتریانی که هیچ وقت قصد استخدام شما را ندارند.
زمانی که برای مدتی وارد کسب‌وکار می‌شوید، قادر خواهید بود تا به تشخیص چنین رفتارهایی بپردازید. این افراد، کسانی هستند که به شما نزدیک می‌شوند و از شما درخواست کمک می‌کنند و به شما وعده‌ی بودجه‌های مالی بزرگ و موارد بسیار دیگری را می‌دهند. سپس تنها کاری که شما انجام می‌دهید این است که به ارائه‌ی یک پیشنهاد تمام و کمال، با ایده‌های خلاقانه در مورد چگونگی حل مشکل آنها می‌پردازید. اما بعدا شاهد این مسئله خواهید بود که آنها هیچ‌گاه شما را استخدام نخواهند کرد و حتی چند هفته بعد، متوجه خواهید شد که آنها ایده‌های خلاقانه‌ی شما را دزدیده و از آن استفاده کرده‌اند.
در نکته‌بینی و کشف این نشانه‌ها هوشیار باشید، آنها معمولا مقدار بودجه‌ای که قصد استفاده از آن دارند را آشکار نمی‌کنند و زحمت انجام ملاقات‌های اولیه را به خود نمی‌دهند و بسیار مبهم و سربسته صحبت می‌کنند.

مدیریت زمان و ماتریس ایزنهاور

در طول تاریخ بشر، افراد زیادی بوده‌اند که زندگی آن‌ها حاوی نکات مفیدی است که می‌تواند راهنمای ما برای رسیدن به موفقیت و سربلندی در تمام جوانب زندگی‌مان باشد. یک از این افراد که در تمام طول عمر خود توانست بهترین استفاده را از زندگی و فرصت‌های پیش روی خود کند کسی نیست جزء دوایت آیزنهاور.

دوایت آیزنهاور رئیس‌جمهور آمریکا (در سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱) می‌باشد. وی در این مدت ، طرح های بسیاری را در جهت توسعه بزرگراه‌های بین ایالتی در ایالات‌متحده آمریکا ، راه‌اندازی اینترنت (DARPA) ، اکتشاف فضایی (NASA) و …اجرا نمود.

وی برای مدیریت زمان ، مدیریت فعالیت و بهره وری مدلی را طراحی کرد که به‌وسیله آن بتواند با مسایل مهم تصمیم‌گیری و مدیریت زمان مقابله کند. این مدل که به ماتریس Eisenhower معروف می‌باشد، نحوه ایجاد تمایز بین مسائل مهم و اضطراری را می‌آموزد. در واقع تمامی تصمیمات را بر مبنای ۲ سؤال اساسی مدیریت می‌کند:

۱-چقدر آن کار مهم است ؟

۲-چقدر انجام آن کار واجب است؟

تنها ابزار ساده برای این مدل ساده تصمیم‌گیری، یک کاغذ و قلم  و دیگر هیچ…

چرا باید از ماتریس مدیریت زمان سود ببریم؟

شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که زمانی که در دفتر کارتان و پشت میز کارتان می‌نشینید ناگهان با حجم زیادی از کارها و پروژه‌ها مواجه گردید. ممکن است در نگاه اول، همه اینها مهم به نظر رسند و اغلب اوقات بسیار دشوار است تشخیص دهیم که کدام فوری و کدام بدون فوریت است. ماتریس آیزنهاور این فرآیند را فرموله کرده است و به شما کمک می‌کند که فعالیت های خود را به لحاظ اهمیت و فوریت دسته بدی کنید و برای اجرای آنان پاسخ لازم را اتخاذ نمایید.

همچنین این ماتریس شما را وادار می‌کند که کارهایی که همواره در پس ذهن شما بوده و تاکنون به آنها نیندیشیده‌اید را بر روی کاغذ آورده و زمانی را جهت انجام آن اختصاص دهید.

چگونه با ماتریس آیزنهاور بهره وری خود را افزایش دهیم؟

اولویت‌بندی در کلیه امور، کمک بسیاری در انتخاب فعالیت‌های مناسب و اخذ تصمیم‌های درست می‌نماید و نیز؛ کلید طلائی در تعیین تقدم و تأخر انجام درست فعالیت‌هاست. استراتژی آیزنهاور جهت سازماندهی فعالیت نیز از این تکنیک بهره گرفته است. هر کاری که روی میز کار شما قرار دارد،‌ با شکستن آن مطابق روش آیزنهاور شروع کنید و سپس برای زمان انجام آن تصمیم‌گیری کنید. شما با بهره‌گیری از ماتریس تصمیم‌گیری، فعالیت های خود را بر اساس ۴ احتمال، دسته‌بندی می‌کنید.

۱- فوری و مهم (کارهایی که باید فوراً انجام دهید)

۲- مهم اما بدون فوریت (کارهایی که می‌توانید به بعد موکول کنید.)

۳- فوری و اما غیر مهم (کارهایی که می‌توانید به فرد دیگری واگذار کنید.)

۴- بدون فوریت و غیر مهم (کارهایی که باید حذفشان کنید)

یکی از مهمترین قوانین در مدیریت صحیح زمان درک صحیح این مسئله است که ما هرگز ۲۴ ساعت در اختیار نداریم.

و مطلب بعدی این است که قانون پارتو در مدیریت زمان حاکم است شاید برای فهم ۲۰ /۸۰ یا اصل پارتو بد نباشد نگاهی داشته باشیم به داستانی واقعی از جنگ جهانی دوم:

عملیات بارباروسا اسم رمز اشغال شوروی توسط آلمان در جریان جنگ جهانی دوم بود. از ۲۲ ژوئن ۱۹۴۱، بیش از ۳٫۹ میلیون سرباز قدرت‌های محور اتحاد شوروی را در طول ۲۹۰۰ کیلومتر مرز مشترک اشغال کردند، که بزرگترین اشغال در تاریخ جنگ‌های بشر است.

بارباروسا از ۶۰۰ هزار وسیله نقلیه موتوری، و ۷۵۰ هزار اسب استفاده کرد. این عملیات جاه طلبانه که با آرزوی مداوم آدولف هیتلر برای فتح سرزمین‌های روسیه به پیش می‌رفت، آغازی بر فاز محوری تعیین پیروز جنگ داشت.

اشغال شوروی توسط آلمان منجر به ۹۵٪ همه تلفات ارتش آلمان از ۱۹۴۱ تا ۱۹۴۴ و ۶۵٪ کل تلفات نظامی متحدین در تمام طول جنگ شد. تحلیل‌گران معتقدند حمله به شوروی بزرگ‌ترین اشتباه نظامی هیتلر بود.

اگر همه مردم قبول دارند که مدیریت زمان مهارت مطلوبی است، پس چرا تنها عده کمی از آنها میتوانند «سازمان یافته، کارامد و مؤثر» عمل کنند؟ طی سال ها، دریافته ام که بسیاری از افراد، عقاید نادرستی نسبت به مدیریت زمان دارند. اما اگر باور دارید چیزی درست است، پس آن چیز برای شما حقیقت دارد. باورهای شما باعث می شوند که خودتان، دنیای اطرافتان را همچنین رابطه تان با مدیریت زمان را به روش خاصی ببینید. اگر در هر زمینه ای، باورهای منفی داشته باشید، این باورها بر تفکر و عملکردهای شما تأثیر می گذارد و سرانجام واقعیت مییابند. شما همانی نیستید که فکر می کنید باشید، بلکه آن چیزی که فکر می کنید، هستید.

نگرانی درباره کاهش حالت طبیعی و خودانگیختگی

اولین باور منفی این است که اگر خیلی سازمان یافته باشید، فردی سرد، حسابگر، و بی احساس خواهید شد. برخی از مردم گمان میکنند که اگر خیلی مؤثر و کارآمد باشند، آزادی و سادگی خود را از دست خواهند داد. دیگر قادر نخواهند بود «با جریان همراه بوده» و عقاید خود را با صداقت و آشکارا بیان نمایند. فکر می کنند که مدیریت درست زمان، انسان را انعطاف ناپذیر و سرسخت می کند. این امر به هیچ عنوان درست نیست.

بسیاری از مردم پشت این باور نادرست پنهان می شوند و آن را توجیهی برای روش نامنظم زندگی خود میدانند. واقعیت این است که افراد نامنظم، خودانگیخته نیستند؛ آنها صرفاً سردرگم و اغلب عصبانی بوده و معمولاً دچار استرس بالا میشوند، واضح است که هرچه منظم تر باشید، زمان و فرصت بیشتری دارید تا واقعاً آرامش داشته، خودانگیخته شده و به خوشبختی واقعی دست یابید. در واقع، وسعت مکان داخلی کنترل تان بیشتر خواهد شد.

نکته اصلی، پی ریزی و سازماندهی کارهایی است که میتوانید انجام دهید: دوراندیشی، برنامه ریزی برای احتمالات، آمادگی کامل، و تمرکز بر نتایج خاص. تنها زمانی می توانید کاملاً آسوده و خودانگیخته باشید که شرایط تغییر کند. هرچه در حوزه عوامل تحت کنترل خود، سازمان یافته تر باشید، برای ایجاد تغییرات فوری در مواقع لزوم، آزادی و انعطاف پذیری بیشتری خواهید داشت.

موانع مدیریت زمان

برنامه ریزی ذهنی منفی

یکی از این موانع ذهنی، برنامه ریزی منفی است که اغلب از والدین و دیگر افراد مؤثر بر شخصیتمان، کسب می کنیم. اگر والدینتان یا دیگر افراد به شما بگویند که خیلی نامنظم هستید، یا همیشه دیر می کنید، یا هیچ وقت کاری را که شروع می کنید، به اتمام نمی رسانید، باز هم به صورت ناخودآگاه طوری عمل می کنید که از فرامین قبلی آنها پیروی نمایید. متعارف ترین توجیه برای چنین رفتارهایی این است: « من همینطور هستم!» یا «من همیشه این جوری بوده ام!» واقعیت این است که هیچ کس نامنظم و شلخته یا مرتب و کارآمد به دنیا نمی آید.

مهارتهای مدیریت زمان و بهره وری، اصولی هستند که می آموزیم و با تمرین و تکرار آنها را گسترش می دهیم. اگر عادت های بد مدیریت زمان را در خود گسترش دهیم، آموخته های خود را از یاد خواهیم برد. می توان عادت های خوب را در طول زمان جایگزین آنها کرد .

 باورهای خود محدودکننده در مدیریت زمان

مانع ذهنی دیگر در مقابل مهارتهای مدیریت زمان، خودانگاره منفی یا «باورهای خود محدودکننده» است. بسیاری از مردم گمان میکنند که توانایی مدیریت درست زمان خود را ندارند. این قبیل افراد اغلب فکر میکنند این باور بخش ذاتی و فطری زندگی یا میراث انهاست. اما مدیریت درست یا نادرست زمان هیچ ژن یا کروموزومی ندارد و به هیچ عنوان ارثی نیست. هیچ کس با نقص ژنتیکی در ساماندهی شخصیاش به دنیا نمیاید. رفتارهای شخصی تا حد زیادی تحت کنترل خود شما هستند.

مثالی را ببینید که ثابت میکند بیشتر کارها، با سطح انگیزه و میل شما در آن زمینه تعیین می شود:

  • تصور کنید فردی ۱ میلیون دلار به شما بدهد تا وقت خود را برای سی روز آینده مدیریت کنید.
  • در نظر بگیرید که یک کارشناس بهره وری با یک دوربین و تخته زیردستی، یک ماه شما را دنبال کند.
  • پس از سی روز، اگر وقتتان را به صورت کارآمد گذرانده باشید، و هر روز روی مهمترین اولویت های خودکار کرده باشید، یک میلیون دلار جایزه میگیرید. طی یک ماه آینده، چگونه کارآمد خواهید شد؟
  • بدلیل انگیزه کافی (یعنی یک میلیون دلار!) یکی از کارآمدترین و مؤثرترین انسانهای جهان خواهید شد.
  • نکته جالب این است که پس از یک ماه تمرین، بهترین مهارتهای مدیریت زمان، عادت بازدهی و عملکرد بالا را در خود گسترش داده اید و این عادتها تا آخر عمر در شما باقی خواهند ماند.

نکات طلایی مدیریت زمان

یکی از با ارزش ترین دارایی های هر فرد و بالاخص یک کارآفرین، زمان است. امروز می خواهیم شما را با ۲۱ نکته طلایی در مورد مدیریت زمان آشنا کنیم تا بهره وری خود را در زمان انجام امور مختلف بالا ببرید.

۱- ابتدا کارهای مهمتر را انجام دهید
این یک قانون طلایی در مدیریت زمان است. سعی کنید هر روز دو یا سه کار بسیار مهمی را که حتماً باید انجام شوند، تعیین کرده و الویت خود را انجام آنها بگذارید؛ هنگامی که این کارها را تمام کردید، روزتان به خوبی پیش خواهد رفت. می توانید به سراغ دیگر کارها بروید و یا آنها را به فردا موکول کنید؛ به هر حال شما کارهای مهم خود را به پایان رسانده اید.
۲- «نه» گفتن را یاد بگیرید
پایبند بودن به زمان، به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید درک درستی از زمان در دسترس خود داشته باشید و این ویژگی ارزشمندی است که هر فرد می تواند با اندکی تلاش در خود ایجاد کند. شما می توانید متفاوت از سایرین باشید، باید یاد بگیرید که به بسیاری از فرصت ها «نه» بگویید. به یاد داشته باشید هرگاه زمان کافی برای انجام کاری داشتید، آنرا قبول کنید چراکه در غیر اینصورت ممکن است نتوانید آن کار را به موقع انجام دهید.
۳- حداقل ۷ تا ۸ ساعت بخوابید
برخی از افراد فکر می کنند که یک راه مناسب برای افزایش بازدهی و خریدن چند ساعت اضافه تر، کاهش دادن ساعت خواب است در حالیکه اصلاً اینطور نیست. بیشتر افراد به ۷ تا ۸ ساعت خواب در روز نیاز دارند تا ذهن و جسم شان بتواند عملکردی مطلوب داشته باشد. به یاد داشته باشید که عقل سالم در بدن سالم است، بنابراین به سلامت بدن خود اهمیت داده و ارزش خواب را دست کم نگیرید.
۴- شش دانگ حواس خود را روی کار متمرکز کنید
تمامی تب های مرورگرتان را ببندید، تلفن خود را در حالت بی صدا قرار داده و از جلوی چشم خود بردارید؛ یک مکان مناسب برای انجام کار مورد نظرتان انتخاب کرده و اگر به موسیقی نیز علاقه مندید، در حین انجام کار، موسیقی دلخواهتان را گوش دهید. سعی کنید روی یک کار تمرکز داشته باشید نه چند کار.
۵- به موقع دست به کار شوید
تقریباً همه ما در طول زندگی چوب به تاخیر انداختن کارهای خود را خورده ایم. اصلاً سخت نیست! اگر به موقع شروع به انجام کاری کنید، قادر خواهید بود به نحو احسن آن را تا پایان مدیریت کنید.
مطمئناً اگر به موقع شروع به انجام کاری کنید، خیلی بهتر آن را به سرانجام می رسانید و استرس کم تری خواهید داشت. به خاطر داشته باشید انجام هیچ کاری مشکل نخواهد بود، اگر و تنها اگر مصمم به انجام آن باشید.
۶- اسیر جزئیات کم اهمیت نشوید
اغلب ما در انجام امور دچار وسواس شده و بیشتر از آن چیزی که نیاز هست، به جزئیات اهمیت می دهیم. معمولاً افراد ایده آل گرا دچار چنین حالتی می شوند. بهترین روش این است که با نگاهی به عملکرد گذشته خود، از آن درس گرفته و سعی کنید به آینده و کاری که قرار است انجام دهید معطوف شوید تا بتوانید بسیاری از امور را اصلاح کنید.

۷- تبدیل وظایف مهم به عادت
نوشتن را به یکی از عادت های منظم خود تبدیل کنید و در هر فرصتی اعم از مدرسه، محل کار و یا وبلاگ شخصی بنویسید. ممکن است نوشتن ۵ تا ۷ هزار کلمه در طول یک هفته زیاد به نظر برسد امّا اگر آن را به یک عادت تبدیل کنید، امری شدنی است. بنابراین سعی کنید نوشتن را به یکی از عادت های روزانه خود تبدیل کرده و این روند را حفظ کنید تا همواره ذهن تان درگیر عادت نوشتن باشد و مطمئن باشید که بعد از مدتی از آن لذت خواهید برد.
۸- زمان مشخصی را برای اینترنت و تلوزیون در نظر بگیرید

یکی از بدترین عادت ها، هدر دادن زمان در کارهایی مانند تماشای تلوزیون، فیلم، بازی و یا شبکه های اجتماعی نظیر توییتر و فیسبوک است که عامل بزرگی در کاهش بهره وری به حساب می آید. پیشنهاد می شود در ابتدا زمانی که صرف این قبیل فعالیت ها می کنید را محاسبه کرده تا به سادگی ببینید که این کارها چقدر از وقت گرانبهای شما را می بلعند. سپس سعی کنید آن را کاهش دهید.
۹- زمان معینی را برای انجام هر کار در نظر بگیرید
فرض کنید کار یا پروژه ای به شما محول شده است؛ بجای آنکه با نگرانی بنشینید و در مورد آنها فکر کنید، این جملات را به خود بگویید: «من روی این پروژه کار می کنم تا انجام شود» و «من می خواهم ۳ ساعت روی این پروژه کار کنم.»
بخاطر داشته باید که محدودیت زمانی سبب تمرکز بیشتر شما در انجام کارها خواهد شد و در نتیجه بهره وری تان نیز افزایش پیدا می کند. اگر نتوانستید در وقت مقرر کاری را انجام دهید، بازگردید و با دقت و تمرکز بیشتری، سعی کنید آن را به پایان برسانید.
۱۰- وقت استراحتی بین کارها داشته باشید
هنگامی که در انجام کارها عجله کنید، نمی توانید درک درستی از آنچه که انجام می دهید داشته باشید و اگر نتیجه دلخواهتان رخ ندهد، مطمئناً تمرکز و انگیزه خود را از دست خواهید داد. سعی کنید در حین انجام کارهایتان، زمانی را برای استراحت و آرامش داشته باشید تا مغزتان بتواند نفسی تازه کند. پیشنهاد می شود کمی قدم بزنید، آرام باشید و ذهن خود را از عوامل خسته کننده دور کنید.
۱۱-در همان ابتدا به لیست کلی وظایف خود نگاه نکنید
یکی از بدترین عواملی که سبب دلسردی شما می شود این است که در همان ابتدا به لیست کارهای انجام نشده خود، نگاه بیاندازید، آه بکشید و با خود بگویید که «هرکاری کنم باز هم وقت کافی برای انجام تمام آنها را ندارم.» در این مرحله بهترین کاری که می توان کرد این است که روی انجام یک کار متمرکز شوید و بعد از اینکه آنرا تمام کردید به سراغ مرحله بعد بروید.
۱۲- ورزش کنید و رژیم غذایی سالمی داشته باشید
تحقیقات نشان داده اند که بین سالم زندگی کردن و بازدهی کارها، رابطه ی مستقیمی وجود دارد. به یاد داشته باشید که خواب کافی، ورزش کردن و غذای سالم، انرژی شما را در حد مطلوب نگاه داشته و باعث تمرکز بیشتر شما در انجام امور خواهد شد.
۱۳- کارها را دسته بندی کنید
این تاکتیکی است که توسط لئو بابوتا پیشنهاد می شود. او می گوید، اینکار باعث توجه شما به انجام کارهای مهم تر خواهد شد. به کارهایی که زودتر باید انجام شوند، توجه جدّی داشته باشید و روی آنها تمرکز کنید.
هدفمند باشید و بخاطر بسپارید که انجام کارهای کوچکتری که ارزش زیادی دارند بهتر از انجام کارهای زیادی است که شاید خیلی هم برایتان فایده ای نداشته باشند.
۱۴- از تعطیلات آخر هفته زیاد استفاده نکنید
شاید به نظر خنده دار برسد ولی به جرات می توان گفت که انجام کمی کار در تعطیلات آخر هفته، تاثیر شگفت انگیزی در کاهش حجم وظایفتان در طول هفته دارد. هدف ۲ تا ۴ ساعت در هر روز است و خواهید دید که وقت آزاد بیشتری برای فعالیت های خود خواهید داشت.
۱۵- سیستمی سازماندهی شده بنا کنید
داشتن نظم و ترتیب در کارها موجب صرفه جویی در وقت و هزینه می شود. به یاد داشته باشید که قرار نیست منظم ترین فرد جهان باشید. گفتنی است که برنامه ها برای پیاده سازی باید تا حد ممکن ساده باشند وگرنه همواره روی کاغذ خواهند ماند و اجرایی نخواهند شد. یک سیستم بایگانی برای پرونده ها فراهم کنید و مطمئن شوید که همه چیز در جایی ذخیره خواهد شد.
۱۶- از وقت خود بهترین استفاده را داشته باشید
برای بسیاری از افراد عادی شده است که وقت خود را هدر بدهند و تلاشی هم برای استفاده از آن نکنند. مکان هایی که منتظر نشسته اید، صف انتظار در فروشگاه ها، مترو و یا ورزشگاه ها از جمله فضاهایی هستند که می توانید به مطالعه در آنها بپردازید تا در وقت خود صرفه جویی نمایید.
۱۷- با خودتان خلوت کنید
جایی خلوت و بدون هرگونه مزاحمت را برای خود بیابید. گاهی اوقات تنها راه برای انجام کارها، این است که خود را در جایی محبوس نمایید. سعی کنید یکبار این روش را امتحان کنید.
۱۸- متعهد به قول خود برای انجام کارها باشید
شاید قبلاً این نکته گفته شده باشد ولی ارزش آن در تکرار است. در انجام کارها هدفگذاری کنید، مصمم و متعهد باشید، در کار خود حرفه ای رفتار کنید و دائماً پیگیر انجام آن باشید. به یاد داشته باشید که داشتن اراده ای استوار برای موفق شدن در انجام کاری، شما را به سمت پیروزی رهنمون می سازد.
۱۹- وظایفی که به هم مرتبط هستند را در یک گروه قرار دهید
فرض کنید در آخر هقته این تکالیف به شما داده شده است: دو پروژه برنامه نویسی، ارسال سه مقاله و دو ویدئو. بجای اینکه به صورت حدسی آنها را دسته بندی کنید، کارهایی را که شبیه به هم هستند را کنار هم بگذارید و انجام دهید. امور گوناگون، فضاهای فکری مختلفی را می طلبند. بنابراین این نکته به ذهن شما اجازه می دهد تا روی کار مشخصی درگیر باشد، به عبارت دیگر، بجای اینکه دائما پرش ذهنی داشته باشید، خط فکری شما حفظ خواهد شد.
۲۰- زمانی را برای آرامش یافتن کنار بگذارید
در جهان پر استرس ما، هنوز خیلی از افراد نمی توانند زمان لازم برای آرامش یافتن را پیدا کنند. تاثیر سکوت و آرامش در انجام کارها، فوق العاده است. زمانی را برای سکوت و استراحت مطلق در نظر بگیرید، این کار باعث کاهش اضطراب شما خواهد شد و نشان می دهد که شما در انجام کارها فرد عجولی نیستید و از آنجایی که کار خود را با آرامش انجام می دهید، حس رضایت بخشی از کار خود خواهید داشت.
۲۱- امور غیر ضروری را کنار بگذارید
شاید این نکته نیز قبلاً اشاره شده باشد ولی این اصل یکی از مهمترین و مفیدترین نکاتی است که همواره باید مورد توجه قرار دهید. زندگی پر از امور بی فایده است؛ اگر بتوانید این موارد را پیدا کرده و از زندگی خود حذف کنید، آنگاه زمان کافی در اختیار خواهید داشت تا به آنچه که برایتان مهم و ارزشمندتر است بپردازید.

در زمینه مدیریت زمان اطلاعات فوق العاده ای وجود دارد ما مدیریت زمان را از هر دریچه ای مورد بررسی و واکاوی مورد بررسی و پژوهش قرار می دهیم .

J.D. Meier در نتایج بدست آمده از روش Agile، و نتایجی از Agile Results را معرفی می کند – یک سیستم ساده برای نتایج معنی دار هدفمند و هوشمند منتج از تفکر سیستمی !

شاید بد نباشد بدانید که این یک روش سیستماتیک برای دستیابی به نتایج کوتاه مدت و درازمدت در تمام جنبه های زندگی شما – از کار تا سرگرمی و حتی روشهای احساسی و عشق ورزی است.

این کتاب و دستوالعملهایش فقط به اندازه کافی برنامه ریزی می کند تا شما رااول تشویق و ترغیب کند، اما باید خاطرنشان کرد که تغییر مسیر خود را در صورت نیاز اول به سهولت به خودتان و در ثانی بصورت کاملا شخصی به خودتان واگذار می کند.

برنامه های این کتاب برای شروع تازه ای برای روز، هفته، ماه و سال شما رامتحول و در عین حال کاملا آماده و مهیا می کند. حتی اگر شما از سیستم مدیریت زمان دیگری استفاده می کنید، این کتاب می تواند بعنوان یک کاتالیزور به شما بسیار کمک کند .اری نتایج بدست آمده  از این کتاب می تواندشما را برای افزایش تاثیر و احساستان و تحققبرنامه های شما در زمینه مدیریت زمان بسیار تقویت کند.

باید اذعان نمود که در جهان امروز تغییر به سرعت رخ می دهد؛ یاد بگیرید چگونه انعطاف پذیر باشند و به فرصت های جدید هم  پاسخ  هوشمندانه دهید. فقط چیزهای زیادی را از فهرست کارهایتان بررسی نکنید؛یادمان باشد کم گوی گزیده گوی تا در کار گیرند .

یادتان باشد در  جهان امروز اصل اول اولویتهای مهم است و شما باید چیزهایی را که می توانید تاثیر مهمی روی ان بگذارید را فقط بررسی کنید. متوقف کردن غیر مرتبط و غیر ضروری

ما باید مطابق مدیریت زمان حرفها و کارهای  راه خود را در زندگی کاری و تخصصی پیش ببریم .

مدیریت زمان کمک می کند شما خودتان رابیشتر و بهتر  تقویتکنید و انرژی خود را با عادات که هر روز شما را به جلو هول می دهند تنظیم کنید .. مدیریت زمان باعث می شود زندگی شخصی خود را برای زندگی کاری خودتوسعه و بهبود و حرفه ای نمائید و بلعکس.

ما در مدیریت زمان فراتر از زندگی شغلی و حرفه ای و احساسی شما را مد نظر  خواهیم داشت شما هر جنبه ای از زندگی خود را به خاطر داشته باشید و تعادل را با مدیریت زمان به ان اضافه نمائید .

مدیریت زمان یادگیری مهارت ها برای رفتن از راه دور در دنیای در حال تغییر را بشما می اموزد و نگاه نویسنده این کتاب هم بسیار به این سو بوده است  . هر چند در ایران مد شده است که با ازمون و خطا پیش میبریم  امامطابق اموزه های این کتاب هرگز نباید شما تمام سیستم را برای مشاهده مزایا استفاده کنید. فقط با سه اصل اساسی زیر شروع کنید:

اصل اول، اتخاذ قانونسفت و سخت مدیریت زمان

اصل دوم، جلوگیری از غرق شدن و توجه به نتایج

اصل سوم، تصویب یک وحدت رویه  نگاهی به نتایج روزانه، الگوی تفکیک هر روز و هر هفته و هر ماه و تنظیم این نتایج با مدیریت زمان ما

اصل چهارم، مرزها را برای نقاط داغ تان تنظیم کنید و شروع به تجربه تعادل کار و زندگی احساسی خودتان نمائید.

اصل پنجم، برای آماده شدن برای بهتر و بیشتر دیده شدن الگوهای مشخصی وجود دارد

اصل ششم، لطفا و حتما از فصل ها استفاده کنید تا یاد بگیرید چگونه از داستان ها برای طراحی روز، هفته، ماه و سال خود و از نتایج گذشته حرفه ای ترین استفاده را بنمائید .

آری با مدیریت زمان شما می توانیدبهتر انگیزه خود را پیدا کنید چگونه برای بهبود بهره وری خود و اطرافیان و کارکنانمان برنامه ریزی کنیم .

مدیریت زمان و نتایج محرمانه یک سیستم زمان سنجی یکی از مهمترین دست اوردهای ما خواهد بود . J.D. Meier بعنوان یک مدیر حرفه ای در سالهای خدمت خود در مایکروسافت موفق شده است با اصول علمی مدیریت زمان یادگیری را متحول کند.

مایر طی کار خود در مایکروسافت با اصول مدیریت زمان و هدایت تیم های مجازی و آموزش افراد در سراسر جهان به موفقیتهای بزرگی دست پیدا کند و این مهم را در کتاب خود بما اموزش خواهد داد.

مدیریت زمان به گفته مایر یک سیستم هوشمند است که به زمان و مکان و جنسیت و فرد و مجموعه محدود نمی شود و همه چیز و همه کس را می تواند در برگیرد . این کتاب برای دستیابی به نتایجی که او طی سالها فعالیت حرفه ای خود به ان دست پیدا نموده  است می تواند بسیار مورد استفاده قرار گیرد.

Mark Forster’s book “Get Everything Done and Still Have Time to Play”

کتاب مارک فورستر “دریافت همه چیز انجام شده است و هنوز هم برای بازی”، یک روش کاملا جدید برای مدیریت زمان را به دست آورد. یکی از مهمترین نکاتش این بود که وقتی یک تعهد گرفتیم،

اولویت بندی کار نمی کند، زیرا ما باید همه کارهای مربوط به این تعهد را انجام دهیم. در شش سال از زمانی که کتاب را نوشت، او از طریق نوشتن، سمینارها و مربیگری به هزاران نفر رسیده است، او

همچنان به پیشرفت و اصلاح روشهای خود ادامه داده است. او اکنون روش های موثرتری را برای به دست آوردن همه چیز از طریق معرفی برخی از ایده های جدید رادیکال، از جمله لیست های بسته،

اصل مونانا و لیست انجام داده است. او در حال کمک به مردم برای استفاده از فرم های جدید ارتباطات به طور مؤثر است، به طوری که آنها تبدیل به یک ستمگر نیست. نتیجه یک سیستم کامل است که تقریبا هر کسی را قادر می سازد یک روز یک روز کار را انجام دهد.

معرفی ۶ نرم افزار برتر در مدیریت زمان و وظایف آنها

یک روش سنتی و همه گیر برای یادآوری وظایف کاری و روزمره در میان مردم رایج است و آن هم یادداشت نوشتن است. در موارد پیشرفته تر در میان کارمندان گاهی شاهد برچسب ها و استیکرهای متعدد روی میز و مونیتور محل کارشان هستیم. اما مشکل وقتی پیش می اید که شما دفترچه یا استیکرتان را جا می گذارید یا حتی گم می کنید. حتی اگر آن را در دست داشته باشید ممکن است نتوانید کارهایتان را با تقویم هماهنگ نگه دارید. در این موارد باید فکر دیگری اندیشید. جالب است بدانید نرم افزارهای رایگانی وجود دارند که برای همین منظور طراحی شده اند. این نرم افزارهای فوق العاده با امکانات بی نظیرشان به کمک شما می آیند تا کارهای روزانه تان را برنامه ریزی کنید و هرگز ان ها را از یاد نبرید. در ادامه این مطلب به معرفی و توضیح مختصر از چند مورد نرم افزار معروف رایگان می پردازیم. با ما همراه باشید.

Centrallo با ایده متمرکز کردن کارها عرضه شد. اگر کارها و فعالیت های روزانه شما می توانند در فهرست قرار گیرند، این برنامه کاملا مناسب شما خواهد بود. Centrallo روی پلتفرم های متعددی عرضه شده و حتی ساعت هوشمند اپل هم از آن پشتیبانی می کند. در این نرم افزار می توانید فهرست بندی کنید و به آن ها اولویت اختصاص دهید. اگر در یادداشت نویسی نرم افزاری از برنامه Evernote استفاده می کردید احتمالا Centrallo هم می تواند همان نرم افزاری باشد که به آن نیاز دارید.

مزایا: رابط کاربری آن بر اساس کشیدن و رها کردن (Drag and Drop) عمل می کند و کار با آن ساده است، فضای زیادی معادل ۱ گیگابایت به شما می دهد، می توانید مقاله ها و عکس را در آن ذخیره کنید.

معایب: فاقد ویژگی پیگیری زمان، در نسخه رایگان فایل های بزرگتر از ۲۵ مگابایت نمی توانید پیوست کنید، نسخه رایگان فاقد ویژگی رمز ورود است.

بعضی از برنامه های مدیریت وظایف دارای قابلیت های کنترلی بسیار زیادی هستند که می توان اغراق کرد و گفت این قابلیت ها بی نهایت هستند. برای مثال نرم افزارEasynote.io به شما اجازه می دهد به تعدا نامحدودی فهرست، یادآوری وظایف و کارها، وظایف، کاربر و برچسب ایجاد کنید. البته تمام کاری که این نرم افزار انجام می دهد شامل همین ویژگی ها می شود و ویژگی دیگری ندارد. اگر برای کارهای ساده روزمره به یک نرم افزار مدیریت نیاز دارید، Easynot.io بهترین انتخاب است.

مزایا: دارای قابلیت به روزرسانی، تک کاربره و چند کاربره، استفاده آسان بدون نیاز به آموزش پیچیده

معایب: در حال حاضر فقط نسخه بتا عرضه شده است، ممکن است بعدها استفاده از آن رایگان نباشد، فاقد ویژگی پیگیری زمان و پیوست کردن فایل.

MeisterTask در واقع بازتابی از سیستم عامل اصلی آن یعنی iOS است. این نرم افزار به سادگی و مینیمالیستی رابط کاربری اپل طراحی شده و بیشتر روی عملکرد صحیح تکیه دارد. البته دستیابی به ایده آل ها همیشه دشوار است اما طراحان MeisterTask در دستیابی به هدفشان تا حدود زیادی موفق بوده اند. استفاده از این نرم افزار آنقدر آسان است که از همان لحظه اول می توانید به راحتی با آن کار کنید.

مزایا: قابلیت مدیریت وظایف و کارها به تعداد زیاد، یکی از بهترین اپلیکیشن های کاربردی برای iOS

معایب: اولویت تولید و توسعه این نرم افزار، تولید برای پلتفرم iOS است و برنامه ای برای اندروید ندارد.

اگر از طرفداران سیستم مدیریت Trello هستید، می توانید از pintask به عنوان یک انتخاب جایگزین استفاده کنید. کاربران Pintask می توانند برای کارهایشان تاریخ تحویل هم تعریف کنند و به پروژه هایشان هم در صورت لزوم، فایل پیوست کنند. Pintask می تواند به شما آلارم و یادآوری هم بفرستد که کارهایتان را پیش از فرارسیدن تاریخ نهایی تحویل به پایان برسانید.

مزایا: طراحی رابط کاربری ساده است و کار با آن بسیار آسان است، به راحتی می توان فهرست کارهایی که باید انجام دهید را بسازید و مناسب کار تیمی و پروژه های چند کاربره طراحی شده است.

معایب: برخی قابلیت ها به صورت پولی به کاربران ارایه می شوند.

بعضی از کاربران می خواهند یک لیست مختصر از کارهایی که باید انجام دهند، آماده کنند و نیازی به آلارم و نوتیفیکیشن هم ندارند. Todo Cloud دقیقا چنین چیزی ارایه می دهد.

وظیفه را ایجاد کنید، روی آن لیبل یا برچسب بزنید و یک تاریخ برای آن تعریف کنید. همچنین می توانید وظیفه ها را بر اساس اولویت خودتان به چند کار تقسیم کنید و براساس اهمیت و اولویت آن ها را ستاره دار کنید. این نرم افزار آنلاین هم می تواند چند کاربره و مناسب کار تیمی باشد. کاربران می توانند روی وظیفه های ایجاد شده نظر بگذارند و آن ها را به اشتراک بگذارند.

مزایا: استفاده آسان، قابل استفاده روی پلتفرم های مختلف، قابلیت های بی همتا مانند تگ کردن نقطه جغرافیایی

معایب: تنها به صورت آنلاین فعال است و نسخه های موبایلی آن پولی هستند.

Todoist در زمینه مدیریت وظایف یک نرم افزار استاندارد و قابل اعتماد است که برای پلتفرم های iOS، اندروید، ویندوز، مک، رایانه رومیزی و اغلب دیگر مرورگرها قابل دسترس است. طراحی رابط کاربری این نرم افزار از جهت دسته بندی وظایف در سمت چپ شباهت هایی به جی میل دارد. وظایف در قسمت راست تصویر قرار دارند که می توان آن ها را به وظایف کوچکتر هم تقسیم کرد. این کارها با توجه به لیبل هایی که پیشتر به آن ها اختصاص داده شده می توانند فیلتر شوند.

مزایا: طراحی خیلی ساده، ارایه اپلیکیشن موبایلی، ارایه قابلیت های متعدد برای وظایف

معایب: نسخه رایگان این نرم افزار قابلیت های زیادی را در دسترس کاربر قرار نمی دهد و امنیتی به اندازه نسخه پولی آن ندارد.

اگر به تنهایی کار می کنید یا تیمی حداکثر ۳ نفره دارید، TrackingTimeمی تواند ناجی شما چند نفر باشد. این نرم افزار محدودیتی در تعریف تعداد پروژه ها و وظایف ندارد و دارای ابزارهای مفیدی برای گزارش دادن است. این نرم افزار در حال حاضر برای ویندوز، لینوکس، OS X، iOS و اندروید در دسترس است.

مزایا: نرم افزاری کاملا رایگان برای پیگیری پروژه ها بر حسب زمان و تاریخ، قابلیت اختصاص دادن تاریخ ارایه و تاریخ نهایی اتمام وظایف، قابلیت هماهنگی با کروم و بسیاری دیگر برنامه ها و مرورگرها

معایب: نسخه رایگان این نرم افزار فاقد عملکرد تقویم وگزارش دادن است.

بسیاری از کاربران با Trello آشنا هستند. این نرم افزار در فهرست بهترین برنامه های مدیریت زمان و وظایف قرار دارد. کاربران در Trello به دسته بندی، ایجاد و تغییر در پروژ ها و کارها می پردازند. در Trello می توانید پروژ ها را به کارهای کوچکتر تقسیم کرده و به آن ها توضیح اضافه کنید، لیبل بچسبانید و فایل پیوست کنید. این نرم افزار بیش از همه مناسب تیم هایی است که در آن ها هر کاربر مسوول انجام یک کار است و در نهایت برای یک هدف یکپارچه و بزرگتر کار می کنند.

مزایا: طراحی و نقشه زیبا و ساده، مناسب پروژه های همکاری، نسخه رایگان این نرم افزار به قدر کافی خوب و قابل استفاده کاربران و شرکت های کوچک است.

معایب: امکان اولویت بندی پروژه ها وجود ندارد.

اگر به دنبال یک برنامه ساده و کاربردی هستید که کارهایتان را به صورت Drag and Drop برای آن تعریف کنید، Wrike همان چیزی است که لازم دارید. کارها و وظیفه ها را در این نرم افزار می توانید براساس روز تحویل و اولویت تعرف کنید. قابلیتی به نام Spreadsheet View در این برنامه به کاربر اجازه می دهد در مقیاس وسیع به ویرایش وظایف بپردازد. در Wrike می توان به بحث پرداخت و فایل پیوست کرد. این نرم افزار می تواند با Google Drive، Dropbox، Box و iCal هماهنگ شود.

مزایا: دارای تعداد زیادی قابلیت کاربردی مختلف، پشتیبانی امور مشتریان قوی و همیشه در حال معرفی ویژگی های جدید

معایب: نسخه رایگان این نرم افزارها قابلیت های کمتری دارد.

سوالات مدیریت زمان

نمونه سوالات مدیریت زمان

۱ -مدیریت زمان چیست؟حداقل ۲ مورد از نتایج مدیریت زمان را نام ببرید

مدیریت زمان ( Time Management ) به فرایند کنترل زمانی که صرف انجام امور می شود، گفته می شود. برای آنکه بتوانید از زمان خود بهترین استفاده را کنید، لازم است که تکنیک های مدیریت زمان را یاد بگیرید و آنها را در زندگی خود اجرا کنید.شاید صرف زمان برای یادگیری مهارتی که خود به استفاده بهینه از زمان اشاره دارد بیهوده به نظر برسد؛ اما نتایج این کار بسیار ارزشمند خواهد بود. مانند:

  • افزایش بهره وری و عملکرد بهتر
  • ایجاد روابط بهتر و افزایش اعتبار
  • کاهش استرس
  • استفاده بهتر از فرصت ها
  • رسیدگی به تمام امور زندگی

۲- یکی از اختلاف نظرهای مهم در تفویض اختیار کدام است؟

الف عدم روشن بودن اهداف

ب تناقض اشکار در مسئولیتها *

ج تفویض حق اجرای آن

د تفویض حق تصمیم گیری

۳-طبق کتاب تیم هندل بهترین روش برای پایان جلسات اتفاقی غیر ضروری چگونه است؟

الف)ایستاده برگزار کردن*

ب)به نشانه ختم جلسه به تلفن متوسل شویم

د)روی صندلی خود بنشینید

ج)همه موارد

۴-کدام یک  از عوامل زیر مربوط به مدیریت زمان است؟

الف توجه به مفهوم زمان

ب هدف گذاری در زندگی

د تفکیک و تقسیم بندی زمان

ج همه موارد*

۵-  فرایند تفویض و اختیار چیست ؟
الف- پیگیری چک لیست
ب- تصمیم گیری پیگیری
ج-تصمیم توجیه پیگیری*
د- هیچکدام

۶ -فرمایش زیر مربوط به کدام ائمه (ع) می باشد؟

« وقت می گذرد ، فرصت هاي خیر را دریابید الفُرصَه تمُّر مرِّ السَحاب فانتَهِزوا فُرَصَ الخَیّر»

الف- پیامبر اسلام (ص)

ب- امام صادق (ع)

ج- امام علی (ع) *

د- امام رضا (ع)

۷ -نوع اهداف زیر را مشخص کنید.(کوتاه مدت ، میان مدت ، بلند مدت )
تنظیم اهداف براي یک روز یا یک هفته ( )
تنظیم اهداف براي ده سال آینده ( )
قبول شدن در امتحانات نوبت اول ( )
قبول شدن در کنکور ( )
تأسیس یک کارخانه ( )
٢
انجام تکالیف یکی از درس هاي علوم ( )
۸ -جاهاي خالی را با کلمات داخل پرانتز پر کنید.
( هدف – مدیریت زمان – زندگی – برت=نامه ریزي – هدف کوتاه مدت )
الف -………………….. مقصدي است که شما می خواهید به آن برسید.
ب- ……………………..براي استفاده از زمان به شما نشان می دهد که وقت شما تا چه اندازه آزاد است.
ج- ………………………اگر چه کوتاه است اا طولانی ترین چیزي است که در اختیار ما قرار دارد.
د………………………… یعنی استفاده درست از عمر وفرصت هایی که زندگی در اختیار ما قرار می دهد.
۱۰ –سوال جورکردنی
الف ) حفظ کردن شعر هدف بلند مدت
ب ) نوشتن یک کتاب قصه هدف کوتاه مدت
ج) انتخاب شغل در آینده هدف میان مدت
۱۱-مدیریت زمان را تعریف کنید.
۱۲ -هدف را تعریف کنید و انواع آن را نام ببرید.
۱۳ -برنامه ریزي یعنی………………………………………………………………………………..
۱۴ -سوالات صحیح و غلط
الف) مدیریت زمان یعنی عمري که خداوند در اختیار ما قرار داده است. ص غ
ب) در مدیریت زمان اجازه بدهیم کسی یا چیزي مانع انجام کارمان شود. ص غ
ج) دومین گام براي رسیدن به هدف داشتن برنامه است. ص غ
د) تنبلی یکی از موانع مدیریت زمان می باشد. ص غ

۱۵-عبارت زیر مربوط به کدامیک از ائمه (ع) می باشد؟

«در مورد عمر خود بخیل تر از پول و ثـروت خـود
باش.»
الف – حضرت علی (ع) ب – امام جواد(ع) ج – پیامبر اکرم (ص) د- امام رضا (ع)

۱۶ -اهدافی که براي یک سال و یا دو سال تنظیم می شوند از کدام دسته از اهداف می باشند؟
الف- بلند مدت ب- میان مدت ج- کوتاه مدت د- هدف کلی
۱۷ -اولین گام در مدیریت زمان چیست؟
الف – پشتکار ب- برنامه ج – هدف د- فرصت
۱۸ -مدیریت زمان یعنی: استفاده درست از
الف- عمرو فرصت ها ب- زمان براي رسیدن به آرزوهاست ج- وقت براي رسیدن بـه
کارها وفعالیت ها.

۱۹- ۲ -براي استفاده بهتر از زمان به داشتن …………….. و ……………… نیازمندیم.
الف – هدف

ب- هدف و فرصت

ج- هدف وبرنامه د- برنامه وفرصت

۲۰-در فرایند مدیریت زمان باید تمرکز ما روی چه موردی باشد بجای چه موردی

الف –مواضع

ب – مواضع – منافع

ج – منافع – مواضع*

د- منافع

مازیارمیرمشاوروتحلیلگر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *